De plus en plus, la complexité est le nom du jeu dans la gestion de projet. Pour les organisations de services au niveau de l'entreprise, les défis viennent à la fois de l'intérieur et de l'extérieur de l'entreprise. Les projets particuliers comportent une complexité inhérente, tandis que la nature évolutive de la gestion de projet élargit continuellement les méthodologies, techniques et outils à la disposition des gestionnaires.
Alors, comment les chefs de projet peuvent-ils maintenir les projets sur la bonne voie tout en tenant les parties prenantes informées et en continuant à servir les clients ? Jetons un coup d'œil à certaines sources courantes de complexité d'entreprise et discutons de certaines solutions pour la gérer.
L'inattendu (attendu)
Le plus grand obstacle dans les projets aujourd'hui est le manque de visibilité et de prévisibilité. Sans une compréhension claire des risques et des revers potentiels qui vous attendent, il est difficile de prendre des décisions éclairées sur la manière d'agir pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Il est important pour les GP de reconnaître qu'une certaine imprévisibilité est inévitable. Bien que gestion des risques et gestion des ressources soient conçus pour atténuer les problèmes du mieux possible - et vous devriez utiliser les meilleures pratiques dans ces deux domaines - ces approches ne permettent pas de prédire l'avenir.
La meilleure façon de gérer l'incertitude est de l'embrasser dès le début. Lorsque vous définissez les attentes avec les parties prenantes, soyez aussi clair que possible sur les domaines où l'inattendu pourrait survenir. Reconnaissez et communiquez sur les limites de l'équipe ou du projet, et intégrez la flexibilité dans vos processus.
La méthodologie est importante
La gestion de projet est un domaine en pleine expansion avec un certain nombre de méthodologies qui continuent à être affinées. Parmi les méthodologies courantes , on peut citer :
- Waterfall - Méthode de gestion de projet la plus ancienne, l'approche en cascade consiste en une séquence unique de tâches dont chacune dépend de l'étape précédente. La gestion en cascade fonctionne bien pour les projets dont les étapes, les exigences et les solutions sont familières.
- Agile - Contrairement à la méthode de la cascade, la gestion agile achève les projets en "sprints" ou cycles de projet, produisant un petit sous-ensemble de livrables dans chaque cycle. Cela peut favoriser une plus grande flexibilité, permettant à l'équipe de faire des ajustements en cours de projet.
- Chemin critique et Critical Chain - Ces deux méthodologies connexes se concentrent sur l'ensemble ou la séquence des tâches les plus essentielles à l'achèvement du projet dans les délais.
- Lean - Cette méthodologie basée sur les processus se concentre sur la réduction des déchets et l'amélioration de l'efficacité.
Comme chaque méthodologie a ses forces, ses faiblesses et ses priorités, il n'est pas rare qu'une entreprise utilise différentes méthodologies pour différents projets - ou même pour un seul projet - en fonction du thème du projet, de sa portée, des besoins des parties prenantes, des ressources et de l'expérience du gestionnaire. Naviguer entre les méthodologies peut créer de vastes défis opérationnels pour les GP et les équipes de projet.
Pour en savoir plus sur la façon de naviguer dans chaque méthodologie, lisez notre blog sur Comment gérer plusieurs méthodologies de gestion de projet.
La décentralisation ajoute de la complexité
Une gestion de projet réussie dépend d'une collaboration efficace. Les membres de l'équipe doivent être capables de communiquer entre eux, avec les parties prenantes et/ou avec les consultants. Des effectifs distribués ou éloignés peuvent éroder cette collaboration, créant de la confusion et finalement des retards dans les projets. Mais la solution ne consiste pas nécessairement à abolir les effectifs distribués, non plus. Au lieu de cela, les organisations peuvent adopter des outils de gestion de projet qui facilitent la collaboration, l'adaptabilité et l'efficacité.
Suivi du projet et feedback
Même lorsque toute votre équipe est réunie au même endroit, le suivi de l'avancement du projet et le retour d'information peuvent être difficiles dans le climat complexe de la gestion de projet d'aujourd'hui. Les entreprises doivent créer des processus d'intégration des sous-systèmes tout au long du cycle de vie du projet. Le choix judicieux des méthodologies peut y contribuer, de même que l'utilisation de la technologie pour faciliter le suivi du flux de travail.
De même, les entreprises doivent intégrer la collecte et la mise en œuvre du retour d'information dans leurs processus - sinon, les leçons tirées des échecs précédents seront perdues.
Combattre la complexité avec de bons outils
Bien qu'aucun outil ne puisse vous aider à prédire l'avenir ou à rembobiner le temps, les logiciels peuvent vous aider à affronter les tempêtes en normalisant les processus et en augmentant la collaboration. Un logiciel de gestion de projet tel que Planview AdaptiveWork est conçu pour rassembler les membres de l'équipe et les parties prenantes sur une seule plate-forme tout en assurant le suivi du flux de travail et du retour d'information, réduisant ainsi la complexité grâce à une communication et une efficacité accrues. Pour en savoir plus, voir une démo aujourd'hui.
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