Ett arbetspaket är ett viktigt begrepp inom projektledning - men också ett begrepp som ofta missförstås. Den här informativa och lättlästa artikeln behandlar grunderna för vad ett arbetspaket är och hur man använder det för att förbättra projektplanering, schemaläggning, prestanda och resultat.
Du kanske har sett termen dyka upp ofta, särskilt när det gäller tala om en arbetsfördelningsstruktur (Work Breakdown Structure, WBS)och undrade vad ett arbetspaket egentligen är? Ett arbetspaket är en samling liknande uppgifter som samlas ihop för att skapa ett slags miniprojekt inom ett projekt. Det som definierar ett arbetspaket är att de berörda arbetsuppgifterna har ett inbördes samband, eftersom de måste ha element som förbinder dem.
Ett arbetspaket bestäms i allmänhet på grund av följande egenskaper som de har gemensamt:
- Typ av arbete (t.ex. marknadsföring, programmering etc.)
- Resultat av uppgifterna
- Geografisk plats där arbetsuppgifterna utförs
- Tidpunkt för när uppgifterna ska vara slutförda
- Teknik eller material som kommer att användas
- Ansvariga gruppledare
- Särskilda intressenter
Genom att sammanföra relaterade uppgifter blir ett arbetspaket lättare att förstå för den ansvariga projektgruppen. Gruppmedlemmarna kan se sambandet mellan olika uppgiftsområden och fokusera på dem som gäller dem. Som en del av en arbetsfördelningsplan ger arbetspaket en högre grad av tydlighet eftersom varje block av sammanhängande uppgifter lätt kan visualiseras.
För att skilja ett arbetspaket från ett egentligt projekt måste man titta på resultaten. Varje arbetspaket är alltid bara en del av något större, så dess resultat kommer att vara direkt relaterade till främjandet av målen för det övergripande projektet. Låt oss ta ett exempel: Om du lägger till en ny funktion till en teknisk produkt, som till exempel en bra programvara för projekthanteringDet kan finnas flera arbetspaket som rör dess utveckling, t.ex:
- Design
- Development
- Testing
- Integration
- Lansering
Inom var och en av dessa kommer det att finnas ett stort antal olika uppgifter, men genom att ordna relaterade uppgifter tillsammans blir det lättare att kommunicera med ansvariga team och sätta upp milstolpar och tidsfrister för att få en bättre uppfattning om projektets kritiska väg.
Genom att använda arbetspaket på ett effektivt sätt kan ditt team inte fastna i information eller i e-postmeddelanden som inte har någon betydelse för deras avdelning. De ger också en enkel referenspunkt för att beskriva en mängd olika mätvärden inom projektet, t.ex:
- Budget : Att veta hur mycket pengar som avsätts för varje område och hur väl det efterlevs.
- Tidsfrister : Hur väl de efterlevs och om vissa områden orsakar fler förseningar än andra.
- Risker: Vad man måste vara uppmärksam på, var och hur sannolikt det är att problem uppstår.
- Prioritet: Betydelsen av olika områden och vad som måste fokuseras på först.
- Intressenter: Att veta vem som behöver hållas informerad för olika uppgiftsområden.
För projektledare är det viktigt att använda arbetspaket på ett effektivt sätt, eftersom det gör det möjligt för dem att enkelt differentiera och delegera nödvändiga uppgifter. De ger också större synlighet för andra intressenter utanför projektgruppen, vilket gör det lättare att förklara budget- och tidslinjefrågor ur ett bredare perspektiv i stället för att behöva gå in på detaljer om specifika uppgifter. Den viktigaste fördelen är dock att det gör det möjligt att dela upp ett stort projekt i mer lätthanterliga delar så att varken du eller ditt team blir överväldigade av storleken på det projekt ni genomför.
