Many organizations are hesitant to adopt a formal PMO, but those that have are realizing the benefits as well as the potential of such an organization. According to PMI Pulse of the Profession, businesses with a PMO see a 27% decrease in failed projects and an 45 % increase in project alignment with business objectives. Furthermore, businesses are realizing quickly that successful project management is critical because they simply cannot keep up with the pace of change in today’s markets. There is more to keep track of as workforces become increasingly distributed, competition is increasing and customer demands are at an all time high. Business agility is imperative to survival and there is no organization directly responsible for steering the business in the face of changing environments. It is evident that project management is valued in business more than ever as project success rates rise in direct correlation to the amount of formal project management involved. This applies to all projects, whether waterfall, agile, or hybrid; businesses are realizing the benefits of project management in getting product to market, upgrading systems or whatever the project entails. There are specific things project managers can do today that will help shape the future of their PMO, and stabilize their status as value drivers in the business.
Verwenden Sie relevante Metriken
Gewinnen Sie Vertrauen, indem Sie Daten zu KPIs liefern, die für das Unternehmen wichtig sind. Stakeholder interessieren sich für das Endergebnis und Glaubwürdigkeit entsteht durch Daten. Es kommt häufig vor, dass Emotionen bei der Entscheidungsfindung eine zu große Rolle spielen und zu Rückschritten führen können. Metriken wie die Kundenzufriedenheit, die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und natürlich die finanziellen Vorteile sagen mehr über den Wert von Projekten aus als die Anzahl der erledigten Aufgaben.
Förderung der Sichtbarkeit
Für PMOs ist es von großem Vorteil, nicht nur den Projektstatus und die Zeitpläne, sondern auch Engpässe und Risiken im Blick zu haben. Es ist üblich, Projekte, die gut laufen, oder positive Meilensteine mitzuteilen und negative Ergebnisse zurückzuhalten oder zu minimieren. Das ist eine gefährliche Falle, die PMOs auf lange Sicht verhindert. Projektmanager können sich für den langfristigen Erfolg des Projekts einsetzen, indem sie sich einen Überblick über alle Projektangelegenheiten verschaffen, sowohl über die guten als auch über die schlechten, und indem sie realistisch und nicht idealistisch über Projektfragen kommunizieren. Transparenz schafft eine Kultur des Vertrauens und kann so einfach sein wie regelmäßige Updates, Statusberichte oder der Zugang zu einem Projekt- oder Portfoliomanagementsystem, in dem die Daten leicht zugänglich und immer auf dem neuesten Stand sind.
Vorausschauend sein
Es ist zwar unmöglich, alle möglichen Ergebnisse eines Projekts vorherzusagen und zu planen, aber der Einsatz verfügbarer Prognosetools kann Projektmanagern helfen, Notfallpläne zu erstellen und ihre Rolle zukunftssicher zu gestalten. Ein gewisses Maß an Ungewissheit ist zu erwarten, aber das Verständnis der Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts und die Erstellung von Notfallplänen für Bereiche mit höherem Risiko minimieren das Gesamtrisiko und schaffen zudem Vertrauen in die Organisation. PMOs, die prädiktive Technologien einsetzen, können in sich verändernden Umgebungen der Zeit voraus sein und schnell Pläne entwickeln, wenn Veränderungen eintreten. Das Verständnis für die Auswirkungen der Veränderungen und die effektive Kommunikation dieser Auswirkungen und Veränderungen erleichtern die Entscheidungsfindung und fördern das Vertrauen.
Legen Sie die Messlatte höher
PMOs, die konsequent Projekte durchführen und einen Beitrag zum Geschäft leisten können, sind von unschätzbarem Wert. Da das PMO weiterhin erfolgreich hochkarätige Projekte durchführt, wird es mit immer mehr und größeren Projekten betraut werden und muss in der Lage sein, mit dem Unternehmen zu wachsen. Dies kann geschehen, wenn die Prozesse in Ordnung sind, ein Managementsystem vorhanden ist und die Unternehmensführung etabliert ist.
PMOs tragen erheblich zum Unternehmenserfolg bei, und jedes wachsende Unternehmen, das strategische Initiativen verwaltet, kann von der Einrichtung eines formellen PMOs profitieren. Die Zukunft des PMO hängt von seiner Fähigkeit ab, zu skalieren und zu wachsen, um den Geschäftserfolg weiter voranzutreiben.
