La gestion de projet est devenue un facteur de plus en plus courant dans la manière dont la plupart des entreprises effectuent leurs opérations, mais elle n'est pas encore universelle. Pour les entreprises qui l'utilisent, l'importance de la gestion de projet est claire, mais pour celles qui ne l'utilisent pas, l'image n'est peut-être pas aussi évidente. La manière dont les étapes et le processus de gestion de projet fonctionnent pour une entreprise donnée dépendra de sa propre situation et de son environnement.
Donc, si vous vous demandez encore si vous devez employer un gestionnaire de projet ou non, examinons les signes qui indiquent que vous devriez probablement le faire.
Cinq signes que vous avez besoin d'un chef de projet
Le manque de clarté des responsabilités vous ralentit
Les principes de base du travail sont à peu près les mêmes pour tout le monde, où que vous alliez : Vous avez quelque chose à faire et vous le faites. Ce concept de base fonctionne raisonnablement bien, mais pour atteindre un niveau d'efficacité supérieur, une organisation pourrait aimer savoir à quelle vitesse vous effectuez une tâche, qui est censé approuver sa qualité ou la réadapter en cas de problème avec le produit final.
C'est là que se révèle l'importance de la gestion de projet . En ayant une vue centrale de qui est responsable de quoi sur un projet donné, un chef de projet peut informer quiconque de ce qu'il est censé faire et quand. En outre, si les tâches ne sont pas exécutées conformément aux normes ou dans les délais requis, le gestionnaire de projet en assurera le suivi et y remédiera.
Depuis son introduction, la technologie de gestion de projet a également révolutionné l'efficacité et les capacités des gestionnaires de projet. Avec , des outils tels que Planview AdaptiveWork, un chef de projet peut facilement et de manière non invasive surveiller la progression d'une équipe, garder un œil sur les tâches individuelles ou les obstacles et s'assurer que les ressources sont utilisées le plus efficacement possible.
Les projets et l'organisation ont des objectifs différents
Les équipes autogérées ou décentralisées peuvent être excellentes pour améliorer les temps de réponse et assurer la flexibilité face aux changements du marché. Cependant, un problème majeur pour les projets qui ont été libérés d'une supervision trop lourde est qu'ils peuvent souvent maintenir une concentration étroite sur ce qui est le mieux pour l'équipe, comme ils le voient en termes de leur propre domaine plutôt que là où l'organisation veut aller en général.
Maintenir l'alignement entre les objectifs organisationnels et les projets individuels est l'une des principales responsabilités des gestionnaires de projet. Par exemple, un projet de marketing pour une grande entreprise américaine peut utiliser un langage ou un matériel très spécifique à un lieu (comme parler d'émissions télévisées ou de sports réservés aux États-Unis), car ils trouvent que cela correspond le mieux à leur cible, le public américain. Cependant, l'organisation elle-même pourrait être en train de s'orienter vers un pivot majeur vers une perspective internationale, mais tous ses actifs marketing pourraient être rendus inefficaces ou inutilisables par la focalisation plus étroite de son équipe marketing.
Les chefs de projet peuvent être la synergie vitale entre les idées du front et les objectifs globaux de C-suite.
Votre équipe ne dispose pas d'une voix unifiée dans les communications avec les clients.
Sans un point de contact unique, les parties prenantes et les clients peuvent souvent finir par recevoir des messages contradictoires et avoir ainsi des attentes différentes vis-à-vis d'un projet. Cela peut créer du mécontentement et de la méfiance lorsque des appels téléphoniques du type "Mais on m'a dit..." commencent à arriver, pour demander pourquoi un livrable spécifique n'a pas été remis ou le résultat n'est pas celui attendu.
Un chef de projet est dans la position idéale pour clarifier le message d'une équipe et unifier ses communications externes .. Le rôle fonctionne également à l'inverse, le chef de projet étant le paratonnerre de toutes les communications venant de l'extérieur, ce qui lui permet à la fois de soulager la pression exercée sur une équipe par des clients difficiles et de maintenir tous les membres de l'équipe alignés sur les objectifs les plus importants.
Les marges se relâchent
La différence entre le succès et l'échec financier d'un projet se résume souvent à la rigueur avec laquelle vos marges sont gérées. Il peut s'agir de pourcentages à un chiffre, et rester dans ces limites est le genre de détail qui est souvent soit oublié, soit écarté par les membres de l'équipe dont les responsabilités principales ne sont pas financières. Qu'il s'agisse de négocier avec les fournisseurs ou de réduire le gaspillage, si personne ne garde un œil sur les marges d'un projet, il est facile de glisser vers la sous-performance.
En plus de maintenir une équipe concentrée sur ses missions et alignée sur les objectifs de l'organisation, les chefs de projet remplissent également la fonction importante de . Ils assurent le suivi des budgets et des dépenses de l'équipe et les maintiennent ainsi dans des marges acceptables.
Vous avez des problèmes de mise à l'échelle
C'est un problème courant pour les entreprises qui tentent de capitaliser sur leur succès en développant et en mettant à l'échelle leurs opérations. C'est une excellente nouvelle pour eux, mais ils peuvent souvent se heurter à des obstacles majeurs lorsque les actions réussies d'une équipe s'avèrent difficiles à reproduire dans de nouvelles équipes.
Grâce à une gestion de projet efficace, les étapes et les processus peuvent être analysés et documentés pour s'assurer que la nouvelle équipe, quelle qu'elle soit, chargée d'effectuer le même travail, ne sera pas laissée en plan faute de la "sauce secrète" qui avait fait le succès de ses prédécesseurs.
Vous vous reconnaissez dans ces exemples ? Ne vous inquiétez pas - il n'est jamais trop tard pour mettre en œuvre la gestion de projet dans votre entreprise. Les bons outils peuvent être d'une aide précieuse. Pour voir ce que Planview AdaptiveWork peut faire pour vos projets, met en place une démo en direct de notre logiciel.
