Many organizations are hesitant to adopt a formal PMO, but those that have are realizing the benefits as well as the potential of such an organization. According to PMI Pulse of the Profession, businesses with a PMO see a 27% decrease in failed projects and an 45 % increase in project alignment with business objectives. Furthermore, businesses are realizing quickly that successful project management is critical because they simply cannot keep up with the pace of change in today’s markets. There is more to keep track of as workforces become increasingly distributed, competition is increasing and customer demands are at an all time high. Business agility is imperative to survival and there is no organization directly responsible for steering the business in the face of changing environments. It is evident that project management is valued in business more than ever as project success rates rise in direct correlation to the amount of formal project management involved. This applies to all projects, whether waterfall, agile, or hybrid; businesses are realizing the benefits of project management in getting product to market, upgrading systems or whatever the project entails. There are specific things project managers can do today that will help shape the future of their PMO, and stabilize their status as value drivers in the business.
Utilisez des mesures pertinentes
Gagnez la confiance en fournissant des données sur les indicateurs clés de performance qui comptent pour l'entreprise. Les parties prenantes se soucient des résultats et la crédibilité vient des données. Il est courant que les émotions jouent un rôle trop important dans la prise de décision et peuvent être à l'origine de régressions. Des mesures telles que le taux de satisfaction des clients, l'impact sur les employés et, bien sûr, les avantages financiers, témoignent de la valeur des projets plus que le nombre de tâches accomplies.
Promouvoir la visibilité
La visibilité non seulement sur l'état et les délais des projets, mais aussi sur les goulots d'étranglement et les risques est extrêmement bénéfique pour les PMO. Il est courant de communiquer sur les projets qui se portent bien ou qui partagent des étapes positives et de taire ou minimiser les résultats négatifs. C'est un piège dangereux qui entrave les PMO à long terme. Les chefs de projet peuvent se préparer à un succès à long terme en offrant une visibilité sur toutes les questions relatives au projet, qu'elles soient bonnes ou mauvaises, et en communiquant de manière réaliste plutôt qu'idéale sur les questions relatives au projet. La visibilité crée une culture de confiance et peut être aussi simple que des mises à jour régulières, des rapports d'état ou la fourniture d'un accès à un système de gestion de projet ou de portefeuille où les données sont facilement accessibles et toujours à jour.
Soyez prévoyant
Bien qu'il soit impossible de prévoir et de planifier tous les résultats possibles d'un projet, l'utilisation des outils prédictifs disponibles peut aider les chefs de projet à créer des plans d'urgence et à préparer leur rôle pour l'avenir. Un certain degré d'incertitude est attendu, mais la compréhension des dépendances au sein d'un projet et la création de plans d'urgence pour les domaines présentant un risque plus élevé minimisent le risque global et renforcent également la confiance dans l'organisation. Les PMO qui exploitent la technologie prédictive peuvent garder une longueur d'avance dans des environnements changeants et élaborer rapidement des plans lorsque des changements surviennent. Comprendre l'impact des changements et communiquer efficacement ces impacts et ces changements facilite la prise de décision et favorise la confiance.
Relever la barre
Les PMO qui peuvent constamment réaliser des projets et contribuer à l'entreprise sont inestimables. Au fur et à mesure que le PMO continue de mener à bien des projets de premier plan, il se verra confier des projets de plus en plus nombreux et de plus grande envergure et doit pouvoir évoluer avec l'entreprise. Cela peut se produire si les processus sont en ordre, si un système de gestion est en place et si la gouvernance est établie.
Les PMO contribuent de manière significative au succès des entreprises, et toute organisation en croissance gérant des initiatives stratégiques peut bénéficier de l'établissement d'un PMO formel. L'avenir du PMO dépend de sa capacité à évoluer et à se développer pour continuer à favoriser la réussite de l'entreprise.
