Gutes Projektmanagement sollte immer eine klare Richtung für Ihr Team sowie Transparenz über den Fortschritt für andere Beteiligte beinhalten. Eine der wichtigsten Möglichkeiten, beides zu erreichen, ist die Verwendung von Key Performance Indicators (KPIs) zur Überwachung des Projektfortschritts.
Es gibt viele verschiedene Arten von KPIs für das Projektmanagement, und sie können entweder branchenspezifisch sein oder allgemein für alle Projekte gelten. Sie können Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren auch in verschiedene Abschnitte unterteilen, um sich einen Überblick über den Arbeitsfortschritt zu verschaffen. Dazu können gehören:
- Kosten
- Zeitleiste
- Einkommen
- Abweichung
Jedes dieser Felder kann bestimmen, wie ein Projekt läuft. Um jedoch einen möglichst umfassenden Überblick zu erhalten, ist es am besten, eine Kombination aus KPIs für das Projektmanagement zu verwenden. Diese sollten klar kommuniziert und für die Dauer des Projekts eingehalten werden, außer unter extremen Umständen.
Der Wert von KPIs im Projektmanagement
Manchmal ist es offensichtlich, wenn ein Projekt gut läuft. Oft ist es noch offensichtlicher, wenn ein Projekt nicht gut läuft . Warum also KPIs verwenden?
Da der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts weitgehend von der effizienten Nutzung von Ressourcen wie Zeit und Geld abhängt, sind KPIs von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellen, dass Ihre Methode zur Überwachung des Fortschritts funktioniert:
- Quantifizierbare - "Gut" und "nicht gut" sind gute Antworten, wenn Ihr Barista Sie fragt, wie es Ihnen morgens geht. Im Projektmanagement hängt die Überwachung des Fortschritts jedoch von konkreteren Daten ab. Mithilfe von KPIs können Sie den Fortschritt Ihres Projekts in echten Dollarbeträgen, Stunden oder einer anderen Einheit überprüfen, um sich ein Bild davon zu machen, wohin Ihre Ressourcen tatsächlich fließen.
- Zielsetzung - Jedes Projekt hat eine Vielzahl interner und externer Interessengruppen, die alle unterschiedliche Interessen am Ergebnis des Projekts haben. Die Überwachung und Kommunikation von Fortschritten durch messbare KPIs stellt sicher, dass die Ergebnisse frei von persönlichen Vorurteilen sind, so dass sich alle Beteiligten auf das Wichtigste konzentrieren können: den Erfolg des Projekts.
- Übertragbar - Im Gegensatz zu Qualifizierungen wie "gut" und "nicht gut" lassen objektive, quantifizierbare Daten keinen Raum für Zweideutigkeiten. KPIs ermöglichen es Projektmanagern, Fortschritte in Form von Botschaften zu kommunizieren, die unabhängig von Ihren Interessen oder Vorurteilen verstanden werden.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Leistungsindikatoren, die Sie bei Ihren Projekten einsetzen können, um den Fortschritt effektiv zu überwachen und sicherzustellen, dass potenzielle Risiken frühzeitig erkannt werden.
Für welche Leistungskennzahlen Sie sich auch entscheiden , wichtig ist, dass Sie sich daran halten und wissen, wie Sie die Ergebnisse richtig nutzen können. Sie können ein wichtiger Indikator dafür sein, wie gesund Ihr Projekt ist, und ermöglicht es Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie größer werden, und das Projekt entsprechend zu ändern. Weitere Informationen darüber, wie Sie sich für die richtigen KPIs für Ihre Projekte entscheiden, finden Sie unter in unserem Blog zu diesem Thema.
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Kosten-KPIs
Geplante Kosten für geplante Arbeiten (BCWS)
Diese auch als Planwert (PV) bezeichnete Kennzahl zeigt die geschätzten Kosten für Ihr Projekt und gibt Ihnen Aufschluss darüber, wo Ihr Projekt im Verhältnis zu den bisherigen Ausgaben und den geplanten Ausgaben steht.
Eine Formel zur Identifizierung von BCWS lautet: (% des abgeschlossenen Projekts) x (Gesamtbudget)
Wenn Ihr Gesamtbudget zum Beispiel $1 Millionen beträgt und Sie 60% des Projekts fertiggestellt haben, lautet die Gleichung: (0.6) x (1,000,000) = $600,000. Wenn Sie mehr als diesen Betrag ausgegeben haben, wissen Sie, dass Sie Ihr Budget überschritten haben und sollten Schritte unternehmen, um die Situation zu bereinigen und die Beteiligten zu informieren.
Zeitleiste KPIs
Geplante Stunden vs. geleistete Stunden
Zu Beginn jeder Projektphase ist es wichtig, einen Plan der geplanten Arbeitsstunden zu erstellen. Das heißt, die Anzahl der Stunden, die jedes Teammitglied schätzungsweise benötigt, um die Projektphase abzuschließen.
Diese Übersicht über die geplanten Stunden kann dann mit der Anzahl der tatsächlich geleisteten Stunden am Ende der Phase verglichen werden. Was die wichtigsten Leistungsindikatoren betrifft, so zeigen Ihnen die Ergebnisse, wie nah Sie an der korrekten Schätzung der Aufgabendauer sind, und wenn es größere Abweichungen gibt, müssen Sie Ihre Prozesse untersuchen und ändern.
Einkommen KPIs
Investitionsrendite (ROI)
Je nach Art des Projekts können Einnahmen eines der Hauptziele des Projekts sein oder auch nicht. Wenn ja, dann ist der Return on Investment einer der wichtigsten KPIs für das Projektmanagement. Die Messung Ihres ROI ist ganz einfach: Teilen Sie einfach Ihre Einnahmen durch Ihre Kosten. Anhand dieser Kennzahl können Sie erkennen, wie gut sich das Geld, das Sie anlegen, entwickelt.
Abweichung KPIs
Zeitplanabweichung (SV)
Um eine klare Vorstellung davon zu bekommen, wie gut Ihre Zeit- und Budgetvorgaben eingehalten werden, können Sie die Zeitplanabweichung als KPI verwenden. Ziehen Sie dazu Ihren geplanten Wert (Gesamtbudget geteilt durch die geplanten Gesamtstunden) von Ihrem verdienten Wert (bisher ausgegebene Summe geteilt durch bisher geleistete Gesamtstunden) ab. Ein positives Ergebnis bedeutet, dass Ihr Projekt über dem Budget oder dem Zeitplan liegt, ein negatives Ergebnis das Gegenteil.
