In den letzten Jahren hat sich die Art der Zusammenarbeit verändert. Die Teammitglieder sind nicht mehr strikt auf das Büro beschränkt, da Remote-Arbeit immer weiter verbreitet ist. Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass Teams aus verschiedenen Teilen des Landes oder - im Falle großer Unternehmen - aus verschiedenen Ecken der Welt zusammenarbeiten. Und wenn Sie für mehrere Teammitglieder zuständig sind, die an verschiedenen Projekten arbeiten, reichen E-Mail-Kommunikation und Tabellenkalkulationen nicht aus, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Sie benötigen eine intelligente Verwaltungslösung, mit der Sie jederzeit mit Ihren Teammitgliedern in Verbindung bleiben.
Aber bei so vielen Verwaltungsplattformen kann es schwierig sein, die richtige für Sie zu finden. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit vier Funktionen, die Sie bei einer Plattform für die Zusammenarbeit unbedingt beachten sollten, damit Ihre Projekte unabhängig von Ihren spezifischen Zielen und Erwartungen reibungslos ablaufen.
1. Cloud-basierte Technologie
Vor einem Jahrzehnt speicherten die meisten Softwarelösungen Daten auf Festplatten. Dies machte die Zusammenarbeit aus der Ferne schwierig, da Sie auf die Computer beschränkt waren, auf denen Ihre Software geladen war. Die Zusammenarbeit war noch nie so einfach wie heute. Cloud-Technologie und Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Daten von überall abzurufen, nicht nur von Bürocomputern. Jetzt können Sie auch von Ihrem mobilen Gerät und Ihrem Heimcomputer aus auf wichtige Informationen zugreifen und Dokumente mit Teammitgliedern per Tastendruck teilen.
Um die Cloud-Technologie optimal zu nutzen, sollten Sie sich nach einer Plattform für die Zusammenarbeit umsehen, die es Ihnen ermöglicht, Dokumente auf einen Cloud-Speicher hochzuladen, wo Sie sie dann mit Teammitgliedern und anderen Beteiligten teilen und zusammenarbeiten können. Auf diese Weise hat jeder jederzeit Zugriff auf dieselben Informationen und es gibt keine Probleme aufgrund von Computerfehlfunktionen.
2. Tools zur Verwaltung von Arbeitsabläufen
Eine gute Projektmanagement-Lösung ist eine, die alle Beteiligten zusammenbringt. Damit die Zusammenarbeit aus der Ferne effektiv ist, müssen die Teams jederzeit eine offene Kommunikationslinie haben. Leider ist das oft leichter gesagt als getan, wenn Projektmanager Aufgaben per E-Mail zuweisen.
Dann kam die Entwicklung von digitalen Planungstools. Funktionen wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme ermöglichen es Managern und Teams:
- Organisieren Sie Aufgaben effizienter. Manager können Aufgaben nach Priorität an Teammitglieder delegieren und Aufgaben nach ihrem aktuellen Status anordnen.
- Verbessern Sie die Kommunikation. Die meisten Workflow-Tools verfügen über eine integrierte Kommunikationsplattform, auf der die Mitglieder Informationen austauschen und bei Bedarf Ziele ändern können.
- Verfolgen Sie den Fortschritt. Mit Tools zur Verwaltung von Arbeitsabläufen können Sie Fristen für eine oder mehrere Aufgaben festlegen, Meilensteine verfolgen und sogar Ihren Fortschritt in Diagrammen darstellen, um ein besseres Verständnis für das Erreichte zu erhalten.
Eine weitere hilfreiche Funktion, die Sie vielleicht in Betracht ziehen sollten, ist die Zeiterfassung. Je nach Projekt könnte von Ihnen erwartet werden, dass Sie die Stunden aufzeichnen, die Ihre Mitarbeiter für Aufgaben aufwenden. Zeiterfassungstools automatisieren den gesamten Prozess für Sie, so dass Sie Ihre Zeit nicht mit der Berechnung der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters verbringen müssen.
3. Eine visuelle Darstellung Ihres Arbeitsaufkommens
Neben den oben erwähnten Workflow-Tools ist es wichtig, eine Lösung zu haben, mit der Sie Ihr Arbeitspensum abbilden und Ihre Projekte nach Status und Priorität ordnen können. Durch die visuelle Darstellung des Arbeitsablaufs von Anfang bis Ende weiß jeder, was bereits erledigt wurde und welche Aufgaben noch zu erledigen sind, so dass die Manager Aufgaben effizienter delegieren können.
Plattformen, die den Status einer Aufgabe in Echtzeit aktualisieren, erhöhen die Genauigkeit der Projektberichte. So erhalten Manager ein besseres Gefühl dafür, wie lange es dauern wird, bis Projekte abgeschlossen sind, und welche zusätzlichen Ressourcen (wenn überhaupt) zugewiesen werden müssen, um den Projekterfolg sicherzustellen.
4. Die Möglichkeit, mehrere Projekte zu verfolgen
Der Zweck von Projektmanagement-Software ist es, die Zusammenarbeit zu erleichtern. Um dies zu gewährleisten, sollte Ihre Verwaltungsplattform aktiv sein:
- Beseitigen Sie Barrieren, die die Zusammenarbeit behindern.
- Erleichtern Sie es Managern, Interessenvertretern und Teammitgliedern, den Status verschiedener Projekte zu verfolgen.
Der Zugang zu Informationen ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Damit Aufgaben reibungslos und effizient erledigt werden können, müssen Manager Bescheid wissen:
- Welche Ressourcen sie zur Verfügung haben und wo sie eingesetzt werden.
- Aktuelle Berichte über den Fortschritt aller Aufgaben innerhalb eines Projekts.
- An welchen Aufgaben die Teammitglieder gerade arbeiten.
Eine der größten Herausforderungen für Projektmanager ist das Aufspüren und Zusammenstellen dieser Metriken. Selbst mit Hilfe von Projektmanagement-Software, die diese Informationen automatisch aufzeichnet, ist es zeitaufwändig und ineffizient, jeden einzelnen Leistungsindikator ausfindig machen zu müssen. Erwägen Sie daher die Einführung einer Softwarelösung mit einem integrierten Dashboard, das alle Ihre Projektinformationen an einem praktischen Ort bereitstellt.
Projektmanagement-Software verbindet Zugänglichkeit mit Effizienz
Der Erfolg Ihres Projekts hängt davon ab, wie gut Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten können. Wenn sich Menschen kopfüber in ein Projekt stürzen, ohne jegliche Kommunikation oder Struktur, ist das Ergebnis Chaos und Ineffizienz. Wenn die Teammitglieder jedoch in eine Plattform eingebunden sind, die die Zusammenarbeit fördert und die Arbeitsabläufe organisiert, arbeiten die Mitarbeiter intelligenter und erreichen mehr Ergebnisse.
Eine Projektmanagement-Software ist zwar für jeden nützlich, unabhängig von der Größe der Aufgabe, aber sie ist besonders hilfreich für Manager, die für mehrere große Projekte verantwortlich sind. Wenn Sie Projektmanager eines Unternehmens sind und bei Ihren täglichen Aufgaben keine Tools für die Zusammenarbeit einsetzen, arbeiten Sie nicht so effizient, wie Sie könnten. Unabhängig davon, ob Sie mit Teammitgliedern aus der Ferne oder in einem Büro zusammenarbeiten, erleichtern diese Tools die Aufzeichnung und Verfolgung von Fortschritten, den Austausch von Updates und die Sicherstellung, dass jeder an den richtigen Aufgaben arbeitet.
Darüber hinaus verbessern Projektmanagement-Lösungen, die die vier oben genannten Elemente enthalten, den Arbeitsablauf durch eine erhöhte Projekttransparenz. Das hat den Vorteil, dass Sie immer über den Status Ihrer Projekte Bescheid wissen, so als ob Sie die Aufgaben selbst bearbeiten würden.
Wenn Sie eine Lösung für die Projektzusammenarbeit einführen, die diese Elemente enthält, können Sie die Zusammenarbeit maximieren, ohne dass Sie doppelt so viel Zeit für die Überwachung Ihrer Projekte aufwenden müssen. Das liegt daran, dass effektive Plattformen für die Projektzusammenarbeit wichtige Teile des Managementprozesses automatisieren, indem sie den Fortschritt messen und Berichte erstellen, so dass Ihnen mehr Zeit für die Planung neuer Projekte bleibt.
Steigern Sie Ihre Produktivität durch intelligenteres Arbeiten, nicht durch härteres Arbeiten
In der heutigen schnelllebigen Welt wird von Projektmanagern oft erwartet, dass sie in kürzerer Zeit mehr erreichen. Glücklicherweise erleichtert die intelligente Arbeitsverwaltungssoftware ( ) die Organisation und Zusammenarbeit von Teams, indem sie Kommunikationsbarrieren und undurchsichtige Arbeitsabläufe beseitigt. Wenn Sie mit einer Plattform arbeiten, die es Teammitgliedern, Managern und Interessenvertretern erleichtert, Ideen auszutauschen, können Sie die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler oder einer Ausweitung des Projektumfangs verringern, die beide dem Erfolg Ihres Projekts abträglich sein können.
![Projektmanagement-Software: Chaotische Arbeitsweisen [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
