Som erfarna projektledare vet och som nya projektledare snabbt upptäcker - och inte alltid på ett trevligt sätt - är det inte alla programvarulösningar för projektledning som erbjuder liknande verktyg för att hantera projekt. Vissa lösningar är sofistikerade, medan andra är ytliga. Vissa är anpassningsbara, medan andra är begränsande. Vissa är lätta att använda, medan andra är irriterande.
Viktiga projektverktyg
Ditt företag behöver en lösning för projekthantering som leder till framgång och undviker bakslag. Fokusera därför på dessa nio viktiga kategorier när du utvärderar verktyg för att hantera projekt:
Verktyg för projektplanering
Projektplanering verktyg för att hantera projekt effektiviserar hela utvecklingsprocessen från början till slut. Projektledare kan snabbt upprätta tidslinjer med milstolpar, förfallodatum, leveranser och beroenden. De kan också dra nytta av färdiga mallar för att påskynda processen och automatisera skapandet av projekt baserat på anpassade utlösare och arbetsflöden - inklusive sådana som kommer från tredjepartssystem i miljön (t.ex. CRM).
Samarbete Arbetsledning Verktyg
Verktyg för samarbetshantering av projekt integrerar uppgifter och projekt med social kontext, vilket leder till målinriktat, fokuserat och effektivt samarbete mellan interna team (oavsett var de befinner sig fysiskt). Verktyg för hantering av samarbete håller även externa intressenter informerade genom att ge dem en portal med en enda kontaktpunkt för att få tillgång till relevanta projekt, filer, samtal, förfrågningar och andra projektelement.
Verktyg för uppgiftshantering
Verktyg för uppgiftshantering för att hantera projekt hjälper teammedlemmarna att prioritera och hålla koll på uppgifterna genom att centralisera alla arbetsuppgifter (både projekt- och icke-projektrelaterade) i bestämda arbetsutrymmen. Detta håller alla på rätt spår och förhindrar att uppgifter faller mellan stolarna.
Verktyg för portföljförvaltning
Portföljhanteringsverktyg för att hantera projekt skapar fullständig synlighet och transparens i alla arbetsflöden och ger projektledare (tillsammans med andra behöriga och relevanta medlemmar i teamet, t.ex. PMO personal och projektsponsorn) en korrekt och aktuell ögonblicksbild av kritisk information. Samtidigt avslöjar portföljhanteringsverktygen proaktivt hinder och problem så att de kan hanteras och lösas på ett effektivt och optimalt sätt.
Verktyg för resurshantering och kapacitetsplanering
Resurshantering och kapacitetsplanering verktyg för projekthantering ger insikter i realtid om resurser och arbetsbelastning. Projektledare kan se vem som arbetar med vad och när, och omfördela resurser i enlighet med detta. Berörda teammedlemmar får automatiskt ett meddelande om deras annullerade, ändrade eller nya uppdrag. Projektledare kan också planera framtida projekt genom att bedöma hur teamets resursbelastning påverkas av att utesluta eller inkludera projekt.
Verktyg för ekonomisk förvaltning
Verktyg för ekonomisk förvaltning för att hantera projekt och hålla budgetöverraskningar på ett minimum. Projektledare kan spåra alla utgifter per teammedlem, uppgift, arbetsobjekt eller avdelning och bedöma avvikelsen mellan beräknade och faktiska kostnader. De kan också analysera brinnhastigheten och faktureringsstatusen för varje projekt för att snabbt identifiera och åtgärda problem med initiativ.
Verktyg för hantering av förfrågningar
Verktyg för hantering av förfrågningar för att hantera projekt gör det möjligt för projektledare att spåra och hantera alla arbetsförfrågningar, som automatiskt innehåller alla viktiga uppgifter, t.ex. vem som gör förfrågan, en beskrivning av den föreslagna ändringen, prioritet, tidsram och alla relaterade dokument och diskussioner. Dessutom kan projektledare engagera specifika (eller alla) teammedlemmar på en social samarbetsplattform i realtid för att diskutera och förfina förfrågningar.
Verktyg för riskhantering
Riskhanteringsverktyg som stöder effektiv projektledning hjälper projektledare att skapa ett riskregister för att logga, spåra och hantera riskrelaterade frågor som kan påverka ett projekt. Detta är avgörande för att proaktivt utveckla en strategi för riskminimering som skyddar projektets integritet.
Verktyg för dokumenthantering
Dokumenthanteringsverktyg för att hantera projekt gör det möjligt för projektledare och teammedlemmar att lagra och hantera alla filer på en central plats. Företagen kan också välja att använda programvaran för projekthantering som sitt dokumentarkiv och/eller integrera med populära verktyg från tredje part (t.ex. Box, Google Docs, SharePoint osv.).
Ytterligare verktyg som används i projektledning
För att stödja ovanstående behöver ditt företag också följande ytterligare verktyg som används i projektledning:
- En omfattande uppsättning rapporter och instrumentpaneler - både färdiga och anpassningsbara. Dessa ger projektledare de exakta data de behöver för att fatta smarta och snabba beslut. Det ska också vara snabbt och enkelt att tillhandahålla rapporter till specifika intressenter utifrån deras unika informationsbehov (t.ex. PMO, sponsor, kund etc.).
- Kapaciteten att sömlöst integrera med klassledande SaaS-plattformar i miljön (t.ex. Salesforce, Box, Intacct, QuickBooks, Jira, SharePoint, Google Docs, ServiceNow etc.) och erbjuda ett bibliotek med appar som kan installeras med ett enda klick.
- Mobilappar som speglar webbappens fullständiga funktionalitet, vilket skapar en sömlös och konsekvent användarupplevelse på alla enheter.
En varning om verktyg för styrning och övervakning av projekt
Det kommer sannolikt att finnas scenarier där du vill utöka :s programvara för projekthantering med anpassade objekt för att tillgodose ditt företags unika behov. Se därför till att det inte krävs lång eller dyr utvecklingstid för att lägga till anpassade objekt (dvs. ingen anpassad kod krävs) och att du kan inkludera anpassade objekt i rapporter för att förbättra synlighet, samarbete och resultat.
Ett sista ord om verktyg och tekniker som används vid projektplanering och projektledning
Det kan inte nog betonas att användarvänlighet när det gäller verktyg för projekthantering inte är en frivillig aspekt - det är ett obligatoriskt krav! Om projektverktygen inte är enkla och intuitiva att använda kommer gruppmedlemmarna att bli frustrerade och kämpa. De kanske till och med försöker hitta sätt att undvika att använda vissa projektverktyg helt och hållet, inte för att de medvetet försöker bryta mot reglerna, utan för att de måste vara produktiva och hålla deadlines. Oavsett miljö eller tillämpning - det kan vara verktyg för IT-projekthantering, verktyg för marknadsföringsprojektledning, verktyg för teknisk projekthantering och så vidare - är användarvänlighet viktigt!
