Kollaboratives Arbeitsmanagement am Arbeitsplatz: Anwendungsfälle aus der realen Welt

Da Teams mehrere Projekte jonglieren und mit immer mehr Menschen rund um den Globus zusammenarbeiten - sowohl innerhalb als auch außerhalb ihrer Organisationen - wird es immer schwieriger, ihre Ziele zu erreichen. Betrachten Sie diese Paradoxien:

• Teams sind virtuell und verstreut... aber sie brauchen alles an einem Ort
• Teams haben mehr Werkzeuge als je zuvor... aber das kann sie weniger produktiv machen
• Teams haben mehr Arbeit als je zuvor... aber sie verbringen zu viel Zeit damit, zusammenzuarbeiten

Deshalb brauchen Teams eine neue Art, ihre Arbeit zu organisieren, die über Einzellösungen wie Instant Messaging, Intranets, Apps aller Art und E-Mail hinausgeht. Die kollaborative Arbeitsverwaltung setzt sich als Lösung durch, die Teams aus allen Branchen und Abteilungen dabei hilft, ihre Ziele zu erreichen.

Here’s a look at what collaborative work management is and how teams are using it to get work done.

Collaborative Work Management Definiert

Die kollaborative Arbeitsverwaltung vereint Planung, Ressourcenplanung, Arbeitsabläufe, Kommunikation, Dokumentenverwaltung, Berichterstattung und vieles mehr in einer einzigen Lösung. Laut Forrester¹ ermöglichen Lösungen für kollaboratives Arbeitsmanagement den Mitarbeitern:

• Schaffen Sie einen Arbeitsbereich, in dem Teams zusammenarbeiten können, um ein Ergebnis zu erzielen: Verteilte Teams brauchen ein geschäftliches Zuhause. Eine Cloud-basierte Lösung sorgt dafür, dass virtuelle Teams - von externen Anbietern über Kunden bis hin zu Mitarbeitern auf der ganzen Welt - einen zentralen Ort für die Planung und Durchführung von Projekten haben.
• Erfassen Sie Unterhaltungen im Kontext der Arbeit, die sie gerade verrichten: Suchen Sie nicht mehr in verschiedenen E-Mail-Ketten, Intranets und anderen Anwendungen nach Notizen und Dokumenten zu einem Projekt.
• Planen und verwalten Sie Projekte, ohne sich an eine formale Methodik halten zu müssen: Benutzer müssen keine zertifizierten Projektmanager sein, um Projekte zu planen, zu verwalten und durchzuführen.
• Personalisieren Sie den Arbeitsbereich, um die Arbeitsweise des Einzelnen zu unterstützen: Diese Lösungen kombinieren Funktionen wie Zusammenarbeit und Aufgabenmanagement. Dadurch müssen die Mitarbeiter nicht mehr so oft zwischen den Anwendungen wechseln, was die Produktivität erhöht.

Insgesamt ermöglichen es Lösungen für das kollaborative Arbeitsmanagement den Teammitgliedern, direkt mit jedem zu kommunizieren, Projekte und Arbeitspensen zu planen, sich über die Projektleistungen auf dem Laufenden zu halten, auf Projektdokumente zuzugreifen und diese zu aktualisieren und sicherzustellen, dass die Dinge erledigt werden - alles an einem Ort.

Software und Tools für die gemeinsame Arbeit - Planview

Kollaboratives Arbeitsmanagement in Aktion

Hier erfahren Sie, wie verschiedene Teams in unterschiedlichen Branchen kollaboratives Arbeitsmanagement einsetzen, um ihre Projekte abzuschließen und ihre Ziele zu erreichen.

Arbeitsergebnisse steigern

Ein internationales Hardware- und Softwareentwicklungsunternehmen im Wert von $8 Milliarden hatte Schwierigkeiten, seine Projekte abzuschließen. Die IT-Abteilung hat nur eine Handvoll ihrer Projekte fristgerecht abgeschlossen. Weniger als die Hälfte der 105 prognostizierten Projekte wurden bis zum Jahresende vollständig abgeschlossen.

"Projektmanagement und Projektzusammenarbeit wurden mit Tabellenkalkulationen, SharePoint, E-Mail und anderen Tools durchgeführt, die unzusammenhängend und isoliert waren", sagte der IT PMO Manager. "Dies führte zu einem Chaos, das zu einer übermäßigen Bindung von Ressourcen, unrealistischen Schätzungen, langen Projektlaufzeiten und verpassten oder verzögerten Terminen führte."

Um dieses Problem zu lösen, führte das Unternehmen ein Collaborative Work Management-Tool ein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleiche Sprache sprechen, effektiv zusammenarbeiten und alle Arbeiten auf einer konsolidierten Plattform verfolgen. Mobile Benutzer können von überall aus über die Cloud auf das Tool zugreifen. Es eliminiert E-Mails für projektbezogene Aktivitäten und Statusberichte, verbessert die Kommunikation und reduziert das Fehlerrisiko.

Das Ergebnis war, dass das Unternehmen im nächsten Jahr eine Rate von 94 Prozent für die termingerechte Fertigstellung von Projekten erreichte, während sie zuvor nur bei 50 Prozent lag.

Schnelle Kommunikation und Problemlösung

Als ein Bergbauunternehmen ein riesiges Bauprojekt in Angriff nahm, mussten mehr als 1,300 Personen mit Zugang zur Baustelle während der gesamten Projektlaufzeit auf dem Laufenden gehalten werden. Die gemeinsame Arbeitsverwaltungslösung des Unternehmens bot ein gemeinsames Forum im Internet, in dem alle internen und externen Interessengruppen wichtige Dokumente auf sichere Weise koordinieren und austauschen konnten.

Dies sparte stundenlange Zeit für die Suche nach den neuesten Versionen von Dokumenten per E-Mail oder in einem internen System. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, große Dateien per E-Mail zu versenden. Außerdem reduzierte das Unternehmen die mit dem Papierkram verbundenen Kosten. Jetzt sind alle Stammdokumente elektronisch und Funktionen wie Dokumentprüfungsanfragen und Änderungswarnungen minimieren das Risiko von Fehlern, die durch die Verwendung alter Dokumentationsversionen entstehen.

Dieser Vorteil einer kollaborativen Arbeitsmanagementlösung erstreckte sich auch auf einen Erbauer umfangreicher Glasfasernetze. Mehrere Subunternehmer des Unternehmens haben Laptops mit drahtlosem Internetzugang in den Baggern, mit denen sie auf verschiedenen Baustellen graben. Dank des Zugriffs auf eine zentrale Online-Site für alle Projektbeteiligten können sie alle Probleme, auf die sie beim Graben stoßen, schnell lösen - direkt vom Bagger aus. Die erhöhte Anpassungsfähigkeit ermöglicht es ihnen, Probleme schneller zu lösen und Projektverzögerungen zu vermeiden.

Verbessern Sie Ihre Produktivität

Ein Beratungsunternehmen für Spirituosen mit einem stark verteilten Team von Beratern wollte seinen Kundenstamm vergrößern und seinen geografisch verstreuten Kunden helfen, erfolgreiche Getränkemarken schneller auf den Markt zu bringen.

Um neue Getränke von der Idee bis zum Verkauf zu bringen, benötigte das Unternehmen eine ständige Echtzeit-Transparenz über den Zeitplan des Projekts und eine Möglichkeit, schnell mit den Kunden zu kommunizieren. Zuvor war das Team auf E-Mail und Excel angewiesen, um zusammenzuarbeiten, Projekte zu verwalten und Team-Updates auszutauschen. Dies führte zu Fehlern und einem geschätzten Rückgang der Mitarbeiterproduktivität um 40 Prozent, als das Team versuchte, diese zu korrigieren.

"Wir haben keine andere Wahl, als elektronisch zu kommunizieren, da wir uns selten in denselben vier Wänden oder im selben Land aufhalten", sagt der Direktor für Strategie und Markenentwicklung des Unternehmens. "Wir hatten ständig damit zu kämpfen, mehrere Plattformen für die Zusammenarbeit, die Überwachung von Zeitplänen und die Verwaltung von Projektleistungen zu nutzen, was zu enormer Ineffizienz im gesamten Team führte. Das wiederum wirkte sich direkt auf unser Ergebnis aus."

Mit einer Lösung für das kollaborative Arbeitsmanagement, die Projektmanagement, Zusammenarbeit, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Kommunikation in einer nahtlosen Lösung vereint, kann das Unternehmen nun besser mit Kunden und Mitarbeitern an anderen Standorten kommunizieren. Gemeinsam sind sie in der Lage, Prioritäten zu setzen, zusammenzuarbeiten und über alle Projektleistungen in Echtzeit zu kommunizieren. Dies hat zu einer Einsparung von 1,300 Arbeitsstunden pro Jahr und einer höheren Kundenzufriedenheit geführt. Sie sind in der Lage, Produkte effizienter und schneller auf den Markt zu bringen.

Die Planview Collaborative Work Management Lösung, Powered by ProjectPlace ^®

Die Planview-Lösung für kollaboratives Arbeitsmanagement bringt Teams zusammen, um Dinge zu erledigen. Ganz gleich, ob sich Ihr Team am Ende des Flurs oder auf der anderen Seite des Globus befindet, ProjectPlace bietet alles, was Teams brauchen, um die Richtung vorzugeben, zu kommunizieren, Aufgaben auszuführen, den Fortschritt zu verfolgen und letztendlich ihre Ziele zu erreichen, unabhängig davon, wo oder wie sie arbeiten.

ProjectPlace bietet ein Tool für die Zusammenarbeit, das mehr kann, nicht mehr Tools. Es arbeitet mit Teams, egal wie Sie sie definieren - intern, extern oder gemischt. Es ist einfach zu bedienen, egal, ob Sie schon Hunderte von Projekten verwaltet haben oder noch kein einziges.

ProjectPlace bietet:

• Projekt- und Arbeitszusammenarbeit: Richten Sie Ihr Team und Ihre Pläne für den Erfolg ein. Verwenden Sie die Planview-Lösung für kollaboratives Arbeitsmanagement, um die Arbeitsbereiche zu entwickeln, die Sie benötigen - für unstrukturierte, strukturierte oder langfristige Pläne. Es passt sich flexibel an Ihre sich ändernden Anforderungen an und versetzt Sie und Ihre Teams in die Lage, effektiv zusammenzuarbeiten und die Arbeit pünktlich abzuliefern, unabhängig von der Art der Arbeit.
• Aufgabenmanagement für Teams und Einzelpersonen: Schärfen Sie Ihren Fokus und steigern Sie die Produktivität Ihres Teams durch sofortigen Zugriff auf die aktuellen Aufgaben. Einzel-, Team- und Arbeitsbereich-Übersichtsbildschirme konsolidieren alle Arbeitstypen in der Planview-Lösung und bringen Probleme an die Oberfläche, bevor sie zu Stolpersteinen werden. Steigern Sie Ihre organisatorische Effizienz mit dieser Übersicht über anstehende, laufende und überfällige Arbeiten für Sie, Ihre Teams und Ihre Arbeitsbereiche.
• Team Workload Management: Sie wissen, was die Teams gerade tun und wozu sie sich verpflichtet haben, und zwar für alle Projekte. Die Planview-Lösung für kollaboratives Arbeitsmanagement gibt Team- und Projektleitern einen neuen Überblick darüber, wer woran arbeitet, wie hoch die aktuelle und die anstehende Arbeitsbelastung einer Person ist und wer für anstehende Aufgaben zur Verfügung stehen könnte - ein Einblick, der die Ressourcenzuteilung und die Delegation von Aufgaben verbessert, Burnout verhindert und die Moral im Team steigert.
• Leistungsberichterstattung: Verbessern Sie die Sichtbarkeit des Fortschritts im Arbeitsbereich für alle Beteiligten und rationalisieren Sie den Berichtsprozess. Die Planview-Lösung macht es den Projektleitern leicht, Arbeitsbereiche zu organisieren und benutzerdefinierte Ansichten für vollständige Statusberichte bereitzustellen. Dies vereinfacht die Entscheidungsfindung für die Beteiligten und spart Zeit bei der Erstellung und Übermittlung von Berichten für die Teams.
• Vorgefertigte Projekt- und Arbeitsbereichsprozesse: Arbeiten Sie schneller mit leistungsstarken Prozessvorlagen. Die Planview-Lösung bietet ein robustes Vorlagentool, das die Arbeitserstellung rationalisiert und vereinfacht, so dass Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden müssen und gleichzeitig Ihre Unternehmensabläufe beibehalten können. Mit den bewährten Vorlagen für die Projekterstellung und den Arbeitsbereich kommen Sie schnell von der Planung zur Ausführung.
• Kommunikation in Echtzeit und Visualisierung des Fortschritts: Kanban-Tafeln stellen den Arbeitsablauf visuell dar und ermöglichen es den Mitarbeitern, zusammenzuarbeiten, in Echtzeit zu kommunizieren und Dokumente sicher auszutauschen, unabhängig von ihrem Standort. Alle Teammitglieder können sehen, wie sich die Arbeit entwickelt und interagieren, um Projekte auf Kurs zu halten. Die Kanban-Tafeln sind mit den Zeitplänen der Projekte verknüpft, halten die Kommunikation aufrecht, rationalisieren die Ausführung und optimieren die Produktivität.

Werfen Sie einen Blick auf die Demo der Software für kollaboratives Arbeitsmanagement und erfahren Sie mehr darüber, wie sie Ihrem Unternehmen helfen kann. Ich würde gerne von Ihnen hören. Wie arbeiten Sie derzeit zusammen, um die Arbeit in Ihrer Organisation zu erledigen? Teilen Sie es, indem Sie unten einen Kommentar hinterlassen.

¹The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management, Q4 2016 von Margo Visitacion, Oktober 17, 2016

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