Es ist eine Herausforderung, Dokumente zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten, wenn viele Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten und alle dieselben Dokumente anfassen. Das Versäumnis, eine aktualisierte Datei zu speichern, versehentliches Löschen und einfaches Verlegen sind regelmäßige Vorkommnisse im Leben eines Projekts. Neben ungenauen oder veralteten Dateien gibt es auch das Problem, dass die E-Mail-Postfächer mit Excel-Tabellen, Spesenberichten und anderen Projektunterlagen überquellen.
Die Verwaltung eines Projekts kann eine Fülle von verschiedenen Arten von Dokumenten für die Planung, Verfolgung und Berichterstattung erfordern. Dokumente spielen in jeder Phase des Projektlebenszyklus eine Rolle und helfen dabei, das Projekt voranzutreiben. Andererseits müssen die Dokumente selbst verwaltet werden, sonst überholen sie den Prozess, den sie eigentlich erleichtern sollen. Während sie ihre Projekte leiten, können Projektmanager leicht in die Falle tappen, ein Übermaß an Dokumenten zu erstellen, die die Projektziele mit sich wiederholenden Informationen vernebeln und letztlich zum Scheitern des Projekts beitragen. Schlecht verwaltete Dokumente können den tatsächlichen Status eines Projekts verwirren, für Aufruhr sorgen und diejenigen frustrieren, die Antworten wollen und diejenigen, die liefern müssen. Eine solide Verwaltung von Projektdokumenten entscheidet darüber, ob Informationen effektiv durch die Projektteams und Stakeholder fließen oder zu Hindernissen werden, die dazu führen, dass Projekte ihre Meilensteine verfehlen oder das Budget oder den Umfang überschreiten.
Wenn die Dokumentation eines Projekts schlecht verwaltet wird, führt dies zu:
- Undurchsichtigkeit - Projektmanager, Teammitglieder und Stakeholder haben ein unklares Bild vom Projektstatus und der damit verbundenen Arbeit. Projektdokumente tauschen keine relevanten aktuellen Informationen aus, was zu Redundanzen und Verwirrung führt.
- Verlust von wichtigen Informationen - Viele Projektmanager speichern ihre Projektdokumentation nicht an einem einzigen Ort. Einige Dateien können auf dem Desktop gespeichert sein, andere auf einem Server und wieder andere in einer Speichersoftware wie Google Drive. Die Informationen in diesen Dokumenten können verloren gehen oder so schwer zugänglich sein, dass sie ebenfalls verloren gehen könnten. Ein Mangel an genauen Daten bedeutet, dass falsche Informationen in Entscheidungsberichten landen oder an Interessengruppen weitergegeben werden könnten.
- Beeinträchtigte Zusammenarbeit - Wenn die Daten nicht an einem zentralen Ort gespeichert werden, auf den Projektmanager, die richtigen Ressourcen und Stakeholder zugreifen können, ist es fast unmöglich, sie zu finden, was die Zusammenarbeit erheblich beeinträchtigt. Wenn Ressourcen an demselben Dokument arbeiten, aber in zwei verschiedenen Phasen des Prozesses, werden die Möglichkeiten der Zusammenarbeit behindert.
Mit der cloudbasierten Projektmanagement-Software Planview AdaptiveWork lassen sich die aktuellsten Dokumente an einem zentralen Ort speichern und leicht abrufen. Sie werden in die Lage versetzt, alle Projektspezifikationen, Entwurfsdateien oder andere zugehörige Dokumente an einem zentralen Ort zu verwalten, während Sie mit Teammitgliedern und Endbenutzern zusammenarbeiten. Planview AdaptiveWork lässt sich auch mit Tools wie Box und Google Drive integrieren, um die Dokumentenmanagementstrategien Ihres Unternehmens zu unterstützen.
Einige der Vorteile der Verwendung von cloudbasierter Projektmanagement-Software für die Speicherung von Dokumenten sind:
- Reduzierter Speicherplatz auf Computern
- Einfaches Auffinden
- Flexible Indizierung
- Vereinfachte Suche
- Besser kontrollierte Verteilung von Dokumenten
- Bessere Sicherheit
- Katastrophenvermeidung mit Offsite-Speicherung
- Kein Risiko von Dateiverlusten
Es gibt auch einige weniger greifbare Vorteile beim Speichern von Dokumenten in der Cloud.
Verbesserte interne Abläufe. Die täglichen Abläufe werden durch eine bessere Organisation und leicht zugängliche Dokumente verbessert.
Verbesserte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Die Dokumente sind leicht zu finden und leicht zu versenden, was die Reaktionszeit verkürzt.
Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Projekts. Sie sind die Substanz von Unternehmen und müssen mit Sorgfalt behandelt werden. Die Arbeitsplätze sind geografisch weiter verstreut als je zuvor. Das bedeutet, dass Dokumente in Ihrem Unternehmen möglicherweise mehr denn je auch von Menschen in verschiedenen Ländern und Kontinenten zur Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt werden.
Selbst im selben Büro kommt es zu Kommunikationsproblemen, weil die benötigten Dokumente nicht leicht zugänglich sind. Ein fortschrittliches und integriertes Dokumentenmanagementsystem kann ein leistungsfähiges Hilfsmittel für die tägliche Unternehmensverwaltung sein. Mit dem Wissen, wie wichtig ein gutes Dokumentenmanagementsystem ist, ist es leicht zu erkennen, was es zur Verbesserung der Produktivität und der Qualität des Outputs der einzelnen Mitarbeiter beitragen kann.
Durch den Einsatz einer Online Projektmanagement-Software wie Planview AdaptiveWork eröffnen Sie Ihrem Unternehmen den Weg zum Erfolg bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien, der Zusammenarbeit und der allgemeinen Qualität von Dienstleistungen und Ergebnissen. Aktenschränke und das Speichern auf dem Schreibtisch sind Methoden der Vergangenheit. Nutzen Sie die Vorteile der cloudbasierten Software für Dokumentenmanagement.
