Projektledare är viktiga för att en organisation ska kunna uppnå sina mål på ett konsekvent sätt. De ser till att projekten håller sig på rätt spår och inom budgeten samtidigt som de håller fastställda tidsfrister. Förutom de kunskaper i personalledning som krävs för att få ut det mesta av sitt team är en nyckel till PM:s effektivitet att skapa och följa en utmärkt projektplan.
Eftersom de är en så värdefull del av varje projekt är det normalt att man vill skapa en så perfekt skiss som möjligt, en skiss som kan användas för att effektivt uppmuntra och bedöma projektets framgång. Komponenterna i en projektplan är oerhört viktiga, men det fina är att de lätt kan kopieras i alla olika projekt som du tar dig an.
Även om vissa kanske säger att projektplaner lätt kan bli inaktuella och ständigt behöver ändras, kan man med flexibiliteten i molnbaserad programvara för projekthantering kan du enkelt uppdatera och dela med dig av eventuella ändringar. På så sätt kan du snabbt ändra resurserna och undvika eventuella förseningar och vägspärrar när du ser att de dyker upp.
Här ska vi titta på hur du planerar det perfekta projektet.
Klargör dina mål
Även om de enskilda komponenterna i en projektplan är nödvändiga, är det viktigt att fastställa och kommunicera de övergripande målen för projektet för att lyckas. Utan en destination riskerar resan att hamna på fel spår. Du kan använda ett system som SMART-mål för att sätta upp dina mål. Detta innebär att dina mål är:
- Specifik
- Mätbar
- Uppnåeligt
- Relevant
- Tidsbegränsad
Kvantifiera de nödvändiga resurserna.
Ett av projektledarens viktigaste ansvarsområden är att se till att ett projekt får de resurser det behöver, när det behöver dem, så att uppgifterna kan slutföras. Att mäta och tilldela resurser kan ofta vara en känslig balansgång mellan att se till att teamet har vad det behöver och att hålla sig inom budgeten. En bra projektplan ger dig den makrovy du behöver för att få en tydlig inblick i var du bäst ska använda de resurser du har till ditt förfogande.
Fastställa effektiva milstolpar
Milstolpar är inte bara mål för ditt team att sträva efter, de ger också tydliga bevis på projektets framsteg för alla intressenter. Alla milstolpar är inte lika viktiga Vissa är dock mer effektiva än andra. Om du identifierar vilka som ska användas i din projektplan, t.ex. konvergenspunkter för uppgiftsflöden eller signeringspunkter, kan du ge ditt team ett fokus och ge andra intressenter framgångsindikatorer.
Redogöra för rapporteringsprocesser.
Med framsteg inom projektplanering programvaraDet är inte längre nödvändigt att begära ständiga uppdateringar om varje arbetsområde eller resultat. Dessa aktivitetsfält kan ändras av teammedlemmarna själva och användas för att tillhandahålla rapporter i realtid och ge dig en tydlig överblick över hur projektet fortskrider. Därför är en av de viktigaste komponenterna i en projektplan att beskriva exakt hur denna process kommer att fungera och vem som är ansvarig för att uppdatera informationen. Utan en effektiv rutin för lägesrapportering kommer du i praktiken att leda ditt projekt i mörkret och kan vara omedveten om risker som lätt kan undvikas.
Att planera det perfekta projektet kan tyckas vara en extremt svår uppgift i sig själv, men genom att identifiera de viktigaste komponenterna som behövs kommer du att gå en lång väg mot framgång. Försök att finslipa de komponenter du använder så att du för varje projekt du tar dig an vet exakt vad du behöver göra för att din plan ska bli så effektiv som möjligt och lätt att överföra från projekt till projekt.
