Das kann selbst den besten Projektmanagern passieren. In einem Moment läuft noch alles glatt, die Lieferungen kommen pünktlich und das Budget wird eingehalten, und dann kracht es sprichwörtlich gewaltig. Es kommt zu Meinungsverschiedenheiten, Auftragnehmer werden vermisst, Fristen werden nicht eingehalten und die Beteiligten sind alles andere als erfreut über die Entwicklung der Dinge.
Zu wissen, wie man Probleme löst, kann an sich schon schwierig genug sein, wenn man dies auch noch Sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt kann sogar noch härter sein. Damit Sie sich ein Bild davon machen können, welche Art von Problemen mitten im Projekt auftreten können und wie man sie lösen kann, haben wir uns entschlossen, einige häufige Probleme näher zu betrachten.
- Verlust von Teammitgliedern aus dem Projekt
Mitarbeiter kommen und gehen als Teil des normalen Geschäftsablaufs. Dies kann jedoch während des Lebenszyklus eines Projekts zu großen Problemen führen, da sich die Rollen im Team oft überschneiden und ergänzen, so dass der Verlust eines Teils des Puzzles das gesamte Bild ruiniert.
Die Lösung: Die Problemlösungstechniken, die Sie anwenden können, um mit einer Lücke in Ihrem Team umzugehen, hängen von der jeweiligen Situation ab. Einstellung oder Einberufung eines neuen Mitglieds kann zeitaufwendig oder teuer sein, ist aber oft eine Notwendigkeit. Je nach Projektphase kann es auch möglich sein, den Umfang des Projekts leicht zu ändern oder die Fristen zu verlängern und die Aufgaben unter den verbleibenden Teammitgliedern neu aufzuteilen. Auch die Zeit, die benötigt wird, um Mitarbeiter "hochzufahren", ist ein zu berücksichtigender Faktor, insbesondere wenn sie sich in ein bestehendes Projekt oder eine Initiative einarbeiten müssen. Wenn die laufenden Projekte in einem kollaborativen System laufen, das die damit verbundenen Diskussionen, Dokumente und Pläne aufzeichnet, kann das Hinzufügen neuer Mitglieder viel weniger schmerzhaft sein und die Anlaufzeiten können erheblich verkürzt werden.
- Außer Kontrolle geratene Kosten
Die Verwaltung des Budgets ist zwar nicht die Hauptaufgabe eines Projektmanagers, aber es ist sicherlich notwendig, es im Laufe eines Projekts im Auge zu behalten. Erhebliche Überschreitungen führen dazu, dass das Projekt als gescheitert betrachtet wird, ganz gleich, was sonst noch erreicht wird, und wenn dies bereits in der Mitte des Projekts offensichtlich ist, müssen Sie schnell einige Anpassungen vornehmen.
Lösung: Einer der die offensichtlichsten Problemlösungstechniken in dieser Situation ist, sich mit Ihrem Finanzteam zusammenzusetzen und zu sehen, wohin das Geld genau fließt. Ein Durchlauf der täglichen, wöchentlichen und monatlichen Ausgaben sollte zeigen, wo die Überschreitungen auftreten, woraufhin harte Entscheidungen über die zu kürzenden Ausgaben getroffen werden müssen.
- Der Projektumfang wird geändert
Wenn ein Projekt erst einmal in vollem Gange ist, ist es durchaus üblich, dass andere auf den Zug aufspringen und versuchen, einen Teil des Budgets zu bekommen oder die geschaffenen Effizienzgewinne für sich zu nutzen. Dies kann harmlos sein, zum Beispiel eine Investition in erweiterte Cloud-Speicherkapazität kann im gesamten Unternehmen verwendet werden, ohne Ihr Projekt zu beeinträchtigen, kann aber auch Probleme verursachen. Der Grund dafür ist, dass Ihr Projektumfang leicht aus dem Ruder laufen kann.
Lösung: Es ist eine wichtige Aufgabe für jeden Projektmanager, Probleme im Zusammenhang mit dem Projektumfang zu lösen und dafür zu sorgen, dass sich Ihr Team genau auf die Ziele konzentriert, die ihm vorgegeben wurden. Erinnern Sie Ihr Team und sich selbst bei Teambesprechungen und in regelmäßigen Abständen an die kurz-, mittel- und langfristigen Ziele Ihres Projekts und stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt auf dem gleichen Stand bleibt. Wenn Sie im Vorfeld einen vollständigen Überblick über die Ressourcenauslastung und -verfügbarkeit haben, werden Sie später viel weniger Kopfschmerzen (oder Zugkatastrophen!) haben. Bei Ad-hoc-Änderungen muss sein Sie sind dann mit einem Ansatz vorbereitet, der sich an die Projektlast und die Fähigkeiten Ihres Teams anpassen lässt.
Wie ein guter Pilot, der weiß, was in Notfällen zu tun ist, muss ein guter PM über eine Reihe von Problemlösungstechniken verfügen, wenn mitten im Projekt unvorhergesehene Umstände eintreten. Es gibt kein Problem ohne Lösung. Wenn Sie sich also fragen, wie Sie Probleme in der Mitte des Prozesses lösen können, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Meinungen einzuholen oder über den Tellerrand zu schauen, denn die Antwort ist da draußen.
