Es ist wichtig zu wissen, wie man eine Änderungsanfrage im Projektmanagement identifiziert, dokumentiert, überwacht und kontrolliert. Andernfalls verwandelt sich Klarheit schnell in Chaos. Dieser informative und leicht zu lesende Artikel befasst sich mit den Grundlagen des Umgangs mit einer Änderungsanfrage im Projektmanagement, und vermittelt wertvolle Best Practices.
Der Umgang mit einer Projektänderungsanfrage gehört zu den wichtigsten - und mitunter auch schwierigsten - Aspekten des Projektmanagements. Dieser informative und leicht zu lesende Artikel befasst sich mit den Grundlagen des Umgangs mit einem Projektänderungsantrag, einschließlich einiger wertvoller Best Practices, um den Erfolg zu steigern und Probleme zu vermeiden.
Einer der größten Trends im Projektmanagement ist derzeit das Änderungsmanagement. Viele PMs und Organisationen auf der ganzen Welt haben sich in diesem Bereich weitergebildet und setzen es in ihren Projektprozessen ein. Obwohl dies oft zu der offensichtlichen Frage führen kann, nur Was ist Change Management?? Die grundlegende Antwort ist, dass es alle Ansätze beschreibt, die zur Unterstützung des organisatorischen Wandels für Einzelpersonen, Teams und Organisationen eingesetzt werden.
Was ist Change Management?
Einige der häufigsten Gründe, warum Change Management erforderlich ist, können sein:
- Änderungen der Kundengewohnheiten
- Fusionen und Übernahmen
- Neue Realitäten im internationalen Handel
- Besserer Umgang mit Änderungswünschen
- Reagieren auf neuen Wettbewerb
- Anpassung an den technologischen Wandel
Das Änderungsmanagement zielt darauf ab, die Projektprozesse flexibler zu gestalten und mit vorhergesagten Risiken oder unvorhergesehenen Ereignissen umgehen zu können. Eine der wichtigsten Komponenten des Änderungsmanagementprozesses ist der Umgang mit Änderungsanfragen, aber was genau sind diese?
Was sind Änderungsanträge?
Änderungsanfragen sind, wenn ein Stakeholder, entweder ein Kunde oder ein internes Team oder eine Abteilungeine Änderung von Prozessen oder Leistungen verlangt, die bereits im Projektumfang festgelegt waren. Sie sind in allen Branchen relativ weit verbreitet, können aber dennoch Stress und Ärger verursachen, wenn sie eingereicht werden. Sie erfordern nicht unbedingt mehr Arbeit und können sogar innerhalb des Umfangs liegen und dazu beitragen, dass ein Projekt früher abgeschlossen wird. Das Problem kann jedoch in der Herangehensweise an Veränderungen und Richtungswechsel während des Projekts liegen, sowohl bei den tatsächlichen Ergebnissen als auch in den Köpfen Ihres Teams.
Wie kann ein Projektmanager also sein Team anpassungsfähiger machen und es in die Lage versetzen, Änderungsanfragen zu bearbeiten? Hier sind einige Schritte, die Sie im Umgang mit ihnen umsetzen können.
Erhalten Sie so viele Informationen wie möglich
Bevor Sie eine klare Entscheidung treffen können, sollten Sie genau herausfinden, was verlangt wird. Bitten Sie den Kunden oder die Abteilung, die den Antrag gestellt hat, um möglichst viele Informationen darüber, was geändert werden soll und was der Business Case dafür ist.
Beurteilen Sie, ob die Anfrage in den Anwendungsbereich fällt
Wenn es sich bei der beantragten Änderung um einen gleichwertigen Tausch handelt oder bestimmte Leistungen aus dem Projektplan gestrichen werden sollen, ist es natürlich viel einfacher, einen Änderungsantrag zu beschließen oder umzusetzen. Feststellen, ob die Anfrage intern oder extern ist den Umfang des Projekts ist ein wichtiger Entscheidungsfaktor.
Bestimmen Sie, was erforderlich ist, um den Änderungsantrag zu realisieren.
Sobald Sie alle wichtigen Informationen darüber gesammelt haben, welche Änderungen tatsächlich beantragt werden, ist der nächste Schritt, dass Sie bringen Sie die zuständigen Teammitglieder zusammen um herauszufinden, was nötig ist, damit die Änderungen umgesetzt werden können. Dies sollte die harten Fakten des Antrags abdecken, wie z.B. die Erhöhung der Kosten und des Zeitaufwands, zusätzliche personelle Ressourcen, die eingestellt werden müssen, und mögliche technologische Anpassungen, die implementiert werden müssen.
Entscheiden Sie, ob Sie den Änderungsantrag genehmigen oder ablehnen.
Schließlich muss eine Entscheidung getroffen werden. Dies sollte logisch und detailliert sein und als Business Case präsentiert werden. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Antwort auch negativ ausfallen kann. Der Projektplan wurde bereits festgelegt, so dass es keine Verpflichtung gibt, ihn zu ändern, insbesondere wenn dies möglicherweise zu Terminverzögerungen, Kostenüberschreitungen oder einem kompletten Scheitern des Projekts führen würde.
