In modernen Unternehmen hängt der Erfolg von der Fähigkeit einer Organisation ab, sich an einen sich schnell verändernden Markt anzupassen - ein Konzept, das als Business Agility bekannt ist. Ohne die Fähigkeit, aktuelle und relevante Informationen dort bereitzustellen, wo sie am dringendsten benötigt werden, sind Unternehmen nicht in der Lage, auf interne und externe Chancen und Bedrohungen zu reagieren, sobald diese auftreten.
Business agility is often constrained by the agility of an organization’s IT Operations, which builds and maintains the systems that deliver information. The unpredictable “firefighting” nature of IT Ops work makes it difficult for teams to maintain a consistent flow of value-adding work — work that would improve agility, and prevent fires from occurring in the first place. This catch-22 often causes discord between the IT organization and the business, rooted in a lack of visibility and understanding.
Lean IT bietet die Möglichkeit, die Mauern zwischen diesen beiden Teilen des Unternehmens einzureißen. Es schafft die Grundlage für nachhaltige IT-Betriebsleistungen, indem es die Transparenz in der IT Ops-Organisation verbessert und eine bessere Kommunikation und schnellere Bereitstellung im gesamten Unternehmen ermöglicht.
IT-Operationen und das Geschäft: Sie sprechen unterschiedliche Sprachen
Die Abstimmung der Anforderungen von IT Operations mit dem Unternehmen ist entscheidend für den Geschäftserfolg, aber oft scheint es, als würden die beiden Parteien unterschiedliche Sprachen sprechen. In seinem Buch Lean IT skizziert Mike Orzen diese widersprüchlichen Prioritäten zwischen der IT-Organisation und dem Unternehmen: Für das Unternehmen ist die IT-Abteilung komplex, fragmentiert, fehlgeleitet (sie konzentriert sich auf die Lösung technischer Probleme und nicht auf die Lösung von Geschäftsproblemen), langsam und kostspielig in der Veränderung.
Währenddessen kämpft die IT-Abteilung darum, gehört und verstanden zu werden. Viele der Probleme, mit denen die IT-Abteilung konfrontiert ist, erbt sie eigentlich: Er wird oft erst in die Diskussion einbezogen, wenn die geschäftlichen und taktischen Entscheidungen bereits getroffen wurden. Das bedeutet, dass er kein Mitspracherecht hat, um positive, nachhaltige Veränderungen zu bewirken.
Ohne Unterstützung, Anleitung und Verständnis seitens des Unternehmens kann die IT-Abteilung kein umfassendes, effektives Informationssystem aufbauen und pflegen: Aus der Sicht von IT Ops sind Ops-Teams oft gezwungen, kaputte Systeme zu übernehmen, und müssen unhaltbare Workarounds entwickeln, die nur noch mehr technische Schulden verursachen. Die Mitarbeiter der IT-Abteilung werden häufig zwischen Projekten hin- und hergeschoben, was zu Umstellungskosten, Produktivitätsverlusten, Qualitätsproblemen, Frustration und Ermüdung führt, was die Fragmentierung des Systems noch weiter verschlimmert.
Schlanker IT-Betrieb
Um diese Schieflage zu beheben, müssen wir die Rolle der IT-Operationen neu definieren - hier kommt Lean IT ins Spiel. Laut Orzen werden diese Elemente eines schlanken Managementsystems in der Regel durch gemeinsam genutzte IT-Dienste unterstützt und bieten einzigartige Möglichkeiten für Lean IT Ops:
- Kommunikation
- Wissensmanagement und Zusammenarbeit
- Leistungsmessung und Business Intelligence
- Einsatz der Strategie
- Schlanke Buchhaltung
Diese Shared Services bieten einer schlanken IT-Organisation die Möglichkeit, die Verbesserung von Geschäftsprozessen im gesamten Unternehmen zu unterstützen und zu fördern. So geht's: In einem schlanken Unternehmen arbeiten funktionsübergreifende Teams partnerschaftlich mit der IT-Abteilung zusammen, um die Geschäftsprozesse zu verbessern. Dadurch wird der Beitrag der IT-Abteilung von einem Unterstützer zu einem Treiber für die Entwicklung innovativer Lösungen.
In seinem Buch erklärt Orzen, wie Lean IT-Organisationen die Zusammenarbeit über alle Wertströme hinweg verbessern können:
- "Förderung eines systemischen Ansatzes zur Problemlösung
- Vermitteln eines Verständnisses der zugrunde liegenden Funktionen und Zusammenhänge von Informationssystemen, die den meisten Benutzern verborgen bleiben
- Sie nutzen ihre Position außerhalb der Silos, um zu sehen, wie Informationen von einem Ende zum anderen fließen, und können so Schwachstellen besser erkennen.
Insbesondere IT Operations kann eine entscheidende Rolle bei der Schaffung schlanker IT-Abläufe spielen. Vordenker der Lean IT fordern, dass die IT-Abteilung "wie ein Unternehmen" agiert und sich als Service statt als Silo positioniert. Die von ihr angebotenen Dienstleistungen können von Helpdesk-Services bis hin zu Architektur und Sicherheit reichen, sollten aber alle auf das Ziel einer ganzheitlichen Prozessverbesserung ausgerichtet sein.
Wenn es der IT-Abteilung gelingt, sich vom Silo zum Service Provider zu wandeln, kann sie den Platz am Tisch einnehmen, den sie braucht, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen und die geschäftliche Agilität zu verbessern. Das ITIL-Framework kann die Struktur liefern, die Lean IT Ops benötigt, um sich in eine Serviceorganisation zu verwandeln.
ITIL: Ein schlanker Ansatz für das IT-Servicemanagement
ITIL, die Information Technology Infrastructure Library, ist ein weit verbreitetes Rahmenwerk für das IT-Service-Management, das sich eng an viele Lean-Prinzipien und -Praktiken anlehnt. Der grundlegende Wert von ITIL besteht darin, dass es ein schlankes Rahmenwerk für das Änderungsmanagement bereitstellt, ohne das eine Lean IT-Initiative möglicherweise nie in Gang kommt.
Kontinuierliche Verbesserung, eine der Säulen von Lean, ist auch der Kern von ITIL. Es wird auf verschiedene Weise umgesetzt:
- Die Anwendung der wissenschaftlichen Methode PDCA (Plan-Do-Check-Act) zur Identifizierung, Lösung und nachhaltigen Vermeidung von Problemen ermöglicht es Lean IT Ops-Teams, sowohl Break-Fix- als auch geplante Projektarbeiten systematisch abzuarbeiten.
- Standardisierte Arbeitsmethoden reduzieren die Komplexität der Arbeit, da sie dazu beitragen, Änderungen und Fehler im System zu regulieren, sobald sie auftreten, und eine Ursachenanalyse ermöglichen, um zu verhindern, dass sich dieselben Fehler wiederholen.
- Das Lean-IT-Konzept der Qualität an der Quelle reduziert die Kosten für Nacharbeit und Compliance.
Eines der nützlichsten Produkte von ITIL ist die Erstellung eines Servicekatalogs, in dem die wertschöpfenden Dienstleistungen beschrieben werden, die die IT-Organisation ihren (internen oder externen) Kunden bietet. Diese effektive Kommunikation, Messung und Rückmeldung ermöglicht Anpassung, Innovation und Agilität. Die Kunden der IT-Abteilung können genau erkennen, nach welchem Service sie fragen müssen - d.h. sie sprechen die Lean IT-Sprache - und können neue Serviceangebote vorschlagen. Im Laufe der Zeit kann der Einsatz von ITIL zur Umsetzung von Lean IT dazu beitragen, chronische Instabilität zu beseitigen und durch Teamarbeit, Zuverlässigkeit und Vertrauen zu ersetzen.
Schlanker IT-Betrieb
Die Implementierung von Lean IT Ops führt zu einem stabileren, zuverlässigeren und effektiveren IT-Betriebssystem mit höherer Arbeitsmoral und schnellerer Wertschöpfung. Lean IT ermutigt die IT-Abteilung, sich von einem funktionalen Silo zu einem wertschöpfenden Dienstleister zu entwickeln. Mithilfe von ITIL als Rahmenwerk können IT-Operations-Teams Lean IT so implementieren, dass eine schnelle, vorhersehbare Bereitstellung gefördert wird.
Wenn die IT-Abteilung in der Lage ist, ihre Arbeitsabläufe zu verwalten, kann sie intelligentere Entscheidungen über Prioritäten treffen. So können sie wieder am Tisch sitzen und sich an den Bemühungen zur Prozessverbesserung beteiligen, die sie in die Lage versetzen, dem Unternehmen mehr Wert zu bieten.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie IT Ops Lean und Kanban nutzen kann, um schneller Werte zu liefern, sehen Sie sich diese 10 Board-Beispiele für IT Operations und Entwicklung.
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
