Comment Kanban permet la rapidité
Un thème commun sur les lieux de travail aujourd'hui semble être "la folie est la nouvelle normalité". Malheureusement, la plupart des équipes et des organisations ne s'épanouissent pas dans le chaos - elles ont besoin d'aide pour créer un rythme rapide et durable de livraison de produits et de services de qualité. Les principes et les outils Lean, comme Kanban, aident les organisations à atteindre cet objectif en se concentrant en permanence sur l'optimisation du flux de valeur depuis l'idéation jusqu'à la livraison au client. L'un des moyens de garder cet objectif à l'esprit est de tenir votre standup Kanban quotidien. Essayez de poser ces trois questions lors de votre prochain standup Kanban pour que la vitesse reste une priorité pour votre équipe.
3 Questions à poser pendant le standup pour faire de la rapidité une priorité
Quel travail n'a pas été déplacé ou mis à jour comme prévu ?
Notre première tendance, lorsque le travail est "bloqué", est de le mettre de côté et de trouver autre chose à faire. Nous faisons cela afin de nous sentir productifs.
Mais en ajoutant plus de travail dans le système sans en achever aucun, nous étirons notre concentration, notre énergie et notre temps, ce qui inhibe davantage notre capacité à faire passer le travail à la ligne d'arrivée. Plus de travail inachevé dans le système signifie plus de changements de contexte, plus de détails à régler, plus de réunions d'état et, finalement, plus de gaspillage, ce qui ralentit notre vitesse de livraison.
C'est pourquoi il est important d'identifier systématiquement les travaux périmés sur nos tableaux et de s'efforcer de les remettre en mouvement. Vous pouvez utiliser les filtres de tableau dans Planview AgilePlace pour mettre en évidence les cartes qui n'ont pas été déplacées et/ou mises à jour depuis un certain temps. L'identification de ces éléments de travail périmés vous permet de résoudre les problèmes qui bloquent leur progression afin qu'ils puissent progresser vers leur achèvement, au lieu de les laisser s'accumuler.
Qu'est-ce qui vous empêche de terminer votre travail ?
Il est important que les membres de l'équipe expliquent pourquoi leur progression est bloquée afin que l'équipe puisse travailler ensemble pour la faire repartir.
Certains problèmes sont simples et ne nécessitent qu'un peu de communication. Par exemple, les experts en la matière (PME) peuvent souvent débloquer le travail en quelques secondes en partageant un élément de connaissance clé. D'autres situations nécessitent un peu de coordination. Par exemple, les cartes se retrouvent souvent bloquées dans des états de rétroaction. Dans ce cas, les membres de l'équipe peuvent profiter de la réunion de mise en place pour demander des volontaires qui peuvent s'engager à fournir le feedback nécessaire pour faire avancer le travail.
Étant donné que chaque équipe est régulièrement confrontée à des blocages et à d'autres obstacles au flux, il est logique de prévoir une discussion ou une résolution de problèmes après la réunion. Certaines équipes fixent 30 minutes pour leur réunion de démarrage : 15 minutes pour le standup et 15 minutes pour les discussions de suivi avec seulement ceux qui doivent être présents.
Saisissez les problèmes récurrents sous forme de cartes sur votre tableau Kanban afin que les membres de l'équipe et la direction puissent en faire une priorité pour les résoudre une fois pour toutes - l'un des objectifs d'un système Kanban !
Faites-vous un travail qui n'est pas reflété sur le tableau ?
Plus on commence, moins on finit. C'est aussi simple que cela. C'est pourquoi nous avons besoin de limites d'encours - pour que nous puissions rester concentrés sur la livraison - et non sur le jonglage - du travail. Cependant, si nous ne visualisons pas tout ce sur quoi nous travaillons, nous ne pouvons pas contrôler efficacement notre WIP. Le Kanban et les limites du WIP ne sont efficaces que dans la mesure où nous les laissons faire. Pour gérer notre travail, nous devons le visualiser - tout de celui-ci.
Pour beaucoup, Kanban peut fournir la structure et la visibilité dont ils ont besoin pour rester sur la bonne voie et livrer plus rapidement que jamais - ils sont donc motivés pour tout visualiser et ne peuvent pas comprendre pourquoi quelqu'un d'autre ne voudrait pas faire de même.
Pour d'autres, s'adapter à un système avec autant de transparence peut être un défi, s'ils ont l'habitude de faire les choses "à leur façon". Ils peuvent être mal à l'aise à l'idée d'exposer les inefficacités de leurs processus, de discuter des problèmes ou d'examiner les mesures de performance en équipe et, par conséquent, ils cachent le travail au conseil.
Rappelez-vous : Optimisez l'ensemble
Il est important de noter qu'un concept clé de Kanban est que l'équipe est propriétaire du travail, du processus et de tous les problèmes qui surviennent. Les inefficacités des processus ou les mesures de performance en difficulté doivent être considérées comme des opportunités d'amélioration continue qui peuvent permettre à toute l'équipe de fournir plus de valeur plus rapidement. Les managers doivent examiner attentivement la manière dont les équipes et les individus sont mesurés pour s'assurer qu'ils encouragent les bons comportements. Pour en savoir plus sur le coaching basé sur les métriques , lisez cet article.
Lorsqu'un membre de l'équipe est affecté à une carte particulière, il est facile pour le reste de l'équipe de penser qu'elle ne les concerne plus, mais nous devons nous rappeler que les équipes sont créées pour que leurs membres puissent travailler ensemble afin d'atteindre des objectifs communs - idéalement de manière durable et rapide. Un standup Kanban quotidien permet de rappeler fréquemment à tous les membres de l'équipe qu'ils ont toujours la propriété collective de tous les engagements de l'équipe et qu'il est important pour eux de comprendre ce qui a été engagé, ce qui est en cours et ce qui a rencontré des obstacles.
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