Parmi tous les documents qui sont créés, examinés et partagés au cours d'un projet - plans de projet, calendriers, budgets, rapports d'état et journaux des problèmes, pour n'en citer que quelques-uns - l'énoncé de la portée du projet est peut-être celui qui a la plus grande influence sur le projet dans son ensemble.
La déclaration de portée décrit les objectifs, les délais et les relations qui façonneront le projet du début à la fin. La création d'un document sur la portée du projet précis et complet peut augmenter considérablement les chances de succès de votre projet. En incluant les éléments ci-dessous dans votre document de portée, vous serez en mesure de construire une déclaration de portée efficace et de minimiser le risque que les ordres de modification ou autres perturbations fassent exploser votre budget ou votre calendrier.
Six éléments à inclure dans l'énoncé de la portée de votre projet
1. Le dossier commercial
Les grandes organisations consacrent généralement beaucoup de temps à l'examen et à l'analyse des propositions avant de donner leur accord pour la réalisation d'un projet. L'énoncé de la portée ne doit pas nécessairement reprendre la proposition dans ses moindres détails, mais il doit inclure un résumé de haut niveau des besoins commerciaux auxquels le projet est censé répondre. Cela peut aider à placer le projet dans le bon contexte pour les parties prenantes qui ne faisaient pas partie du processus d'approbation initial.
2. Objectifs
Après la description de l'analyse de rentabilisation, la déclaration de portée doit définir clairement les objectifs que le projet est censé atteindre. Si d'autres aspects de l'énoncé de la portée, y compris les produits livrables spécifiques, peuvent changer au fil du temps, l'objectif de base d'un projet ne devrait généralement pas changer.
Lorsque les parties prenantes tentent d'ajouter des objectifs ou d'étendre la portée après le début du projet, les GP doivent exercer gestion de la portée du projet, et insister pour que tous les changements soient effectués selon un processus formel.
3. Produits livrables
Une déclaration de portée doit énumérer les produits ou services qui doivent être fournis à la fin du projet, afin d'atteindre les objectifs du projet. Les livrables doivent être décrits de manière suffisamment détaillée pour éviter toute confusion ou mauvaise interprétation par les parties prenantes.
Bien que les produits à livrer varient d'un projet à l'autre, vous remarquerez probablement que la liste finale des produits ou des services à fournir sera similaire dans plusieurs de vos projets.
4. Critères d'acceptation
Si un énoncé de la portée énumère les livrables mais ne définit pas les critères auxquels les livrables doivent répondre, le résultat est souvent problématique. Les fournisseurs peuvent avoir l'impression d'avoir livré exactement ce que l'énoncé de la portée prévoit, tandis que les clients peuvent croire qu'ils ont reçu quelque chose de complètement différent.
La définition des critères d'acceptation qui doivent être respectés peut contribuer à garantir que chaque activité du projet rapproche l'équipe de son objectif final.
5. Exclusions
Tout comme l'énoncé de la portée doit définir les éléments qui doivent être livrés dans le cadre du projet, il doit également énumérer tous les produits ou services qui ne doivent pas être inclus dans le projet.
Là encore, l'objectif est d'éviter toute confusion ou mauvaise communication. La liste des exclusions doit donc être aussi détaillée que nécessaire pour définir les limites du projet à toutes les parties prenantes.
6. Technologies
Bien qu'elle ne soit généralement pas incluse dans les déclarations de portée du projet, les parties prenantes et les autres membres de l'équipe peuvent trouver utile une introduction ou une explication de la technologie associée au projet.
Qu'il s'agisse d'informations sur les services professionnels que vous utiliserez pour trouver des talents ou sur le logiciel de gestion de projet que vous avez l'intention d'utiliser, il est probable que les parties prenantes apprécieront la transparence et se sentiront plus à l'aise pour faire avancer le projet.
Une bonne gestion de l'étendue du projet est une question de visibilité. Un logiciel de gestion de projet peut vous permettre d'obtenir plus facilement la vue de haut niveau dont vous avez besoin sur l'avancement du projet. Pour en savoir plus sur la solution primée de Planview AdaptiveWork, inscrivez-vous à une démonstration en direct dès aujourd'hui.
