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Was Flow ist und warum er wichtig ist

Veröffentlicht Von Chris Hefley

Flow bedeutet "sich in einem stetigen, kontinuierlichen Strom bewegen". Bei der Arbeit mit Wissen ist die Fähigkeit, Ihren Arbeitsfluss zu visualisieren und zu steuern, von entscheidender Bedeutung für eine schnellere und konsistentere Lieferung. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Kapazität zu verstehen, Probleme leicht zu erkennen und diesen Fluss zu verbessern.

In einem System, das für die Verwaltung des Flusses greifbarer Ergebnisse konzipiert ist, wie z.B. einem Fließband für Autos, ist es relativ einfach zu erkennen, wo sich Engpässe bilden und den Fortschritt verlangsamen. Bei der Wissensarbeit sind Flussprobleme nicht ganz so leicht zu erkennen. Dies ist ein wichtiger Grund, warum wir Kanban-Tafeln verwenden, um unsere Arbeit zu visualisieren.

Aber was genau ist Flow?

Nehmen wir ein Beispiel, das wir alle kennen: die Sicherheitskontrolle an einem Flughafen. Wie eine Kanban-Tafel ist auch die Flughafensicherheit ein System. Die Menschen durchlaufen das System Schritt für Schritt, beginnend mit der Überprüfung ihres Ausweises und ihrer Bordkarte und endend mit dem Verlassen des Kontrollpunktes in Richtung ihres abgehenden Fluges.

Die Kapazität des Systems, d.h. die Anzahl der Personen, die effektiv abgefertigt werden können, kann durch viele Faktoren beeinflusst werden - die Anzahl der verfügbaren Sicherheitsbeamten, die Anzahl der geöffneten Bahnen, die für die Kontrolle verwendeten Technologien usw.

Wenn die Anzahl der Personen, die den Kontrollpunkt passieren, im Vergleich zur Kapazität des Systems gering ist, fließen die Menschen relativ problemlos durch. Eine Pause, um die Ausweise zu kontrollieren, zum Förderband zu gehen, den Gürtel und die Schuhe auszuziehen, die Tasche auf das Band zu legen, durch den Scanner zu gehen, die Tasche aufzuheben, die Schuhe und den Gürtel anzuziehen, und dann geht es weiter.

Viele Dinge können diesen Fluss unterbrechen. Vielleicht braucht jemand lange, um seine Schuhe und seinen Gürtel auszuziehen. Oder jemand löst den Metalldetektor aus und muss zurückgehen, seine Taschen leeren und es erneut versuchen. Oder die Tasche von jemandem muss durchsucht werden. Oder jemand benötigt zusätzliche Hilfe, um durch die Schlange zu kommen.

Wenn nur relativ wenige Personen den Kontrollpunkt passieren, verursachen diese Unterbrechungen des Verkehrsflusses nur geringe Verzögerungen. Aber wenn sich das System seiner Kapazität nähert, wird eine kleine Unterbrechung des Flusses um ein Vielfaches verstärkt. Je mehr Menschen sich durch das System bewegen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas länger als normal dauert, was einen Welleneffekt verursacht.

Fluss in der Wissensarbeit

Lassen Sie uns nun am Beispiel eines Software-Entwicklungsteams betrachten, wie sich der Fluss auf die Wissensarbeit auswirkt. Die Arbeit fließt durch das System, beginnend damit, dass ein Kunde eine Produktfunktion anfordert, und verlässt das System, wenn sie an den Kunden ausgeliefert wurde und tatsächlich funktioniert und Mehrwert schafft. Unser Softwareentwicklungssystem hat eine Kapazität, die sich danach richtet, wie viele Entwickler, Manager/Analysten, Tester, Designer und andere Rollen wir mit verfügbaren Mitarbeitern besetzen können.

Die Komplexität und der Schwierigkeitsgrad der Arbeit variieren in der Regel ziemlich stark. Manche Dinge brauchen länger, um sie zu entwerfen, manche sind schwieriger zu bauen und andere brauchen mehr Zeit, um sie zu testen. Während die Arbeit das System durchläuft, kommt es zu Unterbrechungen des Flusses, z. B. wenn Tests fehlschlagen und Nacharbeit geleistet werden muss, oder wenn die Arbeit lange nach ihrer Fertigstellung darauf wartet, getestet zu werden, oder wenn die Designarbeit mehrere Iterationen benötigt, um sie richtig zu machen.

Wenn das System bei "normaler" Geschwindigkeit mit weniger als seiner Kapazität arbeitet, haben diese Unterbrechungen möglicherweise keine großen Auswirkungen auf die Geschwindigkeit, mit der Arbeit geleistet wird. Wenn das System jedoch nahezu an seiner Kapazitätsgrenze läuft, hat jede Schwankung einen Kaskadeneffekt auf den Durchfluss. Noch schlimmere Probleme können auftreten, wenn Sie an einem Punkt im System mit Durchflussproblemen beginnen und das System mit immer mehr Arbeit belasten.

Identifizierung von Problemen in der Wissensarbeit

Die Verkehrsprobleme auf dem Flughafen sind leicht zu erkennen. Wenn Sie eine Schlange sehen, die um eine Ecke verschwindet, wissen Sie, dass Sie lange warten müssen und die meiste Zeit im Stehen verbringen werden. Bei der Wissensarbeit sind Flussprobleme nicht ganz so leicht zu erkennen. Dies ist ein wichtiger Grund, warum wir Kanban-Tafeln zur Visualisierung unserer Arbeit verwenden.

Wenn wir die Schritte in unserem Prozess auf dem Brett abbilden, stellen die Karten die Arbeit dar, die durch das System fließt. Wenn sich in einem Bereich des Spielbretts große Kartenstapel bilden, deutet dies eindeutig auf Probleme mit der Arbeit an diesem Punkt hin. Wenn es große leere Bereiche auf dem Brett gibt, können wir auch vermuten, dass die Arbeit irgendwie vor diesem Teil des Prozesses stecken bleibt und nicht in einem schönen, reibungslosen Fluss durchkommt.

In diesem Beispiel bleibt die Arbeit im Design stecken und fließt nicht kontinuierlich in den Entwicklungsteil des Prozesses über.

Es gibt zwei wichtige Möglichkeiten, den Fluss zu beeinflussen: die Verwaltung von Warteschlangen und die Begrenzung der in Bearbeitung befindlichen Arbeit.

Beeinflussen Sie den Fluss durch die Verwaltung von Warteschlangen

Im Beispiel der Sicherheitskontrolle ist das, was wir uns oft als eine lange Schlange vorstellen, in Wirklichkeit eine Reihe von Warteschlangen. Zuerst warten Sie in einer Warteschlange, damit der Sicherheitsbeamte Ihren Ausweis und Ihre Bordkarte überprüfen kann. Nachdem diese Tätigkeit erledigt ist, warten Sie in einer anderen Schlange auf die Plastikbehälter, in die Sie Ihre Schuhe, Ihren Gürtel und Ihr Kleingeld legen können.

Nachdem Sie Ihre Taschen geleert haben, stellen Sie Ihre Tasche zusammen mit den Plastikbehältern auf das Förderband und warten, bis Sie sehen, wie sie in die Röntgenanlage gelangen - das ist Warteschlange #3, wenn Sie mitzählen. Jetzt warten Sie in einer (meist kurzen) Schlange, um durch den Metalldetektor oder den Millimeterwellendetektor zu gehen.

Und schließlich warten Sie auf der anderen Seite, um Ihre Tasche zu holen und sich anzuziehen. Das sind fünf Warteschlangen. Die ersten beiden sind in der Regel die längste Wartezeit, aber Verzögerungen bei den letzten Schritten können sich bis zum Anfang der Warteschlange auswirken.

Auch bei der Wissensarbeit gibt es Warteschlangen. In einem Software-Entwicklungsteam wird das Design erstellt und steht dann in einer Warteschlange, bis die Entwickler verfügbar sind, um mit der Arbeit zu beginnen. Wenn die Entwicklung abgeschlossen ist, kann es sein, dass die Arbeit in einer anderen Warteschlange steht und auf zusätzliche Tests wartet. Nach Abschluss der Tests kann es in einer anderen Warteschlange darauf warten, in der Produktion eingesetzt zu werden.

In der realen Welt gibt es oft viel mehr Warteschlangen, vor allem, wenn die Arbeit an jemanden in einer anderen Abteilung oder in einem anderen Team weitergegeben werden muss, um die nächste Aktion im Arbeitsfluss durchzuführen. Jedes Mal, wenn die Arbeit von einer Person an eine andere weitergegeben wird, gibt es normalerweise eine Warteschlange.

Um also zu visualisieren, wie viel von unserer Arbeit in Warteschlangen steckt, müssen Sie Ihre Kanban-Tafel so gestalten, dass diese Warteschlangen ausdrücklich genannt werden.

In der obigen Tafel ist die Spalte "Erledigt" eine Warteschlange. Wenn die Entwicklungsarbeit abgeschlossen ist, wird sie zum Beispiel in die Warteschlange "Erledigt" gestellt, damit die QA-Tester wissen, dass sie ihr nächstes Arbeitselement aus dieser Warteschlange ziehen müssen, wenn sie Kapazitäten haben.

Jetzt, wo wir die Warteschlangen auf dem Spielbrett sehen, können wir auch ihre Auswirkungen erkennen. Wenn eine Arbeit in die Warteschlange "Entwicklung:Erledigt" gelangt und dort mehrere Tage lang auf das Testen wartet, können mehrere Dinge passieren. Erstens kann in dieser Zeit zusätzliche Arbeit zur Warteschlange hinzugefügt werden, und die Größe der Warteschlange wird weiter wachsen.

Wenn das Testteam Fehler findet und die Arbeit an die Entwicklung zurückgehen muss, um sie zu beheben, können die Kosten für den Kontextwechsel von der neuen Arbeit zur Korrektur des fehlerhaften Codes von vor einer Woche sehr hoch sein. Dies führt zu mindestens zwei Unterbrechungen des Arbeitsflusses, wobei die Arbeit mit dem Fehler zurückgeht und die laufende Arbeit in der Entwicklung angehalten wird, während die Fehler behoben werden.

Beeinflussen Sie den Fluss durch Begrenzung der Ware in Arbeit (WIP)

Sobald Sie die Auswirkungen der Warteschlangen erkennen, können Sie damit beginnen, die Größe der Warteschlangen explizit zu begrenzen, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Das kann manchmal bedeuten, dass eine bestimmte Person im System für eine kurze Zeit untätig ist, anstatt mehr Arbeit in die Warteschlange zu schieben. Durch die Brille des Systemdenkens betrachtet, ist Leerlauf besser, als das System mit mehr Arbeit zu belasten, die alles andere verlangsamt.

"Aber warten Sie!", sagen Sie. "Wie kann ich meine Arbeit im Prozess einschränken? Die Projektpläne, die Kundennachfrage, der wachsende Auftragsbestand - diese Dinge hören nicht einfach auf, nur weil ich es sage. Am Flughafen kann das Personal den Leuten nicht einfach sagen, dass sie sich nicht anstellen sollen, weil sie 'ihren WIP einschränken'."

Das können sie tatsächlich. Und das tun sie bereits.

Am Flughafen verbringen Sie die meiste Zeit in den ersten beiden Warteschlangen, bevor Sie das Förderband und den Scanner erreichen. Sie halten die Warteschlangen absichtlich lang und lassen nur eine begrenzte Anzahl von Personen durch die letzten Stufen, damit die letzten Schritte reibungslos ablaufen. Außerdem sind an den letzten Stationen viele Sicherheitsbeamte im Einsatz, die Ihnen den Weg weisen und dafür sorgen, dass der Ablauf so reibungslos wie möglich ist. Das können wir auch mit unseren Teams tun.

Verbessern Sie Ihren Flow

Indem wir nicht nur die Menge der Arbeit begrenzen, die wir beginnen, sondern auch die Arbeit, zu der wir uns verpflichten, können wir unseren Arbeitsfluss verbessern und eine bessere Qualität, einen höheren Durchsatz und mehr Konsistenz erreichen. Das kann bedeuten, dass es einen längeren Rückstand oder eine längere Warteschlange gibt, aber die Vorteile einer schnelleren und konsistenteren Lieferung werden es Ihnen ermöglichen, zu beweisen, dass die Arbeit an weniger Dingen auf einmal Ihren Kunden mehr nützt, als wenn Sie sagen "wir haben damit angefangen" und dann viel länger brauchen, um zu liefern, nachdem Sie diese Verpflichtung eingegangen sind.

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Geschrieben von Chris Hefley

Chris Hefley ist ein Mitbegründer von LeanKit. Nachdem er sich jahrelang mit "kaputten" Projektmanagement-Systemen in der Softwareentwicklung herumgeschlagen hatte, half Chris bei der Entwicklung von LeanKit, das Teams zu mehr Effizienz verhelfen sollte. Er glaubt an die Entwicklung von Software und Systemen, die das Leben der Menschen besser machen und ihre Beziehung zur Arbeit verändern. In 2011 wurde er für den Brickell Key Award der Lean Systems Society nominiert. Folgen Sie Chris auf Twitter @indomitablehef.