En av de saker som gör projektledning så intressant är att ingen någonsin kan säga att de har alla svaren. Projektledningsmetoder och -strategier utvärderas, revideras och förbättras ständigt, och framgångsrika projektledare prioriterar att hålla sig informerade om den senaste utvecklingen inom sitt område.
Under de senaste åren har projektledningen varit skådeplatsen för en växande debatt om två fundamentalt olika tillvägagångssätt för att definiera och tilldela projektuppgifter: top-down-metoden kontra bottom-up-metoden. Här tar vi en snabb titt på fördelarna och begränsningarna med varje strategi.
Projektförvaltning uppifrån och ner
Top-down-metoden är den mer traditionella av de två projektledningsmetoderna. I en top-down-strategi ska alla viktiga beslut fattas av projektledaren eller av högre chefer i organisationen. När ett projekt styrs uppifrån och ner, färdigställs arbetsfördelningsstrukturen och projektplanen vanligen av projektledaren ensam, varefter gruppmedlemmarna får veta vilka uppgifter de ska utföra och när de ska vara klara med sina uppgifter.
För- och nackdelar med ett toppstyrt tillvägagångssätt
Det är fortfarande mycket vanligt med toppstyrd projektledning, och den lämpar sig väl för projekt där det finns få okända uppgifter och få unika utmaningar som måste mötas. Fördelarna är bland annat:
- Enkel planeringsfas eftersom beslutsfattandet är centraliserat.
- Förväntningarna är enhetliga samtidigt som roller och ansvarsområden är tydliga.
Många organisationer har dock börjat upptäcka att den toppstyrda metoden har sina begränsningar i vissa moderna projekt. Möjliga nackdelar kan vara:
- Demoraliserande och demotiverande teamkultur där medlemmarna har liten kontroll över sitt ansvar och sina metoder.
- Risk för överraskningar och problem på vägen på grund av skillnader mellan ledarnas förväntningar och gruppmedlemmarnas kapacitet.
Den nedifrån och upp-strategin
Bottom-up projektledning blir snabbt allt populärare, särskilt inom branscher där projekten tenderar att innebära nya utmaningar som kräver innovativa lösningar.
I bottom-up-modellen bestäms projektmål fortfarande av organisationsledningen, men de gruppmedlemmar som ska utföra arbetet ombeds att bidra till hur projektmålen ska uppnås. Uppgiftslistor och projekttidtabeller färdigställs vanligtvis inte förrän projektgruppens medlemmar har lämnat sina synpunkter, vilket ofta resulterar i mer realistiska tidsplaner och färre överraskningar på vägen.
För- och nackdelar med bottom-up-metoden
Företag som använder sig av bottom-up-strategier för projekt får ofta följande positiva resultat:
- Högre engagemang hos medarbetarna, vilket kan förbättra moralen och ansvarstagandet.
- Lägre risk för överraskningar och problem senare eftersom man redan från början tar hänsyn till de anställdas kapacitet.
Men bottom-up-metoden har också sina nackdelar och passar inte för alla projekt eller team. Till exempel kan de inledande projektfaserna ta betydligt längre tid, eftersom projektledarna måste införliva ett stort antal intressenters synpunkter i projektplanen.
Uppifrån och ner kontra nedifrån och upp: Att välja en riktning
Få organisationer kommer troligen att fatta ett formellt beslut om att anta antingen top-down- eller bottom-up-metoden för varje projekt. I stället söker allt fler företag efter sätt att införliva vissa delar av bottom-up-filosofin i sina nuvarande projektledningsmetoder. Även företag i branscher där projekten vanligtvis är upprepbara och förutsägbara kan förbättra arbetsmoralen genom att låta teammedlemmarna delta i projektplaneringsprocessen.
Organisationer i branscher som utvecklas snabbt, t.ex. mjukvaru- och teknikbranscher, har ännu större incitament att övergå till bottom-up-projektledning för att få maximal nytta av de anställdas expertis och kreativitet. Faktum är att många företag och team inspireras av agila projekt genom att göra sina beslutsprocesser mer decentraliserade.
Clarizens mycket flexibla projektledningslösningar kan hjälpa dig att hitta rätt projektledningsmetod för din organisation. Oavsett om du föredrar en bottom-up- eller top-down-strategi ska du se till att undvika de största överraskningarna inom projektledning som kommer att spränga din projektbudget.
