Projektmanager müssen zu Meisterjongleuren werden, um ihre Rolle geschickt auszufüllen, sei es, dass sie versuchen, Personal zu strecken, um Lücken zu füllen, oder dass sie einen Arbeitsplan aufgrund von Verspätungen von Zulieferern von hinten nach vorne verschieben. Ein großer Teil dieses Jonglierens ist auch darauf zurückzuführen, dass das Genehmigungsverfahren langsam und verwirrend ist. Es kann vorkommen, dass Aufgabenstränge aufgehalten werden und nicht in die nächste Phase übergehen können, obwohl die Arbeit bereits erledigt ist, nur weil niemand weiß, wer was abzeichnen muss.
Straffung der Prozesse zur Genehmigung oder Ablehnung von Arbeiten innerhalb Ihres Projekts kann einen großen Unterschied machen, wie reibungslos es abläuft und sogar, ob es letztendlich erfolgreich ist oder nicht. Aber wie genau schaffen Sie ein solch effektives und effizientes Genehmigungsverfahren? Wenn Sie diese Tipps befolgen, sind Sie schon ein gutes Stück weiter.
- Halten Sie die Anzahl der Gutachter so gering wie möglich
Es liegt auf der Hand, dass es umso länger dauert, je mehr Leute etwas absegnen müssen. Die Verringerung der Mitarbeiterzahl ist jedoch nicht so einfach, denn eine Genehmigung ist unter anderem aus qualitativen, organisatorischen und regulatorischen Gründen erforderlich. Es kann jedoch vorkommen, dass Personen aus Bequemlichkeit oder Höflichkeit zu einem Prozess hinzugefügt werden. Der Trick ist, dass Sie nur die Stakeholder, die unbedingt an der Freigabe beteiligt sein müssen und diese Position der Verantwortung wie Goldstaub zu behandeln.
- Machen Sie die Daten deutlich
Da so viele Menschen unter einer Überlastung mit E-Mails leiden, ist es kaum verwunderlich, wenn zwar Material zur Genehmigung eingeht, der Abgabetermin dann aber vergessen wird, was zu sehr vermeidbaren Verzögerungen führt. Ein Schlüssel zur Rationalisierung von Prozessen besteht darin, die Termine, zu denen Sie Maßnahmen erwarten, in der Kommunikation deutlich hervorzuheben. Das Einrichten automatischer Erinnerungen zu bestimmten Zeiten kann auch dazu beitragen, die Beteiligten zu den erforderlichen Maßnahmen zu bewegen.
- Schritte klar benennen
Der Genehmigungsprozess kann wie ein kompliziertes Unterfangen erscheinen, was dazu führt, dass die meisten Teammitglieder und Stakeholder es einfach vermeiden, darüber nachzudenken und sich darauf verlassen, dass der PM alles regelt. Durch die Vereinfachung der Beschreibung des ProzessesWenn Sie z.B. ein Flussdiagramm verwenden, um die Genehmigungsphasen visuell darzustellen, wird es für alle Beteiligten viel einfacher zu verstehen, was Sie erreichen müssen, und sich damit auseinanderzusetzen.
- Erstellen Sie eine Checkliste, damit die Prüfer genau wissen, was von ihrem Feedback erwartet wird.
Viele Menschen schreckt es bei der Arbeit ab, wenn sie gebeten werden, Feedback zu etwas zu geben, für das es keine Richtlinien oder Präzedenzfälle gibt. Wie sollte sie formuliert werden? Wer wird es sehen? Was wird dem Projekt helfen, besser zu werden? Um sicherzustellen, dass Sie genau das bekommen, was Sie brauchen, und um zu vermeiden, dass die Beteiligten, die um eine Genehmigung gebeten werden, Angst bekommen, erstellen Sie eine Checkliste, die den gesamten "Genehmigungsprozess" in viel besser handhabbare Abschnitte unterteilt.
- Legen Sie "automatische" Ablehnungs- oder Genehmigungskriterien fest
Manchmal erfolgt die Freigabe ohnehin automatisch, wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht wurden. In diesem Fall sollte es ausreichen, die Beteiligten darüber zu informieren, dass die vorab festgelegten Kriterien für einen Aufgabenbereich erfüllt wurden, und sie zu bitten, den Erhalt dieser Informationen zu bestätigen. Dies ermöglicht einen schnelleren Annahmeprozess, wenn eine tatsächliche Entscheidung nicht erforderlich ist.
- Skizzieren Sie den nächsten Schritt im Prozess der Genehmigung oder Ablehnung
Als Teil Ihrer Kommunikationsstrategie für den Genehmigungsprozess ist es wichtig, dass jeder weiß, was die nächste Phase des Prozesses ist. Ein klar umrissener Weg bedeutet, dass die Arbeit, sei es an einer weiteren Iteration eines abgelehnten Elements oder an der Weiterführung von der nächste Teil der Aufschlüsselung des Arbeitsplanskann sofort beginnen, unabhängig vom Ausgang des Genehmigungsverfahrens.
