Un suivi efficace du budget du projet est essentiel pour s'assurer que les coûts du projet ne deviennent pas incontrôlables - et menacent potentiellement la réussite du projet. Cet article informatif et facile à lire explore les bases du suivi budgétaire des projets , y compris les meilleures pratiques et une méthodologie en 7 phases.
L'une des tâches les plus difficiles de la gestion de projet est le suivi des coûts et la maîtrise des dépenses du projet. Le suivi des coûts implique l'estimation des budgets, l'établissement de contrôles, la mesure des résultats, la mise à jour des prévisions et une communication continue. C'est un processus continu qui doit commencer dès le début de la planification et rester en place tout au long de le cycle de vie du projet.
Suivre avec succès les coûts implique un système de planification qui commence dès les premiers stades du développement. Voici des conseils pour l'estimation et le suivi des coûts, mais notez qu'il existe un ordre spécifique pour effectuer un suivi précis des coûts :
- Pré-planification
- Estimation des budgets
- Établir des contrôles de coûts
- Suivi des coûts
- Mesurer les résultats
- Mise à jour des prévisions
- Amélioration continue
Pré-planification
La première étape consiste à s'asseoir avec votre équipe et à remplir un une estimation réaliste du budget du projet. Le suivi des coûts implique l'examen de chaque phase et de leurs ressources nécessaires. Le plan doit couvrir toutes les activités du projet et contenir suffisamment de contingences. À ce stade, tout doit être comptabilisé. Cela comprend tout le matériel, les logiciels et les matériaux. En outre, un chef de projet doit inclure tous les coûts de main-d'œuvre pour avoir une idée complète du budget prévu.
Estimation des budgets
Une fois que l'estimation est formellement approuvée par les parties prenantes, l'argent initial est investi. Ceci est considéré comme le budget de base. Ce qu'un chef de projet a entre les mains au début du projet est le point de départ de toute planification.
À l'aide du plan de ressources et du calendrier de votre projet, déterminez le coût mensuel d'exécution du projet. Les dépenses mensuelles prévues doivent être ouvertement documentées pour votre équipe afin de garder tout le monde sur la bonne voie.
Établir des contrôles de coûts
Maintenant que vous savez où l'argent est alloué, il est temps de le protéger et de s'assurer qu'il dispose des ressources nécessaires. Établir des contrôles de coûts signifie attribuer aux membres de l'équipe la capacité de donner la permission et de signer pour certaines choses. Différents types de dépenses peuvent nécessiter différentes signatures, mais l'idée est que tout ne repose jamais entièrement sur les épaules d'une seule personne. Les contrôles des coûts peuvent être déterminés pour des éléments tels que :
- Feuilles de temps et approbation de la main-d'œuvre
- Factures des vendeurs
- Matériaux
- Matériel et logiciel
- Dépenses supplémentaires
La délégation est la clé du suivi des coûts. Vous ne pouvez pas tout faire vous-même et vous ne devriez pas essayer. Laisser échapper la balle sur quelque chose pourrait faire perdre le contrôle de votre budget.
Suivi des coûts
Pour pouvoir suivre quelque chose, il faut l'enregistrer. Notez à la fin du mois ce que vous avez fait en termes de budget. Rien n'est jamais parfait et il se peut que vous soyez parfois au-dessus ou au-dessous, mais l'idée est que vous gardiez un œil dessus. Faire un point mensuel vous permet d'apporter les ajustements nécessaires au budget ou aux ressources pour continuer à avancer. Essentiellement, il vous permet de mieux gérer un projet.
Le département financier aura généralement ce chiffre mensuel pour vous et il doit être suivi, enregistré et annoncé à l'équipe. Donnez des félicitations quand elles sont de mise et de la motivation quand c'est essentiel pour faire avancer l'équipe.
Mesurer les résultats
À la fin de chaque période de rapport, il est important de calculer vos mesures. Évaluez le montant des dépenses du projet par rapport au budget que vous aviez prévu. Les chiffres devraient être proches si vous avez fait une planification préalable suffisante. Les rapports de projet doivent toujours inclure des mesures de coûts et toute autre analyse nécessaire pour expliquer votre suivi des coûts.
Mise à jour des prévisions
Il s'agit d'une étape cruciale car nous savons tous que tout peut arriver. Les projets ne se déroulent pas toujours comme prévu et parfois, cela échappe totalement à votre contrôle. En revanche, ce que vous pouvez contrôler, c'est votre rapport. Assurez-vous que vous mettez à jour vos prévisions budgétaires mensuelles pour refléter les changements qui ont eu lieu.
Le besoin de mise à jour peut survenir pour diverses raisons. Les frais d'exploitation peuvent être plus ou moins élevés que ce que vous aviez prévu. Vos prévisions pourraient également avoir été inexactes dès le début du projet. Vous avez peut-être réalisé, en vous lançant dans l'aventure, qu'une ressource n'était pas disponible ou que son coût avait augmenté. Tant que vous mettez à jour vos prévisions et que vous documentez les changements, vous avez rempli votre part du contrat.
Amélioration continue
Aucun changement ne peut rester en place sans amélioration continue et communication. Si quelque chose ne va pas, les parties prenantes ne le sauront jamais si vous ne leur dites pas. En créant une transparence pour la haute direction autour du suivi des coûts, vous aurez un peu plus de liberté si les choses tournent mal.
Le suivi des coûts et la budgétisation des projets n'est pas une science exacte et rien n'est jamais garanti. Pourtant, les chefs de projet ont souvent l'impression que l'échec repose entièrement sur leurs épaules. Si vous vous efforcez toujours de suivre correctement les coûts en planifiant au préalable votre budget mensuel, en établissant des contrôles des coûts, en mesurant vos résultats, en ajustant vos prévisions et en communiquant avec votre personnel, vous serez dans une situation beaucoup plus sûre.
