Als IT-Abteilung erhalten Sie so viele Anfragen, dass Sie Ihre eigenen langfristigen Verbesserungen oft auf Eis legen müssen. Wenn Sie endlich wieder zu Atem kommen, stellen Sie fest, dass Ihre Technologieplattform den "patchbaren" Zustand schon vor langer Zeit verlassen hat - und jetzt brennt sie.
Sie brauchen Zeit, um entscheidende langfristige Verbesserungen vorzunehmen - bevor Ihre Mitarbeiter das Vertrauen verlieren und das Unternehmen verlassen. Das ist leichter gesagt als getan, denn die Suche nach freier Zeit (ohne längere Arbeitszeiten) erfordert oft schwierige Kompromissentscheidungen. Hier sind fünf Bereiche, in denen Sie sich die Zeit nehmen können, die Sie brauchen.
1. Schätzungen vereinfachen
Wir verschwenden oft Zeit mit Schätzungen, die viel detaillierter sind, als es für unseren Prozess notwendig ist. Der Wechsel von detaillierten zu grobkörnigeren Schätzungen, z. B. von Story Points zu Bucket-Größen (d. h. S, M, L), kann uns wertvolle Zeit und Energie sparen, die wir für entscheidende Verbesserungen nutzen können.
Wenn Sie z.B. entscheiden müssen, welche Funktionen priorisiert werden sollen, und Sie (a) nicht jede Story hinter der Funktion schätzen müssen, um eine Vorstellung von ihrem Umfang zu bekommen, und (b) eine Entscheidung über einen Kompromiss bei einer kleinen Anzahl von Funktionen treffen müssen, dann fragen Sie sich: Wie lässt sich die Priorisierung am einfachsten ermitteln?
Eine Schätzmethode, die viel Zeit freisetzt, ist die Betrachtung des Aufwands, der für die Entwicklung einer Funktion erforderlich ist, die nicht viel variiert (nicht mehr als das 2-3-fache des Aufwands), während der Marktwert für dieselbe Funktion sehr viel stärker variiert (zwischen dem 10-100-fachen des Marktwerts).
2. Verringern Sie den Zeitaufwand für zukünftige Analysen
Ihr Führungsteam wird oft gebeten, Empfehlungen für Geschichten und Projekte abzugeben, die erst in Monaten geplant sind. Als Faustregel gilt, dass Sie bei Projekten, die für sechs Monate oder länger geplant sind, keine Zeit mehr für detaillierte Analysen und Entwürfe aufwenden sollten. Selbst wenn die Projekte tatsächlich realisiert werden, müssen die Analyse- und Designentscheidungen höchstwahrscheinlich revidiert werden, wenn die Entwicklung beginnt.
Die Empfehlung zum Kompromiss: Es ist besser für Ihr Führungsteam, Zeit in Schulungen und Wissensaustausch zu investieren, als Dinge zu analysieren und zu entwerfen, die vielleicht nie umgesetzt werden.
Fragen Sie sich im Zweifelsfall, welche Entscheidung von Ihrer Analyse beeinflusst wird. Wenn die Antwort lautet "um ein Budget zu erhalten", geben Sie Ihrem Team eine einfachere Möglichkeit, diese Entscheidung zu treffen - ohne dass Sie Ihre leitenden Mitarbeiter abziehen müssen.
Eine Möglichkeit, den Budgetierungsprozess zu vereinfachen, besteht darin, die Entscheidungsgeschwindigkeit zu erhöhen. Wenn Sie derzeit eine Jahresprognose erstellen, sollten Sie zu einer vierteljährlichen Prognose übergehen. Das ist es, was Beyond Budgeting uns lehrt, und das ist etwas, das ich allen agilen Unternehmen empfehle.
Der zweite Ansatz zur Reduzierung des Zeitaufwands für zukünftige Analysen ist die Entkopplung von Inhalt und tatsächlicher Finanzierung. Betrachten Sie die Kosten als die Größe Ihrer Pipeline und den Inhalt als das, was durch sie fließt. Die Kosten sind relativ stabil, da sie von einigen wenigen Faktoren abhängen (Mitarbeiterzahl, Einrichtungen und Lizenzen), so dass es einfach ist, die Veränderung im Laufe der Zeit zu schätzen. Indem Sie diese Veränderung untersuchen, können Sie Ihr Budget bestimmen. Der Inhalt kann bestimmt werden, wenn die Arbeit bei der IT ankommt - Sie brauchen den Inhalt nicht zu schätzen, um Ihr Budget zu finden.
3. Verlagerung der Analyse auf Geschäftseinheiten
Viele Ideen für Features basieren auf Produkten und Dienstleistungen, die wir oder unsere Konkurrenten bereits haben. Nur wenige sind innovativ, disruptiv oder bieten dem Kunden einen erheblichen Mehrwert. Wenn Ihre Plattform in Flammen steht und Ihre Ressourcen knapp sind, haben Sie gute Gründe, die Implementierung dieser Funktionen aufzuschieben, um Zeit für wichtige Verbesserungen zu gewinnen.
Solange Sie nicht genau wissen, wie eine Funktion Ihr Produkt aus Sicht des Marktes von anderen unterscheidet oder aus Sicht der Benutzer einen Mehrwert bietet, sollten Sie langfristigen IT-Verbesserungen den Vorzug vor der Entwicklung neuer Funktionen geben. Geben Sie die Anfragen an die zuständigen Geschäftsbereiche zurück und bitten Sie um Klärung.
Beachten Sie jedoch, dass, wenn Ihr Produkt sehr IT-lastig ist, dies auch für die Innovation gilt. In diesem Fall kann ein Großteil der Bedarfsanalyse immer noch vorgelagert werden, aber ein Großteil des Business Case und des Lösungsdesigns muss in enger Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und IT erfolgen.
4. Stoppen Sie die Unterstützung für marginale Produkte
Jedes System hat Funktionen und Dienste, die weniger häufig genutzt werden als andere. Wenn Sie diese Funktionen und Dienste identifizieren können, können Sie dafür plädieren, die Unterstützung für sie ganz einzustellen. Der Schlüssel dazu ist eine faktenbasierte Analyse, um herauszufinden, welche Funktionen Sie rechtfertigen können, wenn Sie sie nicht unterstützen. Konzentrieren Sie sich bei Ihren Gesprächen darauf, wie Sie die Gesamteinnahmen verbessern können, wenn Sie sich Zeit für langfristige Verbesserungen in Ihrer Abteilung nehmen, selbst auf die Gefahr hin, dass Sie geringfügige Einnahmen verlieren.
5. Boykottieren Sie Meetings ohne Zweck oder Agenda
Schließen Sie einen Pakt, nicht an Meetings ohne klar definierten Zweck oder eine Agenda teilzunehmen. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass die Teilnahme an den Sitzungen freiwillig ist, solange Ihre Plattform nicht stabil ist. Buchen Sie stattdessen alle zwei Wochen einen "Tech Debt Hack Day" in Ihrem Kalender.
Final Thoughts
Das sind fünf Tricks, die Sie in petto haben können, um sich Freiräume für wichtige IT-Verbesserungen zu schaffen. Wenn Sie feststellen, dass Sie daraus Gewohnheiten machen, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie etwas in Ihrer Führung vermissen.
Weitere Beispiele für langfristige Faktoren, die Teams in verzweifelte Situationen bringen, finden Sie in meinem neuen Buch, Real World Kanban.
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
