Selon la plus récente enquête Pulse of the Profession du PMI (PDF), les organisations ont gaspillé jusqu'à 12% de leur investissement annuel dans les projets en raison d'une mauvaise performance au cours des cinq dernières années . Bien que les GP puissent s'efforcer d'obtenir 100 % de réussite, ce n'est pas un secret que les projets échouent parfois. Mais l'échec d'un projet ne doit pas nécessairement être la fin de l'histoire. Les échecs de projets peuvent offrir des leçons précieuses pour la planification de projets futurs.
Alors, comment les GP peuvent-ils mieux intégrer les leçons tirées des échecs des projets dans les projets futurs ? Tout d'abord, nous analyserons les raisons pour lesquelles les projets échouent, puis nous verrons comment vous pouvez tirer des leçons au fur et à mesure que les problèmes se présentent.
Quelques raisons pour lesquelles les projets échouent
Perte de connaissances - La connaissance est un pouvoir lorsque nous la partageons. Les GP doivent utiliser leur propre expérience, l'expérience collective de l'équipe, ainsi que la documentation des projets passés pour anticiper les risques et les revers potentiels lorsqu'ils planifient de nouveaux projets. Mais lorsque les leçons ne sont pas documentées, que ce soit pendant ou après un projet difficile, personne ne peut en tirer des enseignements.
Problèmes de communication - Parfois, le temps nécessaire pour mettre un externe au courant peut entraîner des lacunes en matière de communication et de connaissances lorsque les projets se déroulent à un rythme plus rapide. De même, maintenir une communication et un flux de travail clairs entre les différentes personnalités de l'équipe et les parties prenantes peut être un défi sans systèmes en place.
Manque d'adhésion des ressources - Le manque d'investissement des équipes dans un projet est l'un des principaux ingrédients des mauvaises performances. Favorisez l'adhésion en donnant aux ressources le contrôle et la propriété. Gardez les lignes de communication ouvertes afin que les ressources ne se surchargent pas de travail qu'elles ne peuvent pas terminer.
Manque d'investissement des parties prenantes - Lorsque les parties prenantes ne s'impliquent pas dès le début, des lacunes dans les attentes peuvent apparaître en cours de route.
Lacunes en matière de compétences des ressources - La réussite d'un projet dépend d'un bon mélange de compétences parmi les ressources. Cela garantit une plus grande adaptabilité et réactivité si l'étendue du projet ou la culture de gestion du projet évolue.
Problèmes de perspective/mesures - Le fait de se concentrer sur les résultats plutôt que sur les livrables précontractuels peut présenter une vue biaisée de la réussite d'un projet, puisque des inconnues peuvent se développer au fur et à mesure que la portée du projet évolue. De même, les ICP d'un projet peuvent faire ou défaire un projet. Par exemple, à mesure que la taille du projet fluctue, il devient moins utile d'utiliser le coût comme indicateur de réussite. Ce que vous mesurez tout au long du projet détermine la façon dont vous percevez les réalisations du projet.
Solutions pour mesurer les succès et les échecs
C'est une question de perspective. Voici comment vous assurer que vous utilisez les bonnes métriques pour votre projet et/ou votre méthodologie :
- Pendant la phase de planification, ayez des conversations honnêtes sur la migration des risques, en anticipant la façon dont les projets peuvent se transformer et évoluer à partir de la phase 1, ainsi qu'à partir des briefs des clients.
- Réfléchissez soigneusement à votre méthodologie. Par exemple, la méthodologie que vous utilisez pour les projets informatiques - qui prennent souvent plus de temps que prévu - peut ne pas fonctionner aussi bien pour les types de projets dans lesquels les risques sont plus faciles à anticiper. De même, la méthodologie agile peut augmenter le risque, par exemple si l'approche commerciale n'est pas assez poussée pour gérer les fournisseurs.
- Valorisez la culture de gestion de projet et investissez dans de bons outils. La recherche montre, à l'adresse , que les GP constatent une augmentation tangible de la réussite des projets lorsqu'ils mettent en œuvre des pratiques de gestion de projet éprouvées. Cela inclut de donner la priorité aux outils technologiques les plus récents, comme le logiciel de gestion de projet Planview AdaptiveWork .
Capturer les leçons apprises
Le plus important pour apprendre de vos échecs est de créer et de respecter un système pour enregistrer les leçons apprises. Ensuite, les GP et les équipes doivent décider à qui les leçons doivent s'adresser (c'est-à-dire doivent-elles être partagées en interne, avec le client, ou les deux ?), et encourager la réflexion.
Enregistrez les progrès, les problèmes et les retours d'information tout au long des phases du projet. Dans méthodes agiles et scrum, les dirigeants peuvent suivre le retour d'information au quotidien et mettre en œuvre les changements plus rapidement, ce qui leur permet de saisir le feedback pendant qu'il est frais dans l'esprit des gens. Certains experts recommandent de réunir l'équipe de projet et de passer en revue les scénarios probables que le projet peut présenter, puis d'organiser un atelier sur la meilleure façon de planifier les pires cas, en s'inspirant de projets de portée et de thème similaires.
Pensez à quand vous donnerez et réfléchirez sur les leçons. Les phases de début et de fin de projet peuvent être des endroits utiles pour discuter des leçons apprises et anticiper les problèmes en fonction de ces leçons. Pendant la phase de planification, les équipes peuvent discuter des changements en fonction des parties prenantes, des exigences, du budget et des indicateurs de performance, puis transférer ces implications dans la conception. De cette façon, les leçons font progressivement partie de la planification et de la gouvernance futures.
Les phases de post-projet sont également un moment idéal pour produire (et lire) des rapports de fin de projet, ou donner des enquêtes de fin de projet par le biais d'un service de messagerie comme Mail Chimp. Les dirigeants peuvent alors organiser des réunions de discussion, puis faire migrer les leçons vers la phase de planification des futurs projets.
Tenez compte des parties prenantes et des clients. Différents clients ont besoin de différents types d'évaluations. Certaines parties prenantes demandent un examen de 360 degré des projets, tandis que d'autres préfèrent une évaluation au cas par cas. Faites de votre mieux pour impliquer les parties prenantes dès le début afin de minimiser les contretemps inattendus en cours de route.
Avec de bons systèmes de feedback et de réflexion en place, il est possible de transformer les échecs passés d'un projet en succès futurs. L'adoption du logiciel de gestion de projet est un excellent point de départ.
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