Wie erfahrene Projektmanager wissen und angehende Projektmanager schnell feststellen - und das nicht immer auf angenehme Art und Weise - bieten nicht alle Projektmanagement-Softwarelösungen ein ähnliches Instrumentarium zur Verwaltung von Projekten. Einige Lösungen sind ausgeklügelt, während andere nur oberflächlich sind. Einige sind individuell anpassbar, während andere einengend sind. Und einige sind einfach zu bedienen, während andere ärgerlich sind.
Unverzichtbare Projektwerkzeuge
Ihr Unternehmen braucht eine Projektmanagementlösung , die den Erfolg fördert und Rückschläge vermeidet. Konzentrieren Sie sich daher bei der Bewertung von Tools zur Projektverwaltung auf diese neun wesentlichen Kategorien:
Tools zur Projektplanung
Projektplanung Tools für die Verwaltung von Projekten rationalisieren den gesamten Entwicklungsprozess von Anfang bis Ende. Projektmanager können schnell Zeitpläne mit Meilensteinen, Fälligkeitsterminen, Leistungen und Abhängigkeiten erstellen. Sie können auch die Vorteile von Standardvorlagen nutzen, um den Prozess zu beschleunigen, und die Projekterstellung auf der Grundlage von benutzerdefinierten Auslösern und Workflows automatisieren - einschließlich solcher, die von Drittsystemen in der Umgebung stammen (z.B. CRMs).
Kollaboratives Arbeitsmanagement Tools
Tools für das kollaborative Arbeitsmanagement zur Verwaltung von Projekten integrieren Aufgaben und Projekte mit sozialem Kontext, was eine zielgerichtete, fokussierte und effiziente Zusammenarbeit zwischen internen Teams fördert (unabhängig davon, wo sie sich physisch befinden mögen). Tools für das kollaborative Arbeitsmanagement halten auch externe Interessengruppen auf dem Laufenden, indem sie ihnen eine zentrale Anlaufstelle für den Zugriff auf relevante Projekte, Dateien, Gespräche, Anfragen und andere Projektelemente bieten.
Tools zur Aufgabenverwaltung
Aufgabenmanagement-Tools zur Verwaltung von Projekten helfen Teammitgliedern, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten, indem sie alle Arbeitsaufgaben (sowohl projektbezogene als auch nicht projektbezogene) in bestimmten Arbeitsbereichen zentralisieren. So bleibt jeder auf dem Laufenden und es wird verhindert, dass Aufgaben durch die Maschen fallen.
Portfoliomanagement-Tools
Portfoliomanagement-Tools für die Verwaltung von Projekten sorgen für vollständige Sichtbarkeit und Transparenz in allen Arbeitsabläufen und bieten Projektmanagern (sowie anderen autorisierten und relevanten Teammitgliedern wie PMO und dem Projektsponsor) eine genaue, aktuelle Momentaufnahme der wichtigsten Informationen. Gleichzeitig zeigen Portfoliomanagement-Tools proaktiv Hindernisse und Probleme auf, so dass diese auf effiziente und optimierte Weise angegangen und gelöst werden können.
Tools für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung
Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung Projektmanagement-Tools bieten Echtzeit-Einblicke in Ressourcen und Arbeitslasten. Projektmanager können sehen, wer wann woran arbeitet, und die Ressourcen entsprechend umverteilen. Betroffene Teammitglieder erhalten automatisch eine Benachrichtigung über ihre stornierte(n), geänderte(n) oder neue(n) Aufgabe(n). Projektmanager können auch künftige Projekte planen, indem sie die Auswirkungen des Ausschlusses oder der Aufnahme von Projekten auf die Ressourcenbelastung eines Teams abschätzen.
Finanzmanagement-Tools
Finanzmanagement-Tools zur Verwaltung von Projekten halten Budgetüberraschungen auf ein Minimum. Projektmanager können alle Ausgaben nach Teammitglied, Aufgabe, Arbeitsposten oder Abteilung verfolgen und die Abweichung zwischen geschätzten und tatsächlichen Kosten bewerten. Sie können auch die Verbrennungsrate und den Abrechnungsstatus für jedes Projekt analysieren, um problematische Initiativen schnell zu identifizieren und anzugehen.
Tools zur Verwaltung von Anfragen
Tools für die Verwaltung von Anfragen ermöglichen es Projektmanagern, alle Arbeitsanfragen zu verfolgen und zu verwalten. Dabei werden automatisch alle wichtigen Details erfasst, z. B. wer die Anfrage stellt, eine Beschreibung der vorgeschlagenen Änderung, die Priorität, der Zeitrahmen und alle zugehörigen Dokumente und Diskussionen. Darüber hinaus können Projektmanager bestimmte (oder alle) Teammitglieder über eine Plattform für soziale Zusammenarbeit in Echtzeit einbinden, um Anfragen zu diskutieren und zu verfeinern.
Tools für das Risikomanagement
Risikomanagement-Tools, die ein effektives Projektmanagement unterstützen, helfen Projektmanagern bei der Erstellung eines Risikoregisters, um risikobezogene Probleme, die sich auf ein Projekt auswirken können, zu protokollieren, zu verfolgen und zu verwalten. Dies ist entscheidend für die proaktive Entwicklung einer Strategie zur Risikominderung, die die Integrität des Projektumfangs schützt.
Tools zur Dokumentenverwaltung
Dokumentenmanagement-Tools zur Verwaltung von Projekten ermöglichen es Projektmanagern und Teammitgliedern, alle Dateien an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Unternehmen haben auch die Möglichkeit, die Projektmanagement-Software als Dokumentenspeicher zu verwenden und/oder sie mit gängigen Tools von Drittanbietern (z.B. Box, Google Docs, SharePoint usw.) zu integrieren.
Zusätzliche Tools für das Projektmanagement
Um die oben genannten Punkte zu unterstützen, benötigt Ihr Unternehmen außerdem die folgenden zusätzlichen Tools für das Projektmanagement:
- Eine umfassende Reihe von Berichten und Dashboards - sowohl vorgefertigte als auch anpassbare. Diese liefern Projektmanagern die genauen Daten, die sie benötigen, um intelligente, schnelle Entscheidungen zu treffen. Außerdem sollte es schnell und einfach möglich sein, Berichte für bestimmte Interessengruppen auf der Grundlage ihrer individuellen Informationsbedürfnisse zu erstellen (z.B. PMO, Sponsor, Kunde, usw.).
- Die Fähigkeit zur nahtlosen Integration mit führenden SaaS-Plattformen in der Umgebung (z. B. Salesforce, Box, Intacct, QuickBooks, Jira, SharePoint, Google Docs, ServiceNow usw.) und das Angebot einer Bibliothek von Anwendungen, die mit einem einzigen Klick installiert werden können.
- Mobile Apps, die den vollen Funktionsumfang der Web-App widerspiegeln, was ein nahtloses und konsistentes Benutzererlebnis auf allen Geräten ermöglicht.
Eine Warnung zu Tools für die Projektsteuerung und -überwachung
Es wird wahrscheinlich Szenarien geben, in denen Sie die Projektmanagement-Softwarelösung mit benutzerdefinierten Objekten erweitern möchten, um die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Stellen Sie daher sicher, dass das Hinzufügen von benutzerdefinierten Objekten keine langwierige oder teure Entwicklungszeit erfordert (d.h. kein benutzerdefinierter Code erforderlich ist) und dass Sie benutzerdefinierte Objekte in Berichte einfügen können, um die Sichtbarkeit, die Zusammenarbeit und die Ergebnisse zu verbessern.
Ein letztes Wort zu Tools und Techniken für die Projektplanung und das Projektmanagement
Man kann gar nicht genug betonen, dass die Benutzerfreundlichkeit von Tools für die Projektverwaltung kein optionaler Aspekt ist - sie ist eine zwingende Voraussetzung! Wenn die Projektwerkzeuge nicht einfach und intuitiv zu bedienen sind, werden die Teammitglieder frustriert sein und sich abmühen. Sie suchen vielleicht sogar nach Möglichkeiten, die Verwendung einiger Projektwerkzeuge ganz zu vermeiden. Nicht, weil sie absichtlich versuchen, die Regeln zu brechen, sondern weil sie produktiv sein und Termine einhalten müssen. Unabhängig von der Umgebung oder der Anwendung - es kann sich um IT-Projektmanagement-Tools, Marketing-Projektmanagement-Tools, technische Projektmanagement-Tools usw. handeln - ist die Benutzerfreundlichkeit entscheidend!
