Wenn sich ein neuer Kunde bei Innotas anmeldet und die Zusammenarbeit mit seinem Customer Success Manager beginnt, ist eines der ersten Themen das Zeitmanagement. Die meisten Kunden möchten zwar die Zeit ihrer IT-Ressourcen erfassen, wissen aber nicht immer, welche Arten von Aktivitäten sie erfassen sollen, wie granular die Erfassung sein soll und welche Vorteile sie aus der Zeiterfassung ziehen können. Im weiteren Verlauf dieses Beitrags werden wir die Vorteile und einige Grundlagen der verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung erörtern.
Die Customer Success Manager von Innotas helfen den Kunden im Rahmen ihrer IT-Governance-Implementierungen dabei, die Zeit bis zum Start zu verfolgen und einen oder mehrere der folgenden Vorteile zu nutzen:
- Stellen Sie eine Aufschlüsselung des Zeitaufwands für Projekt-, Wartungs-/Anwendungssupport- und Verwaltungsaktivitäten bereit.
- Helfen Sie dabei, Systeme zu identifizieren, deren Wartung zu viele Ressourcen beansprucht und die möglicherweise stillgelegt werden müssen.
- Historische Einblicke in die Zeit, die IT-Ressourcen verbracht haben, ermöglichen es Ihnen, Ressourcen auf Aktivitäten mit höherer Priorität und höherem Wert zu verlagern.
Sobald ein Kunde entschieden hat, welche Leistungen wichtig sind, ist der nächste Schritt die Entscheidung, für welche Aktivitäten die Zeit erfasst werden soll. Die meisten Kunden entscheiden sich für eine, zwei oder drei dieser Kategorien:
- Projektarbeit - das sind Ihre strategischen Projekte und andere kleinere Projekte, die einen festgelegten Start- und Zieltermin haben. Die Ressourcen werden für Teile des Projekts oder einzelne Aufgaben für detaillierte Projektpläne zugewiesen. Fast alle Kunden verfolgen die Projektarbeit, da es sich dabei um die am meisten diskretionäre (wenn auch am meisten wertschöpfende) Arbeit handelt.
- Wartungsarbeiten - dies wird in der Regel als "Keep the Lights On (KTLO)" bezeichnet und umfasst alles von der Bearbeitung von Helpdesk-Tickets, über Serviceanfragen, Betriebsaufgaben bis hin zu Break/Fix-Aktivitäten für Anwendungen. Die meisten Unternehmen planen zunächst nicht, diesen Bereich zu verfolgen, stellen aber schnell fest, dass der größte Teil ihrer Arbeit hier stattfindet und dass dieser Bereich das größte Optimierungspotenzial hat.
- Verwaltungsarbeit - dies umfasst Besprechungen, Urlaub, Ferien usw. Die Kunden sind hier geteilter Meinung - einige berichten darüber und andere senken einfach die verfügbare Kapazität der Ressourcen, um dies zu berücksichtigen (z.B. wird statt einer Kapazität von 40 Std./Woche die Kapazität auf 36 Std./Woche gesetzt).
Der letzte Schritt besteht darin, zu entscheiden, wie granular Sie die Zeit anhand der oben genannten Bereiche verfolgen wollen. Einige der Fragen, die Innotas Customer Success Manager verwenden, um dies zu bestimmen, sind hier aufgeführt:
- Projektarbeit - Bei Projekten können Sie die Zeit normalerweise auf Projekt-, Summenaufgaben- oder Aufgabenebene erfassen. Jede Stufe erfordert einen geringfügig höheren Einrichtungsaufwand. Daher ist es nicht immer die beste Wahl, einfach die Aufgabenstufe zu wählen, da diese am detailliertesten ist. Einige Fragen, die Ihnen helfen, das Niveau zu bestimmen:
- Wie detailliert sind meine Projektpläne?
- Wie detailliert sind meine Ressourcenzuweisungen für Projekte?
- Sind meine Projektpläne konsistent? Kann ich Vorlagen für Projektpläne verwenden?
- Aktiviere ich Projekte oder Teile von Projekten? Aktiviere ich auf der Grundlage bestimmter Aufgaben oder Arbeitselemente oder auf der Grundlage eines Prozentsatzes pro Ressourcentyp?
- Wartungsarbeiten - Für Wartungsarbeiten wird die Zeit in der Regel auf Anwendungsebene mit mehreren Bereichen erfasst, um die verschiedenen Arten von Arbeiten (z.B. Erweiterung, Fehlerbehebung, Support usw.) zu erfassen. Einige Kunden fragen auch nach der Verfolgung der Zeit für einzelne Serviceanfragen oder Helpdesk-Tickets. Für diesen Bereich gibt es eigentlich nur eine Frage: Was werden Sie mit den Daten machen, die Sie zurückerhalten? Die Antwort auf diese Frage wird Ihnen bei der Einrichtung Ihrer Anwendungen helfen. Es ist wichtig zu wissen, wie viel Zeit für eine bestimmte Anwendung für Fehlerbehebungen aufgewendet wird. Zu wissen, wie viel Zeit für die einzelnen Fehlerbehebungen aufgewendet wurde, ist jedoch nicht unbedingt wichtig (und kann Ihre Ressourcen unnötig belasten).
- Verwaltungsarbeit - Bei der Verwaltungsarbeit wird die Zeit fast immer in einer Reihe von kundenweiten Bereichen erfasst. Ähnlich wie bei der Wartung fragen Sie, was Sie mit den Daten zu tun gedenken.
Sie können gerne kommentieren oder Fragen stellen, um die Diskussion in Gang zu halten.
![Der Wert einer Kombination aus robustem PPM und leichtgewichtiger Arbeitsausführung [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
