Wie Kanban Geschwindigkeit ermöglicht
Ein häufiges Thema am Arbeitsplatz scheint heute zu sein: "Verrückt ist das neue Normal". Leider gedeihen die meisten Teams und Organisationen nicht im Chaos - sie brauchen Hilfe, um ein schnelles, nachhaltiges Tempo bei der Bereitstellung von Qualitätsprodukten und -dienstleistungen zu erreichen. Lean-Prinzipien und -Werkzeuge wie Kanban helfen Unternehmen dabei, dieses Ziel zu erreichen, indem sie sich kontinuierlich darauf konzentrieren, den Wertfluss von der Ideenfindung bis hin zur Lieferung an den Kunden zu optimieren. Eine Möglichkeit, diesen Fokus im Auge zu behalten, ist Ihre tägliche Kanban-Besprechung. Versuchen Sie, diese drei Fragen bei Ihrer nächsten Kanban-Besprechung zu stellen, damit Geschwindigkeit in Ihrem Team Priorität hat.
3 Fragen, die Sie während des Standups stellen sollten, damit Geschwindigkeit eine Priorität bleibt
Welche Arbeit hat sich nicht wie erwartet bewegt oder aktualisiert?
Wenn die Arbeit nicht weitergeht, neigen wir zunächst dazu, sie beiseite zu legen und etwas anderes zu tun. Wir tun dies, um uns produktiv zu fühlen.
Wenn wir aber immer mehr Arbeit in das System einbringen, ohne sie abzuschließen, strapazieren wir unseren Fokus, unsere Energie und unsere Zeit, was unsere Fähigkeit, die Arbeit zu Ende zu bringen, weiter einschränkt. Mehr unvollendete Arbeit im System bedeutet mehr Kontextwechsel, mehr unerledigte Aufgaben, mehr Statusbesprechungen und letztendlich mehr Verschwendung, was alles unsere Liefergeschwindigkeit verlangsamt.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass wir gewohnheitsmäßig die veraltete Arbeit auf unseren Boards identifizieren und daran arbeiten, sie wieder in Gang zu bringen. Sie können Board-Filter in Planview AgilePlace verwenden, um Karten hervorzuheben, die über einen bestimmten Zeitraum nicht verschoben und/oder aktualisiert wurden. Die Identifizierung dieser veralteten Aufgaben ermöglicht es Ihnen, Probleme zu lösen, die ihren Fortschritt blockieren, so dass sie sich weiterentwickeln können, anstatt sich anzusammeln.
Was hält Sie davon ab, Ihre Arbeit zu beenden?
Es ist wichtig, dass die Teammitglieder erklären, warum ihr Fortschritt blockiert ist, damit das Team gemeinsam daran arbeiten kann, ihn wieder in Gang zu bringen.
Manche Probleme sind einfach und erfordern nur ein wenig Kommunikation. So können beispielsweise Fachexperten (SMEs) oft in Sekundenschnelle die Arbeit freigeben, indem sie ein wichtiges Wissen weitergeben. Andere Situationen erfordern ein wenig Koordination. Zum Beispiel bleiben Karten häufig in Feedback-Zuständen stecken. In diesem Fall können die Teammitglieder das Standup-Meeting nutzen, um nach Freiwilligen zu fragen, die sich bereit erklären, das nötige Feedback zu geben, damit die Arbeit weitergeht.
Da jedes Team regelmäßig mit Blockaden und anderen Hindernissen für den Arbeitsfluss konfrontiert wird, ist es sinnvoll, eine Diskussion oder Problemlösung nach dem Standup zu planen. Manche Teams setzen 30 Minuten für ihr Standup-Meeting an: 15 Minuten für das Standup und 15 Minuten für die anschließenden Diskussionen mit denjenigen, die dabei sein müssen.
Halten Sie wiederkehrende Probleme als Karten auf Ihrer Kanban-Tafel fest, damit Teammitglieder und Führungskräfte sie zur Priorität machen können, um sie ein für alle Mal zu lösen - eines der Ziele eines Kanban-Systems!
Arbeiten Sie an etwas, das nicht auf dem Brett steht?
Je mehr wir anfangen, desto weniger beenden wir. So einfach ist das. Deshalb brauchen wir WIP-Limits - damit wir uns auf die Arbeit konzentrieren können und nicht jonglieren müssen. Wenn wir jedoch nicht alles, woran wir arbeiten, visualisieren, können wir unseren WIP nicht effektiv kontrollieren. Kanban und WIP-Limits sind nur so effektiv, wie wir sie zulassen. Um unsere Arbeit zu bewältigen, müssen wir sie visualisieren - alle von ihr.
Für viele bietet Kanban die Struktur und die Transparenz, die sie brauchen, um auf Kurs zu bleiben und schneller als je zuvor zu liefern. Sie sind also motiviert, alles zu visualisieren und können nicht verstehen, warum jemand anderes das nicht auch tun möchte.
Für andere kann es eine Herausforderung sein, sich an ein System mit so viel Transparenz zu gewöhnen, wenn sie daran gewöhnt sind, die Dinge "auf ihre Weise" zu erledigen. Es könnte ihnen unangenehm sein, Ineffizienzen in ihren Prozessen aufzudecken, Probleme zu diskutieren oder Leistungskennzahlen im Team zu überprüfen, und so verheimlichen sie ihre Arbeit vor dem Vorstand.
Erinnern Sie sich: Optimieren Sie das Ganze
Es ist wichtig zu wissen, dass ein Schlüsselkonzept von Kanban darin besteht, dass das Team die Verantwortung für die Arbeit, den Prozess und alle auftretenden Probleme übernimmt. Ineffiziente Prozesse oder unzureichende Leistungskennzahlen sollten als Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung betrachtet werden, die es dem gesamten Team ermöglichen, schneller mehr Wert zu schaffen. Manager sollten sich genau überlegen, wie Teams und Einzelpersonen gemessen werden, um sicherzustellen, dass sie Anreize für die richtigen Verhaltensweisen schaffen. Lesen Sie mehr über metrikorientiertes Coaching in diesem Artikel.
Wenn einem Teammitglied eine bestimmte Karte zugewiesen wird, denkt der Rest des Teams leicht, dass es nicht mehr seine Angelegenheit ist, aber wir müssen uns daran erinnern, dass Teams geschaffen werden, damit die Mitglieder zusammenarbeiten können, um gemeinsame Ziele zu erreichen - idealerweise nachhaltig und schnell. Ein tägliches Kanban-Standup erinnert alle Teammitglieder immer wieder daran, dass sie nach wie vor die kollektive Verantwortung für alle Verpflichtungen des Teams tragen und dass es wichtig ist, dass sie wissen, was zugesagt wurde, was in Arbeit ist und was auf Hindernisse gestoßen ist.
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
