L'une des compétences les plus fondamentales qu'un chef de projet doit connaître est de savoir quelles sont les cinq étapes de la gestion de projet. Il s'agit des étapes de la gestion de projet que tout GP peut utiliser comme guide de base pour comprendre l'évolution d'un projet.
En bref, les cinq étapes de la gestion de projet sont les suivantes :
- Lancement du projet
- Planification de projets
- Exécution de projet
- Suivi du projet
- Clôture du projet
Bien que toutes ces différentes phases soient beaucoup plus détaillées, au niveau le plus élémentaire, si un chef de projet débute et se demande comment structurer son projet, il peut simplement demander "quelles sont les cinq étapes de la gestion de projet ?" et tracer sa route en suivant ce schéma.
Lancement du projet
La première des étapes de la gestion de projet consiste à donner au projet une définition relativement large et à établir s'il est réalisable ou non. Les parties prenantes responsables seront généralement utiliser deux méthodes pour décider que le projet obtienne ou non le feu vert :
- Document d'analyse de rentabilisation: Il s'agit d'exposer la justification du projet en termes de besoins de l'organisation, de la manière dont il lui sera bénéfique et de la production d'un bénéfice financier potentiel.
- Étude de faisabilité: Ce document évalue les ressources nécessaires à la réalisation du projet et les compare à ce dont l'organisation dispose. De cette façon, le projet est jugé en fonction de son calendrier et de son coût, et si c'est la bonne option pour l'organisation.
Si le projet passe ces deux contrôles, la partie suivante de la phase d'initiation consiste à rédiger une charte de projet ou un document d'initiation de projet (DIP) pour donner un résumé des objectifs du projet, des parties prenantes impliquées et de son analyse de rentabilité.
Lors de la phase de planification du projet, un aperçu plus approfondi des objectifs et des exigences du projet est créé. C'est là qu'un gestionnaire de projet met vraiment ses compétences à profit. La planification du projet comprend :
- Définir la portée du projet
- Identifier ce qui doit être fait exactement
- Finalisation de l'échéancier des livrables
- Organiser un calendrier de travail
- Évaluer et organiser les ressources nécessaires
Tout comme il est vital pour un GP de connaître les cinq étapes de la planification d'un projet, c'est au cours de la phase de planification du projet que votre équipe recevra sa feuille de route de ce qui est nécessaire à la réussite du projet.
Exécution de projet
C'est le début de la phase de création, où les plans de projet soigneusement élaborés sont transformés en livrables tangibles. Il y aura généralement une réunion de lancement pour donner à chacun un aperçu de ses objectifs et après quoi, chaque membre de l'équipe sera conscient de ce que l'on attend d'eux.
Pour vous et votre équipe, l'exécution du projet comprend :
- Création de volets de tâches individuels
- Obtenir les ressources nécessaires
- Attribution de tâches aux membres de l'équipe
- Exécution des missions
- Fournir des produits livrables dans les délais
- Mise à jour de l'avancement du projet
Suivi du projet
Le gestionnaire de projet est un point de contact clé entre l'équipe de projet qui travaille au "charbon" et les autres parties prenantes qui sont plus éloignées des détails quotidiens de ce qui se passe. Pour cette raison et pour s'assurer que tout se déroule comme il se doit, un gestionnaire de projet doit être capable de mesurer et communiquer efficacement l'avancement du projet.
Il existe plusieurs mesures ou indicateurs clés de performance (ICP) qui peuvent être utilisés pour surveiller les performances d'un projet, comme le respect des délais, le respect du budget prévu, la réussite des livrables et bien d'autres. Toute combinaison de ces éléments peut être utilisée, mais le plus important est qu'ils soient mesurables et utilisés de manière cohérente afin que les parties prenantes puissent facilement comprendre l'évolution du projet en un coup d'œil.
Clôture du projet
Il s'agit de la dernière des étapes de la gestion de projet, lorsque les livrables finaux sont remis ou mis en service. Cette étape vous donne, ainsi qu'à votre équipe et aux parties prenantes, l'occasion de évaluer la réussite du projet et quels enseignements ont été tirés au cours du processus. Il est également judicieux de créer un processus continu pour capturer ces connaissances de manière formelle et les réinjecter dans votre système de gestion de projet. Les outils qui vous donnent une piste d'audit et un moyen d'enregistrer ce qui s'est passé sont utiles pour tirer parti des projets passés et des efforts de l'équipe. Les systèmes flexibles qui peuvent facilement intégrer des changements sont particulièrement puissants car ils peuvent être optimisés rapidement et tirer immédiatement parti des nouvelles connaissances.
Après la clôture du projet, les ressources du projet peuvent être réaffectées, et des évaluations de l'équipe peuvent être établies. De nombreux chefs de projet organisent une réunion de clôture officielle ou même une fête de clôture plus informelle pour féliciter l'équipe.
