Structure de répartition du travail : Les bases & Meilleures pratiques

Une structure de répartition du travail (WBS) est un outil essentiel de gestion de projet qui est utilisé pour la planification, l'ordonnancement, le contrôle, la gestion des ressources, la gestion des risques et la communication. Cet article informatif et facile à lire explore les bases d'une structure de répartition du travail, et offre de précieuses meilleures pratiques WBS pour les gestionnaires de projet nouveaux et expérimentés.

Qu'est-ce qu'une structure de répartition du travail ?

Une structure de répartition du travail est une répartition hiérarchique de tous les produits de travail qui doivent être réalisés par les membres de l'équipe, afin qu'un projet atteigne ses différents produits livrables - et finalement, qu'il atteigne ses objectifs.

Principaux avantages d'une structure de répartition du travail

Permet d'éviter que le travail ne "passe à travers les mailles du filet".
Rationalise et simplifie l'élaboration du calendrier.
Identifie de manière proactive les risques pendant la phase de planification (par ex. des estimations de temps irréalistes).
Facilite l'estimation des coûts des projets et l'approvisionnement/allocation des ressources.
Permet aux membres de l'équipe de voir comment leur contribution a un impact sur l'ensemble du projet.
Améliore la communication entre l'équipe de projet et les parties prenantes externes.
Établit une référence visuelle et standard à laquelle on peut se référer tout au long du projet.

Le grand débat sur la gestion de projet WBS : Top-Down ou Bottom-Up ?

Un débat de longue date dans le paysage de la gestion de projet consiste à savoir s'il est plus sage d'adopter une approche descendante lors de la construction d'une structure de répartition du travail , ou s'il est plus judicieux d'adopter une approche ascendante . La première consiste à diviser les grandes tâches en petites tâches. Cette dernière implique exactement le contraire : identifier les petites tâches, puis les utiliser comme base pour identifier les tâches plus importantes.

Et donc, quelle approche les gestionnaires de projet devraient-ils adopter lors de la planification du projet ? La réponse peut surprendre : les deux ! Une planification de projet robuste devrait tirer parti d'une approche à la fois descendante et ascendante.

Par exemple, les chefs de projet et les autres parties prenantes concernées qui font partie de l'équipe de planification (par ex. PMO, cadres, etc.) doivent élaborer une vue d'ensemble de haut niveau des principales phases et étapes d'un projet, décomposer le projet en sous-projets plus petits, ajouter les livrables clés, puis établir des liens entre les sous-projets et les jalons.

À partir de là, les parties prenantes au niveau de l'exécution du projet doivent ajouter des détails spécifiques à la planification des tâches, tels que les délais. Ils peuvent également communiquer avec les dirigeants lorsque le travail requis ne peut être réalisé dans le délai proposé, et chercher des solutions pratiques. Par exemple, il peut être nécessaire de prolonger un délai, d'ajouter des ressources, d'augmenter le budget, etc.

Clarification d'une autre source de confusion concernant la WBS (Work Breakdown Structure)

Si l'objectif d'un OTP est d'accroître la clarté et de fournir une structure, il existe une source potentielle de confusion qui piège de nombreux nouveaux gestionnaires de projet (et de nombreux candidats à l'examen PMP !). Dans le contexte d'un OTP, le travail ne fait pas référence à une activité. Il s'agit plutôt des produits du travail qui résultent d'une activité. Par exemple, la SRT d'un projet de construction pourrait contenir "route d'accès" (qui est un produit de travail), mais ne pas contenir "verser de l'asphalte sur la route d'accès" (qui est l'une des activités requises pour achever la route d'accès).

D'une manière générale, un OTP ne devrait pas comporter de verbes, car comme nous l'avons vu plus haut, chaque élément d'un OTP est un produit de travail - et non une activité. C'est pourquoi l'élément WBS est "route d'accès" et non "construire une route d'accès".

Qu'est-ce qu'un lot de travail WBS ?

Pour comprendre les bases d'une structure de répartition du travail dans la gestion de projet, nous devons également mettre en lumière un lot de travaux. Un lot de travaux est le niveau le plus bas d'un OTP, et chacun est associé à un identifiant unique. Comme le note le Project Management Institute (PMI) dans son Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixième édition [2017]) :

Ces identifiants fournissent une structure pour la sommation hiérarchique des coûts, du calendrier et des informations sur les ressources et forment un code de comptes. Chaque lot de travaux fait partie d'un compte de contrôle. Un compte de contrôle est un point de contrôle de gestion où la portée, le budget et le calendrier sont intégrés et comparés à la valeur acquise pour la mesure de la performance. Un compte de contrôle possède deux ou plusieurs lots de travaux, bien que chaque lot de travaux soit associé à un seul compte de contrôle.

En un sens, chaque compte de contrôle dans une SRT peut être considéré comme un "mini-projet", avec son propre budget associé, ses produits de travail, ses ressources et ses jalons. Pour en revenir à notre exemple de projet de construction, la "route d'accès" pourrait être l'un des nombreux lots de travaux connexes qui font partie d'un compte de contrôle plus vaste appelé "build out".

Meilleures pratiques de la structure de répartition du travail

Assurez-vous que la SRT comprend 100% du travail défini par la portée du projet . Sinon, les livrables seront négligés, ou on aura supposé à tort qu'ils étaient terminés.
Comme nous l'avons vu précédemment, il est préférable d'utiliser des noms plutôt que des verbes lors de l'élaboration d'une SRT. Cela permet à chacun de rester conscient du fait qu'une SRT n'est pas un calendrier ou une liste de choses à faire. Il s'agit plutôt d'un cadre pour un projet.
Gardez les tâches exclusives et empêchez-les de se chevaucher. Dans la mesure du possible, essayez de ne pas dépasser 10 (et certains experts disent 5) niveaux dans un WBS.
Certains chefs de projet souscrivent à la "règle des 8/80", selon laquelle la durée de tout lot de travaux dans un OTP doit être au minimum de 8 heures et au maximum de 80 heures.
Essayez de limiter chaque paquet de travail spécifique à une seule période de rapport (par ex. hebdomadaire, mensuel, trimestriel, etc.) Si un lot de travaux nécessite plus d'une période de rapport, voyez alors s'il est pratique et faisable de le décomposer davantage.

Utiliser un logiciel de gestion de projet pour construire & Gérer un WBS

Il est également nécessaire d'utiliser un bon logiciel de gestion de projet et de portefeuille - PPM pour construire et gérer une structure de répartition du travail robuste, fiable et fonctionnelle. Les principales fonctionnalités de ce logiciel indispensable comprennent:

Accès sécurisé basé sur le cloud sur divers appareils (ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette, smartphone), afin que les membres de l'équipe interne et les parties prenantes externes puissent participer au processus de développement WBS indépendamment de l'endroit où ils se trouvent ou du moment où ils travaillent...
Calculs automatiques de l'état du calendrier qui analysent le pourcentage actuel d'achèvement réel d'un élément de travail par rapport au pourcentage d'achèvement prévu. Cela devrait supporter à la fois le hamac (éléments de travail qui ont des sous-tâches) et la feuille (éléments de travail qui n'ont pas de sous-tâches).
Indicateurs d'état des travaux en un coup d'œil (non actif/à risque/hors piste/en piste/chemin critique).

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Quelques derniers mots de sagesse sur la création d'une structure de répartition du travail dans la gestion de projet

Les nouveaux chefs de projet - et en fait, certains plus expérimentés aussi - peuvent se retrouver à construire un WBS qui commence par être simple et gérable, mais qui devient rapidement alambiqué et confus. Il n'existe pas de tactique ou de technique standard pour éviter cet écueil. Cependant, il y a quelques conseils judicieux donnés par CIO.com, "Une grande partie du succès de la gestion de projet est liée aux principes fondamentaux. Souvent, ces principes fondamentaux sont oubliés dans nos outils malins et sophistiqués. Keep It Simple, Stupid (KISS) et vous trouverez souvent un grand succès !"