Varför projektets omfattning är så viktigt

En del av att vara en framgångsrik projektledare innebär att förstå exakt vad som behövs för att uppnå målen i ett projekt och att kartlägga hur man ska nå dit. För varje projekt, oavsett storlek eller komplexitet, är det projektledarens ansvar att se till att det håller sig på rätt spår hela tiden. Det enklaste sättet att göra det är att definiera projektets omfattning.

Vad är en projektomfattning?

Utvecklingen av projektets omfattning är den inledande fasen i projektplaneringsprocessen . Det handlar vanligtvis om att upprätta en förteckning över allt som behövs för att skapa ramverket för projektet. Detta kan omfatta:

• Project goals
• Deliverables
• Funktioner
• Funktioner
• Tasks
• Tidsfrister
• Kostnader

Uttalandet av vad projektmålen är, vad de förväntas producera, eventuella begränsningar, beroenden och antaganden är alla faktorer som utgör betydelsen av projektets omfattning. När projektet väl har godkänts är förvaltningen av omfattningen det första steget i planeringen av projektets framgång.

Förvaltning av projektets omfattning

Omfattningshantering säkerställer att projektets omfattning definieras och kartläggs korrekt och gör det möjligt för projektledare att fördela rätt arbetskraft och de kostnader som krävs för att slutföra projektet. Det handlar i första hand om vad som ingår och vad som inte ingår i tillämpningsområdet. De tre processer som ingår i projektets omfattning är:

• Planering: Detta innefattar att samla in och definiera det arbete som ska utföras.
• Kontroll: Detta steg fokuserar på scope creep, dokumentation, spårning och godkännande/avslag av ändringar.
• Avslutning: Detta innefattar en revision av projektets resultat och en bedömning av resultaten av den ursprungliga planen.

En annan kritisk komponent för scope management är att definiera omfattningen i ett uttalande. När processerna är kända måste ett dokument upprättas för att avgränsa projektet.

Räckviddsförklaring

Att skapa ett exakt dokument som beskriver mål, tidsfrister och relationer som formar projektet kallas för scope statement. Genom att inkludera specifika element i detta dokument kan du bygga upp en effektiv omfattning som minimerar risken för ändringsorder och störningar, samtidigt som du håller budgeten. Följande är några av de viktigaste punkterna i en redogörelse för räckvidden:

Affärsanalys- Varför projektet behövs och vilka fördelar som förväntas uppnås.

Projektbeskrivning- En översikt över projektets slutresultat.

Framgångskriterier- De viktigaste komponenterna som utgör ett framgångsrikt projekt enligt vad som överenskommits i förväg med kunderna och intressenterna.

Begränsningar- Eventuella resurs- eller teknikrelaterade problem som kan begränsa projektet.

Antaganden- Eventuella antaganden som har gjorts och som kommer att påverka slutresultatet.

När en projektledare har definierat dessa faktorer inom ramen för ett projekt blir omfattningen mycket lättare att hantera. Att hålla koll på projektets omfattning är avgörande för att lyckas och att tappa kontrollen är ett av de största misstagen som en projektledare kan göra på ett jobb.

Varför är projektets omfattning viktig?

Att hantera kunders och intressenters förväntningar kan vara en av de svåraste uppgifterna för en projektledare. Med en tydlig omfattning hjälper det alla att hålla sig på samma sida under hela projektets livscykel. En väldefinierad omfattning kan hjälpa till att undvika vanliga problem som:

• Krav som ständigt förändras
• Krav som behöver omprövas mitt i projektet
• Slutresultatet är inte vad kunden förväntade sig.
• Överskridande av budgeten
• Projektet ligger långt efter tidsplanen

En effektiv hantering av omfattningen kan bidra till att undvika vissa av dessa problem genom att tydligt definiera och kommunicera omfattningen till alla parter som är involverade i projektet. Projektets omfattning hjälper till att skilja ut vad som ingår och inte ingår i projektet och kontrollerar vad som tillåts eller tas bort när projektet genomförs. Genom scope management fastställs kontrollfaktorer som kan användas för att hantera element som resulterar i förändringar under projektets livscykel.

Projektets omfattning är avgörande eftersom projektledare utan den inte skulle ha någon aning om vilken tid, kostnad eller arbetskraft som ingår i ett projekt. Den utgör grunden för alla beslut som en projektledare fattar i ett jobb, och när den behöver förändras är det viktigt att kommunicera på rätt sätt för att säkerställa framgång i alla led.