Projektmanagement ist eine schwierige Aufgabe, denn PMs müssen die Anforderungen der Stakeholder und die Fähigkeiten des Teams unter einen Hut bringen und gleichzeitig dafür sorgen, dass ihre Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und vor allem den Projekterfolg sicherstellen. Bei all dem ist es verständlich, dass einige Handlungen zur Gewohnheit werden und Teil des Projektmanagement-"Prozesses" werden.
Oftmals schaden diese Gewohnheiten, von denen wir glauben, dass sie uns die Arbeit erleichtern (oder denen wir einfach nie allzu viel Beachtung geschenkt haben), jedoch unseren Erfolgschancen. Hier werfen wir einen Blick auf einige der schlimmsten Übeltäter.
Konzentration auf das Ankreuzen von Kästchen
Die Welt der Wirtschaft und damit auch des Projektmanagements scheint sich oft auf eine einzige lange Übung zu reduzieren, bei der man einen Projektplan durchgeht, Kosten und Erträge abschätzt, Risiken bewertet und über den Fortschritt berichtet. Für einen Außenstehenden kann es so aussehen, als ob die wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten darin bestehen, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben, und zu überprüfen, ob sie es schon getan haben.
Ein Projektmanager ist jedoch so viel mehr als das, oder sollte es zumindest sein. Wenn man sich zu sehr darauf konzentriert, das Protokoll zu befolgen, wird ein PM zu einem Bot, anstatt seinem Arbeitgeber den echten Wert zu bieten, zu dem er fähig ist. Projektmanagement-Fähigkeiten wie mentoring, Innovation und Problemlösung sollten Hand in Hand mit dem sehr wichtigen Prozess der Projektausrichtung gehen. Lassen Sie sich nicht davon ablenken, Ihren wahren Wert zu zeigen, indem Sie sich auf das Ankreuzen von Kästchen konzentrieren.
Hubschrauber-Management
Da der PM in der Regel der Hauptansprechpartner für das Team ist, trägt er oder sie oft die Hauptlast des Fortschrittsdrucks von außen. Stakeholder wollen wissen, wie weit etwas fortgeschritten ist, wann es fertiggestellt wird oder warum es so viel kostet. Das kann dazu führen, dass der PM dem Team über die Schulter schaut, um sicherzustellen, dass es die Antworten hat. Das Endergebnis ist, dass alle gestresst sind und niemand sein Optimum erreicht, weder der unter Beobachtung stehende Mitarbeiter noch der PM, der sich auf andere Aufgaben konzentrieren sollte.
Der Schlüssel liegt darin, als Schild und nicht als Speer zu agieren. Selbst wenn der Druck von außen kommt, können Sie, wenn Sie Ihrem Team vertrauen, dafür sorgen, dass es ihn nicht spürt.
Wenn Sie jedoch das Gefühl haben, dass Ihr Mitarbeiter nicht seinen Beitrag leistet, lassen Sie ihn das wissen - aber stellen Sie sicher, dass es von Ihnen kommt und nicht von "dem Vorstand da oben".
Beantworten von Anfragen mit Ja oder Nein
Undurchsichtige Antworten führen zwar zu Verwirrung in Ihrem Team und zu Frustration bei den Beteiligten, aber wenn Sie alles nur mit Ja oder Nein beantworten können, gibt es keinen Spielraum für Kompromisse. Wenn Sie Anfragen jedoch als Beginn einer Verhandlung betrachten, eröffnen sich Möglichkeiten, anstatt sie auszuschalten.
Das "Ja, und..."-Prinzip legt nahe, dass Sie beispielsweise, wenn ein Stakeholder den Projektumfang ändern möchte oder ein Teammitglied eine technologische Änderung einführen möchte, mit einem "Ja, wir können den Projektumfang verschieben, aber es wird X Mal länger dauern und Y Mal mehr kosten" oder "Ja, es gibt Raum für die Einführung einer neuen Technologie, aber wir sollten sie zunächst in kleinerem Maßstab einführen, um sie zu testen." beginnen sollten.
Wenn jemand die Dinge anders machen will, müssen Sie ihn nicht entweder ausschließen oder ihm blind zustimmen. Sie können stattdessen einen Weg aushandeln, der für alle funktioniert.
Vorausgesetzt, die Leute wissen, dass sie erkannt werden
Anerkennung ist einer der wichtigsten Stimmungs- und Moralverstärker im Arsenal eines Projektmanagers, sowohl für Teams als auch für Einzelpersonen. Und nicht nur das: Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass sie nicht anerkannt werden, werden desinteressiert und unmotiviert. Wenn man viel Managementliteratur liest, könnte man glauben, dass Teams und einzelne Mitarbeiter nur die richtigen Anweisungen und Prozesse brauchen, um erfolgreich zu sein, und dass dieser Erfolg ausreicht, um sie zu halten.
Ob es uns gefällt oder nicht, Mitarbeiter sind denkende, fühlende und emotionale Wesen. Sie müssen sich zwar nicht in ihr Privatleben einmischen (und sollten dies auch nicht tun, es sei denn, Sie werden ausdrücklich darum gebeten), aber die Wertschätzung ihrer Bemühungen und die Anerkennung ihrer Arbeit, sei es in Form von Geld, Sachprämien oder einfachen anerkennenden Worten, trägt dazu bei, Loyalität, Engagement und Produktivität zu verbessern.
Viele der wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten von heute haben mit Details und Präzision zu tun, aber ebenso viele haben mit Einfühlungsvermögen und Verständnis zu tun. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie verschiedene Methoden an den Projektumfang und das Budget herangehen, lesen Sie unseren Blog, A PM's Guide to Project Management Methodologies.
