Ein Projektabschlussbericht wird von Projektmanagern und ihrem Team am Ende eines Projekts verwendet, um festzustellen, wie das Projekt gelaufen ist. Egal, ob Ihr Projektabschlussbericht nur eine einzige Seite umfasst oder so lang ist, dass er einen Aktenordner füllt, der Zweck des Berichts ist der gleiche:
- Dokumentieren Sie, was das Projektteam geliefert hat
- Erstellen Sie eine Projektbewertung in Bezug auf die Qualität der Arbeit
- Bewerten Sie die Leistung von Budget und Zeitplan
Da der Zweck eines Projektabschlussberichts darin besteht, die Leistung eines Projekts zu bewerten, sollten Sie ehrlich und objektiv sein.
Was sollte ein Projektabschlussbericht enthalten?
Obwohl der Projektabschlussbericht verschiedene Formate annehmen kann, z. B. eine formelle Präsentation, einen Eintrag in einem Projektmanagement-Tool oder ein Dokument, das an verschiedene Beteiligte weitergegeben werden kann, sollte jeder der folgenden Punkte in einem Projektabschlussbericht enthalten sein:
- Eine Beschreibung des Prozesses, durch den das Projekt genehmigt wurde, und der Geschäftsgrundlage für die Durchführung des Projekts.
- Eine Zusammenfassung der Projektdurchführung, einschließlich der Frage, ob das Projekt seine Ziele erreicht hat.
- Details zur Einhaltung des Budgets und des Zeitplans des Projekts.
- Eine Liste der Faktoren, die die Projektergebnisse beeinflusst haben.
- Wenn möglich, eine Beschreibung der finanziellen Auswirkungen oder anderer Vorteile, die das Projekt mit sich bringen wird.
- Anlagen oder Anhänge, die Zusammenfassungen (oder den vollständigen Text) wichtiger Projektdokumente enthalten, wie z.B. das Umfangsdokument, den Projektplan, die Testergebnisse und die endgültige Genehmigung/Abnahme.
Warum ist ein Projektabschlussbericht notwendig?
Wenn Ihr Projekt Arbeiten für einen externen Kunden umfasst, kann Ihr Projektabschlussbericht vertraglich vorgeschrieben sein, insbesondere wenn die Höhe oder der Zeitpunkt einer Abschlusszahlung von den Informationen in Ihrem Bericht abhängt. Auch wenn ein Abschlussbericht nicht ausdrücklich in einem Vertrag gefordert wird, erwarten interne und externe Stakeholder wahrscheinlich einen solchen Bericht. Daher ist es am besten, wenn Sie Ihren Bericht so schnell wie möglich nach Abschluss Ihrer Projektarbeit vorlegen. Ihr Bericht dient mehreren Zwecken, unter anderem:
- Informieren Sie hochrangige Interessengruppen, die möglicherweise in keiner Phase des Projekts aktiv beteiligt waren, dass das Projekt abgeschlossen ist.
- Benachrichtigung anderer Abteilungen oder Organisationen, dass die Arbeit abgeschlossen ist und keine weiteren Ressourcen für das Projekt benötigt werden. Dadurch werden Mittel und Mitarbeiter für andere Projekte frei.
- Dokumentieren Sie alle Abweichungen vom geplanten Budget oder Zeitplan, zusammen mit einer Erklärung, warum die Abweichungen aufgetreten sind. Dies kann Ihnen helfen, einen genaueren Projektplan zu erstellen, wenn Sie in Zukunft ähnliche Projekte leiten, und kann auch anderen Projektmanagern helfen, ihre eigenen Projekte zu planen.
- Anerkennung der Bemühungen der Mitarbeiter, die an dem Projekt gearbeitet haben, insbesondere derjenigen, die mehr als erwartet beigetragen haben. Diese Art der formellen Anerkennung kann viel dazu beitragen, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und zu erhalten.
Man kann nicht wissen, wer Ihren Projektabschlussbericht lesen wird und was er für ihn bedeutet. Das bedeutet, dass Ihr Bericht genügend Informationen enthalten sollte, damit auch jemand, der mit dem Projekt nicht vertraut ist, den Zweck, die Durchführung und das Endergebnis des Projekts verstehen kann, ohne mit zu vielen Informationen überfrachtet zu werden.
