Tout le monde sait, en théorie du moins, que une communication de projet efficace est essentielle. Presque tout chef de projet, si on lui demandait de dresser la liste des facteurs importants pour la réussite d'un projet, placerait la communication en tête de liste.
Malheureusement, la communication est souvent considérée comme allant de soi. Même lorsque les chefs de projet de mettent très tôt l'accent sur la communication, celle-ci peut passer à la trappe lorsque les responsables et les membres de l'équipe se retrouvent confrontés à des défis inattendus ou à une charge de travail intense. Ces situations, bien sûr, sont celles dans lesquelles la communication est encore plus importante.
Les chefs de projet qui négligent l'importance de la communication mettent leurs projets en grand danger. En fait, selon le Project Management Institute, 40% de tous les échecs de projets peuvent être directement attribués à un manque de communication efficace. Comprendre la valeur de la communication dans chaque phase d'un projet peut aider les responsables et les membres de l'équipe à maintenir la circulation de l'information, même pendant les périodes difficiles.
Planification du projet et définition des attentes
Une communication efficace au début d'un projet portera ses fruits de la première réunion de planification à la conclusion finale. Afin de accomplir leur travail, les membres de l'équipe de projet doivent disposer d'un maximum d'informations sur l'objectif du projet, ses échéances et ses résultats attendus, ainsi que sur ce que l'on attend de chaque participant. Les chefs de projet doivent également s'assurer de fournir des détails sur le logiciel de collaboration et les autres outils de gestion de projet à utiliser, le calendrier et le format des réunions récurrentes et les procédures à suivre pour les changements de portée.
Mises à jour de la situation et changements de calendrier
La communication dans la gestion de projet commence souvent à se dégrader dans les phases intermédiaires d'un projet, lorsque les membres de l'équipe sont plongés dans leur travail et risquent de perdre de vue ce que font les autres. Les détails importants, tels que les modifications d'une échéance, peuvent être communiqués uniquement aux membres de l'équipe qui sont directement concernés, laissant les autres dans l'ignorance.
Ceci est particulièrement susceptible de se produire sur des équipes importantes ou décentralisées, où le travail est effectué dans plusieurs fuseaux horaires différents ou sur plusieurs continents. Dans ces situations, il peut être quasiment impossible de réunir toute une équipe, en personne ou virtuellement, pour des réunions de situation quotidiennes ou hebdomadaires. Les outils de gestion de la communication de projet comme Planview AdaptiveWork peuvent aider les responsables à garder toute l'équipe sur la même longueur d'onde en fournissant une ressource centralisée pour les plans de projet, la documentation, les diagrammes de Gantt et d'autres informations essentielles.
Clôture et leçons apprises
Il est important de ne pas perdre de vue la communication à mesure qu'un projet tire à sa fin. Les sponsors exécutifs et autres parties prenantes de haut niveau sont généralement plus engagés à mesure qu'un projet approche de son terme, et une communication inadéquate à cette phase peut créer des inquiétudes infondées sur la qualité du travail de l'équipe ou son degré de préparation. Les chefs de projet doivent s'assurer de revoir les exigences initiales du projet avec l'ensemble de l'équipe pour vérifier que chaque exigence a été prise en compte.
La communication doit se poursuivre même après la fin des travaux. À la fin d'un projet, les organisations devraient profiter de l'occasion pour organiser une réunion sur les "leçons apprises" afin d'identifier les domaines à améliorer, ainsi que les facteurs de réussite et les innovations qui peuvent améliorer les résultats d'autres projets à l'avenir.
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