Pour être un bon gestionnaire de projet, il faut comprendre exactement ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs d'un projet et déterminer comment y parvenir. Pour chaque projet, quelle que soit sa taille ou sa complexité, il incombe au chef de projet de s'assurer qu'il reste sur la bonne voie tout au long du projet. La façon la plus simple de le faire est de définir la portée du projet.
Qu'est-ce qu'une portée de projet ?
L'élaboration de la portée du projet est la phase initiale du processus de planification du projet . Il s'agit généralement de dresser une liste de tout ce qui est nécessaire pour créer le cadre du projet. Cela peut inclure :
- Les objectifs du projet
- Livrables
- Fonctionnalités
- Fonctions
- Tâches
- Dates limites
- Coûts
L'énoncé des objectifs du projet , ce qu'ils sont censés produire, les éventuelles limitations, dépendances et hypothèses, sont autant de facteurs qui forment l'importance de la portée du projet. Une fois le projet accepté, la gestion de la portée est la première étape de la planification de sa réussite.
Gestion de l'étendue du projet
La gestion de l'étendue garantit que l'étendue d'un projet est définie et cartographiée avec précision et permet aux chefs de projet d'allouer la main d'œuvre adéquate et les coûts nécessaires à la réalisation du projet. Il s'agit principalement de savoir ce qui fait et ne fait pas partie du champ d'application. Les trois processus impliqués dans la gestion de la portée du projet sont les suivants :
- Planification : . Il s'agit de saisir et de définir le travail qui doit être effectué.
- Contrôle : Cette étape se concentre sur la dérive de la portée, la documentation, le suivi et l'approbation/désapprobation des changements.
- Clôture : . Cela comprend un audit des livrables du projet et l'évaluation des résultats du plan initial.
Un autre élément essentiel de la gestion de la portée consiste à définir la portée dans une déclaration. Une fois les processus compris, il faut rédiger un document pour délimiter le projet.
Déclaration de portée
La création d'un document précis décrivant les objectifs, les échéances et les relations qui façonnent le projet s'appelle la déclaration de portée. L'inclusion d'éléments spécifiques dans ce document aidera à élaborer une déclaration de portée efficace qui minimisera le risque d'ordres de modification et de perturbations, tout en respectant le budget. Voici quelques incontournables de la déclaration de portée :
Cas d'affaires- Pourquoi le projet est nécessaire et quels avantages sont attendus.
Description du projet- Un aperçu du livrable final du projet.
Critères de réussite - Les éléments clés qui constitueront un projet réussi, comme convenu au préalable avec les clients et les parties prenantes.
Limitations- Tout problème lié aux ressources ou à la technologie qui pourrait limiter le projet.
Hypothèses- Toutes les hypothèses qui ont été faites et qui affecteront le résultat final.
Une fois qu'un chef de projet a défini ces facteurs dans le cadre d'un projet, la portée sera beaucoup plus facile à gérer. Rester au fait de la portée du projet est essentiel à sa réussite et perdre le fil est l'une des plus grandes erreurs qu'un chef de projet puisse commettre sur un chantier.
Pourquoi la portée du projet est-elle importante ?
Gérer les attentes des clients et des parties prenantes peut être l'une des tâches les plus difficiles auxquelles un chef de projet peut être confronté. Avec une portée distincte, cela aide tout le monde à rester sur la même page tout au long du cycle de vie du projet. Un champ d'application bien défini peut aider à éviter les problèmes courants tels que :
- Des exigences qui changent constamment
- Les exigences qui doivent être repensées au milieu du projet
- Le résultat final ne correspond pas aux attentes du client
- Le dépassement du budget
- Le projet a pris beaucoup de retard
Une gestion efficace de la portée peut aider à éviter certains de ces problèmes en définissant et en communiquant clairement la portée à toutes les parties impliquées dans le projet. La portée du projet permet de distinguer ce qui est et n'est pas impliqué dans le projet et de contrôler ce qui est autorisé ou supprimé lors de son exécution. La gestion de la portée établit des facteurs de contrôle, qui peuvent être utilisés pour traiter les éléments qui entraînent des changements pendant le cycle de vie du projet.
La portée du projet est essentielle car, sans elle, les gestionnaires de projet n'auraient aucune idée du temps, du coût ou de la main-d'œuvre impliqués dans un projet. Elle constitue la base de toutes les décisions qu'un chef de projet prendra sur un travail et lorsqu'elle doit être modifiée, une communication adéquate garantira le succès à chaque étape.
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