Cela peut arriver même au meilleur des chefs de projet. Un moment, tout se passe comme sur des roulettes, les livrables arrivent à temps et tout se passe bien dans le budget, puis tout s'écroule. Des désaccords éclatent, des entrepreneurs disparaissent, les délais ne sont pas respectés et les parties prenantes sont loin d'être satisfaites de la tournure des événements.
Savoir comment résoudre des problèmes peut être assez difficile en soi, alors devoir le faire tout en s'assurer que le projet reste sur la bonne voie peut être encore plus difficile. Pour vous aider à vous faire une idée du type de problèmes qui peuvent survenir au milieu d'un projet et de la manière dont ils peuvent être traités, nous avons décidé d'examiner de plus près certains problèmes courants.
- Perdre des membres de l'équipe du projet
Les employés vont et viennent dans le cadre du processus normal des affaires. Cela peut toutefois causer des problèmes majeurs pendant le cycle de vie d'un projet, car les rôles de l'équipe peuvent souvent se chevaucher et être complémentaires, de sorte que la perte d'une pièce du puzzle ruine l'ensemble de l'image.
SOLUTION: Les techniques de résolution de problèmes que vous pouvez utiliser pour faire face à un vide dans votre équipe dépendront de la situation. Embauche ou recrutement d'un nouveau membre peut prendre du temps ou coûter cher, mais est souvent une nécessité. En fonction du stade du projet, il peut également être possible de modifier légèrement la portée du projet ou de chercher à prolonger les délais, puis de redistribuer les tâches entre les membres restants de l'équipe. Le temps nécessaire à la "montée en puissance" des employés est également un facteur à prendre en compte, surtout s'ils doivent se lancer dans un projet ou une initiative existante. Si les projets en cours sont sur un système collaboratif qui conserve un enregistrement continu des discussions, documents et plans connexes, l'ajout de nouveaux membres peut être beaucoup moins pénible et les temps de rampe peuvent être considérablement accélérés.
- Des coûts qui échappent à tout contrôle
Si la gestion du budget n'est peut-être pas la responsabilité première d'un chef de projet, il est certainement nécessaire de garder un œil dessus au cours d'un projet. Des dépassements importants conduiront à ce que le projet soit considéré comme un échec, quelles que soient les autres réalisations. Si cela est déjà évident au milieu du projet, vous devrez rapidement procéder à des ajustements.
Solution : L'un des les techniques de résolution de problèmes les plus évidentes dans cette situation est de vous asseoir avec votre équipe financière et de voir où va exactement l'argent. Un examen des dépenses quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles devrait permettre d'identifier où se situent les dépassements, après quoi des décisions difficiles devront être prises sur les dépenses à réduire.
- Modification de la portée du projet
Une fois qu'un projet est en plein essor, il est assez courant que d'autres personnes sautent dans le train en marche pour essayer d'obtenir une partie du budget ou pour utiliser les gains d'efficacité créés pour eux-mêmes. Cela peut être bénin, par exemple un investissement en capacité de stockage en nuage élargie peut être utilisé dans toute l'organisation sans affecter votre projet, mais il peut aussi créer des problèmes. En effet, la portée de votre projet peut facilement être détournée.
Solution : Savoir résoudre les problèmes liés à la portée du projet et faire en sorte que votre équipe se concentre sur les objectifs exacts qui lui ont été fixés est une responsabilité importante pour tout GP. Lors des réunions d'équipe et à intervalles réguliers, rappelez à votre équipe et à vous-même quels sont les objectifs à court, moyen et long terme de votre projet et assurez-vous que votre projet reste aligné. De plus, le fait d'avoir une vue complète de la charge et de la disponibilité des ressources dès le départ - et en cours de route - vous évitera bien des maux de tête (ou des accidents de train !) par la suite. Si des changements ad-hoc doit être fait que vous êtes alors préparé avec une approche qui peut s'adapter à la charge de projet et aux compétences de votre équipe.
Comme un bon pilote sachant quoi faire en cas d'urgence, un bon GP doit disposer d'un éventail de techniques de résolution de problèmes lorsque des circonstances imprévues surviennent au milieu d'un projet. Il n'y a pas de problème sans solution. Donc, si vous vous demandez comment résoudre les problèmes à mi-chemin, prenez le temps de rassembler des opinions ou de sortir des sentiers battus, comme la réponse est là.
