La capacité à planifier est ce qui définit un gestionnaire de projet efficace, et l'un des piliers clés de ce plan devrait être le calendrier. La création d'un calendrier de projet est comme dessiner la carte avant le voyage - elle fixe les objectifs et les limites de la durée du projet afin que les équipes puissent garder le cap (et respecter les délais importants). Sans un calendrier détaillé, un projet peut rapidement se transformer en un fouillis de ressources gaspillées et de promesses non tenues aux parties prenantes.
Calendrier de gestion du projet
Mais comment les GP doivent-ils s'y prendre pour créer un calendrier qui fonctionne ? Il faut une combinaison de compétences en matière d'estimations précises, d'expérience et de flexibilité. Chaque calendrier sera un peu différent en fonction du projet, mais un calendrier de projet réussi comporte généralement quelques éléments communs et des étapes clés qu'un GP doit connaître.
Comment créer un calendrier de projet qui fonctionne
1. Décrivez l'étendue du projet.
A déclaration de portée est comme une promesse de ce que vous prévoyez de livrer à la fin du projet. Définir la portée d'un projet devrait toujours être le premier geste de tout chef de projet. Définir la portée peut être difficile, mais l'idée générale est que vous :
- Justifier les besoins du projet, et
- Décrivez comment vous comptez y parvenir
En matière de gestion du temps, la portée d'un projet concerne autant ce qui n'est PAS inclus que ce qui l'est - c'est-à-dire ce que vous êtes pas promettent de tenir leurs promesses et, par conséquent, ne seront pas tenus responsables. En effet, les projets dont les champs d'application sont mal définis sont plus vulnérables aux problèmes suivants dérive des objectifs: lorsque les parties prenantes ajoutent des demandes, des objectifs ou des livrables après le début du projet.
Les conséquences de la dérive sont évidentes : les projets peuvent être soumis à des contraintes de ressources et, bien sûr, prendre plus de temps que prévu pour être achevés. Vous avez plus de chances d'éviter les dérives (et les délais non respectés qu'elles entraînent) en définissant une portée claire et en vous y tenant.
2. Créez une structure de répartition du travail (SRT).
Une fois l'énoncé de la portée clairement défini, vous devez définir les produits livrables du projet. Il ne s'agit pas nécessairement de tâches pour l'instant, mais plutôt de plus gros morceaux du projet qui peuvent être délimités dans ce qu'on appelle un "Structure de répartition du travail." Un autre nom pour cette étape est ce que l'on considère comme la "base de référence de la portée", et permet d'expliquer davantage les livrables qui seront plus tard divisés en lots de travail, puis en tâches.
3. Délimitez les tâches.
À ce stade, vous diviserez les sous-délivrables en tâches et créerez des listes de "choses à faire". C'est là que l'écart entre la ligne de base et l'objectif doit être pris en compte, afin que vous sachiez exactement ce qui doit être fait pour y parvenir.
Il est important de relier les tâches qui sont similaires entre les lots de travail, car elles vous aideront plus tard à déterminer vos dépendances.
4. Déterminez les dépendances.
Comme le mot le suggère, les dépendances sont des tâches qui ne peuvent être commencées avant que d'autres ne se terminent. Ainsi, ils sont "dépendants" les uns des autres et affecteront le calendrier du projet si vous ne les planifiez pas en conséquence.
De nombreux chefs de projet trouvent que c'est la partie la plus difficile de l'élaboration d'un calendrier, car à mesure que les projets deviennent plus complexes, de nombreuses tâches peuvent être entrelacées avec des dépendances. C'est à ce moment-là que Le logiciel peut être votre ami pour vous aider à construire le planning.
5. Tenez compte des délais et des ressources.
Déterminer le temps que prendra chaque tâche et les ressources nécessaires pour l'accomplir est également important pour comprendre comment établir un calendrier. Même si vous avez un temps imparti pour une tâche et un membre de l'équipe en tête, son emploi du temps peut entrer en conflit avec celui du projet - surtout si vous gérez plusieurs projets au sein d'un portefeuille.
Ainsi, lors de l'élaboration d'un calendrier, il est essentiel que vous preniez en considération la disponibilité de vos ressources.
6. Identifiez les jalons.
Afin de mesurer les progrès, vous devez établir des normes dès le début. Choisir quelques jalons du projet et des paramètres pour mesurer le succès vous aideront à rester sur la bonne voie et à voir où et quand vous pouvez prendre du retard. Vous pourrez alors ajuster les performances en conséquence.
7. Construisez la chronologie.
Il ne reste plus qu'à construire la ligne de temps elle-même. Veillez à aligner vos tâches de bout en bout et utilisez un code couleur si nécessaire. Ajoutez vos jalons pour établir un "check-in" de routine sur chaque tâche. L'utilisation d'un logiciel est votre meilleure option, car il peut effectuer de nombreux calculs et établir des calendriers de manière automatisée.
L'établissement d'un calendrier de projet est important pour aligner les objectifs de l'équipe et prévoir les obstacles. La définition de la portée et de l'OTP est votre première étape. Ensuite, les livrables et les tâches peuvent être définis et les ressources allouées. N'oubliez pas que si la carte est déjà faite, vous n'aurez pas à deviner où vous allez.
