Mein Name ist Amber Bartlett und ich bin eine Bildungsspezialistin bei Planview AgilePlace. Ich habe das Vergnügen, mit Kunden zusammenzuarbeiten, wenn sie mit der Implementierung unseres Tools beginnen. Eine Frage, die mir regelmäßig gestellt wird, betrifft die Frage, wie viele Boards eine Person haben sollte. Sollte jedes Projekt einen eigenen Vorstand bekommen, oder gibt es einen besseren Weg?
Vom Konzept her klingt es logisch, für jedes Projekt einen Vorstand zu haben. Jede Tafel wäre so aufgeräumt! Die Karten auf jedem Spielbrett würden sich alle um eine Sache drehen, so dass Sie sich nicht durch unverwandtes Material wühlen müssen, um das zu finden, was Sie brauchen. Am Ende eines jeden Projekts können Sie jede Tafel ordentlich im Archiv verstauen und das nächste Projekt mit einer frischen, neuen Tafel beginnen. So machen es Projektmanager schon seit Jahren.
Dinge so zu tun, "wie wir es schon immer getan haben", ist jedoch kaum ein Schritt in Richtung einer kontinuierlichen Verbesserung. Wenn Sie auf diese Weise vorgehen, machen Sie dann wirklich Schritte auf dem Weg zu dem schlanken Unternehmen, das Sie sein wollen?
Das wesentliche Lean-Prinzip Eliminate Waste besagt, dass wir uns auf eine Mission der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen) begeben sollten, die von einer sehr spezifischen Definition von Verschwendung angetrieben wird: alles, wofür ein Kunde nicht bereit ist zu zahlen. Wenn Sie diese Definition zugrunde legen, ist es eine unglaubliche Verschwendung, jeden Tag Zeit damit zu verbringen, Informationen zum Projektstatus aus verschiedenen Projektboards zusammenzustellen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Sie auf Team- statt auf Projekt-Kanban-Boards umsteigen sollten.
(Ineffiziente) Listen erstellen und zweimal überprüfen
Stellen Sie sich vor, Sie gehen in den Lebensmittelladen, um die Mahlzeiten für eine Woche einzukaufen. Anstatt eine Liste mit allen Zutaten zu erstellen, die Sie benötigen, bringen Sie sieben Rezepte mit - zwei auf Zetteln notierte, drei als Notizen auf Ihrem Telefon gespeicherte und zwei, die Sie (mehr oder weniger) auswendig gelernt haben. In jedem Gang müssen Sie sieben verschiedene Stellen aufsuchen, um sicherzustellen, dass Sie alles in Ihrem Korb haben, was Sie brauchen.
Am Ende Ihrer Einkaufstour sind Sie erschöpft und müde. Oh! Und Sie haben vergessen, das Hähnchen für das Essen am Dienstagabend zu kaufen und haben am Ende die doppelte Menge an Brot gekauft, die Sie gebraucht hätten.
Die Verwendung einer neuen Kanban-Tafel für jedes Projekt hat einen ähnlichen Effekt: Sie müssen möglicherweise drei oder vier (oder mehr) verschiedene Tafeln überprüfen, um sicher zu sein, dass Sie alles erledigt haben, was Sie an diesem Tag zu tun hatten. Es ist zwar möglich, sich um alles zu kümmern, aber das ist weit entfernt von Effizienz - dieser komplizierte Prozess führt zu Verschwendung im System und verlangsamt die Fähigkeit Ihres Teams, Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten.
Stellen Sie sich vor, wie viel effizienter es wäre, wenn jeder in Ihrem Team an einer Kanban-Tafel arbeiten würde - oder wie viel weniger hektisch (und effizienter) der Einkauf wäre, wenn Sie alle Ihre Rezepte in einer Einkaufsliste zusammengefasst hätten. Mit einer gemeinsamen Kanban-Tafel für das Team haben Sie alles, was Sie brauchen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, z.B. welche Arbeit zuerst priorisiert werden soll. Sie haben auch die Möglichkeit, wertvolle Metriken zu sammeln, um die Leistung Ihres Teams zu analysieren, was eine Schlüsselkomponente der kontinuierlichen Verbesserung ist. Dies ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit - es ist eine Frage der Leanness. Ich gehe die wichtigsten Lean-Prinzipien durch und erkläre, wie Projektvorstände Teams daran hindern, wirklich kontinuierliche Verbesserung zu praktizieren.
Optimieren Sie das Ganze
Einer der grundlegendsten Grundsätze von Lean ist Optimize the Whole. Dies ist schwierig, wenn nicht gar unmöglich, ohne eine einheitliche, gemeinsame Sichtweise auf das, womit das Team konfrontiert ist, zu erreichen. Es ist fast unmöglich, die Kapazitäten Ihres gesamten Teams zu erfassen, wenn Sie mehrere Stellen aufsuchen müssen, um herauszufinden, wozu jedes Teammitglied verpflichtet ist - und das ist für niemanden eine gute Verwendung seiner Zeit. Wie können Sie Team WIP (Work in Process) verwalten, wenn Sie nicht alle Teamaktivitäten an einem Ort visualisieren?
Schaffen Sie Wissen
Ein weiteres wichtiges Lean-Prinzip ist Wissen schaffen. Wenn Sie nur innerhalb Ihres Fachgebiets arbeiten, entgehen Ihnen wertvolle Gelegenheiten für ein Cross-Training durch Ihre talentierten Teammitglieder.
Es ist erstaunlich, was ein neuer Blick auf ein scheinbar unlösbares Problem bringen kann. Ich weiß nicht, wie oft mir das schon passiert ist: Ich konnte ein Problem nicht lösen. Nachdem ich dann mit einem Kollegen zusammengearbeitet hatte, konnte ich es in einem neuen Licht sehen und die richtige Lösung finden. Jedes Mal, wenn dies geschieht, ist es eine unglaubliche Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln - indem man neue Ideen hört und mehr Einblick in die verschiedenen Lösungsansätze für ein bestimmtes Problem erhält.
Umgekehrt könnte Ihre Perspektive ebenso wertvoll für die Arbeit sein, die jemand anderes leistet - aber ohne Einblick in diese Arbeit würden Sie nie die Möglichkeit sehen, Ihrem Team zu helfen, schneller Werte zu liefern. Wenn Sie einzelne Projekte getrennt halten, verbergen Sie die Möglichkeit, um Probleme herumzuschwärmen. Lustige Tatsache: Wenn Bienen einen neuen Bienenstock brauchen, halten sie inne und nehmen die Herausforderung als System in Angriff - in der Lean/Kanban-Welt als bekannt, das die Linie anhält. Sie alle verlassen den Bienenstock in einem riesigen Haufen, wobei die Königin in der Mitte in Sicherheit ist. Alle Arbeitsbienen (abzüglich einiger Kundschafterinnen) bleiben zusammen, bis ein neuer Standort gefunden ist. Dann reisen sie alle zusammen in einer riesigen Masse, bis die Königin sicher in ihrem neuen Zuhause abgelegt werden kann.
Was bedeutet das für Sie? Wenn ein Problem auftritt, können alle, die sich mit dem Thema befasst haben, alles stehen und liegen lassen und an einer Lösung arbeiten. Die Hinzufügung neuer Ideen, Köpfe und Hände zu einem Problem kann ein Problem zu einem schnellen Abschluss bringen. Wenn Sie sich jedoch nicht vorstellen können, dass es ein Problem gibt, kann die Chance, als Team an einem Strang zu ziehen, verloren gehen. Diese Möglichkeiten sind ohne methodische Visualisierungstechniken nur schwer zu erkennen.
Respect for People
Lassen Sie uns zum Schluss noch über mein Lieblingsprinzip von Lean sprechen: Respekt für Menschen. Es gibt nichts Respektloseres, als jemandes Zeit zu verschwenden. Leider tun wir das manchmal ungewollt. Bevor ich anfing, Lean und Kanban zu praktizieren, war mir nicht klar, wie verschwenderisch und damit respektlos Statusbesprechungen sein können. In den Teams, in denen ich gearbeitet habe, ging jeder im Raum herum und wartete auf seine fünf Minuten Redezeit. Wenn ich an der Reihe war, erzählte ich all meinen desinteressierten Kollegen von den Kleinigkeiten meines Arbeitstages.
Wir haben nicht darüber gesprochen, wie wir die Qualität einer Arbeit verbessern, uns gegenseitig Hindernisse aus dem Weg räumen oder uns auf ein Projekt stürzen, um es zu Ende zu bringen. Wir sprachen nicht über , sondern über - wir sprachen über auf.
Wenn wir die Qualität unserer Kommunikation (innerhalb und außerhalb von Besprechungen) nicht verbessern, können wir auch nicht die Qualität unserer Arbeit oder die Qualität unseres Lebens verbessern. Wie frustrierend ist es, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie immer auf einer anderen Seite stehen als Ihre Kollegen? Missverständnisse führen unweigerlich zu Frustration, Ängsten und Unmut in Teams. Wie W. Edwards Deming sagte: "Ein schlechtes System wird einen guten Menschen jedes Mal schlagen".
Wie Team Kanban Boards helfen können
Wenn Sie die Arbeit Ihres gesamten Teams auf einer Tafel zusammenfassen, werden diese Kommunikationsprobleme beseitigt. Menschen sind von Natur aus visuell veranlagt - wenn Sie eine Kanban-Tafel verwenden, um den gesamten Prozess des Teams zu visualisieren, können Sie die Zeit für die Besprechungen gezielter nutzen und sich auf die Arbeit konzentrieren, die besprochen werden muss (drohende Fristen, kritische Prioritäten oder sogar komplett blockiert), anstatt schlecht kommunizierte verbale Status-Updates.
Unser Führungsteam bei Planview AgilePlace absolviert seine Standup-Meetings in nur vier Minuten. Natürlich kann nicht jedes Team so schnell eine Besprechung abhalten, aber könnten wir stundenlange Statusbesprechungen abschaffen und sie durch 15-minütige Standups ersetzen? Mit Team-Kanban-Tafeln auf jeden Fall.
Der Übergang zu Team Boards
Wie fangen Sie also an? Wagen Sie den Sprung! Es kann einschüchternd sein, Ihr Team auf eine neue Art der Arbeitsvisualisierung umzustellen, aber haben Sie keine Angst. Wir haben einige Ressourcen, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen werden.
Nutzen Sie unsere Kanban Roadmap, um Ihre Arbeitsabläufe zu gestalten. Dieses E-Book kann Ihnen helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um anzufangen und sich auf dem Weg dorthin zu verbessern. Sind Sie besorgt über die Unordnung auf Ihrem Board? Bitte lesen Sie diesen Artikel, der von einem Mitglied unseres Support-Teams geschrieben wurde, um zu erfahren, wie Sie Filter effektiv einsetzen können. So haben Sie einen übersichtlichen Überblick über das, was Sie sehen müssen, unabhängig davon, wie viele Karten Ihr Team hinzufügen möchte.
