Die wichtigsten Grundsätze für den Aufbau eines Kanban-Systems

In unserem letzten Beitrag haben wir erwähnt, dass es vier Grundsätze gibt, die bei der Entwicklung eines grundlegenden Kanban-Systems zu beachten sind. Wir haben uns auch mit den ersten beiden Grundsätzen befasst und damit, wie man sie im IT-Betrieb anwendet.

Für diejenigen, die sich nicht erinnern, die vier Grundsätze von Kanban sind:

1. Die Arbeit sichtbar machen.
2. Begrenzung der laufenden Arbeit.
3. Messen und verbessern Sie den Fortschritt Ihrer Arbeit.
4. Kommunikation des Arbeitsstandes.

In diesem Beitrag werden wir uns die letzten beiden Grundsätze ansehen und wie sie in einem grundlegenden Kanban-System angewendet werden. So können Sie und Ihr IT-Betrieb besser gerüstet sein, um Einschränkungen zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu maximieren, damit Projekte von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen.

TENET 3: MESSUNG UND VERBESSERUNG DES FORTSCHRITTS IHRER ARBEIT

Der Zweck der Einführung eines Kanban-Systems besteht darin, die Art und Weise zu verbessern, wie Projekte in Ihrem Unternehmen verwaltet werden. Aber ein positiver Wandel geschieht nicht über Nacht. Erfolg ist dann gegeben, wenn der Fortschritt gemessen und entsprechend angepasst wird, damit die Aufgaben in der Produktionswarteschlange reibungslos ablaufen.

Erinnern Sie sich an die Theory of Constraints? Es ist die Idee, dass Ihr Team nur so effektiv ist wie das schwächste Element im System. Nun, egal wie effektiv Sie Projekte managen, irgendwann werden Sie auf Engpässe stoßen. Einschränkungen können alles Mögliche sein, von einem kämpfenden Teamkollegen über eine Fehlkalkulation von Ressourcen und Kapazitäten bis hin zu einer Störung in Ihrem IT-System. Die gute Nachricht ist, dass es mit Kanban einfach ist, diese Engpässe zu erkennen, so dass Sie sie angehen und Ihren Kollegen beibringen können, wie sie ähnliche Engpässe in Zukunft vermeiden können.

Mit anderen Worten: Engpässe sind Teil des Fortschritts, vorausgesetzt, sie werden entsprechend angegangen. Dies bringt uns zum dritten Grundsatz, der Messung des Fortschritts.

Der Fortschritt sollte als eine Reise mit verschiedenen Etappen zwischen dem Start- und dem Zielpunkt gemessen werden. Wie wir bereits erwähnt haben, wird es auf diesem Weg einige Stolpersteine geben. Wenn Sie sich also nur darauf konzentrieren, wie schnell die Aufgaben erledigt werden, ist das ein Rezept zum Scheitern. Stellen Sie sich stattdessen die folgenden Fragen, wenn Sie den Fortschritt Ihres Projekts messen:

1.Wie hoch ist die Ankunftsrate unserer Arbeit im Vergleich zur Abschlussrate? Dies zeigt, ob die Teams in der Lage sind, mit der Nachfrage Schritt zu halten. Mithilfe von kumulativen Flussdiagrammen (CFDs) können Sie sehen, ob Ihr Team die Kapazität hat, mit neuen geplanten und ungeplanten Projekten Schritt zu halten. Außerdem können Sie den Umfang der in Arbeit befindlichen Arbeiten (WIP) in Ihrem Workflow messen. Dies ist wichtig, um eine Überlastung zu vermeiden und die Kapazität genau zu messen.

2.Wie lange dauert es, bis die Arbeit abgeschlossen ist? Ganz gleich, ob Sie den Erfolg messen oder Engpässe in Ihrem Arbeitsablauf aufspüren wollen, Sie müssen wissen, wie lange es dauert, bis die Arbeit von Anfang bis Ende abgeschlossen ist. Sie können dies in Histogrammen messen, indem Sie sich Durchlaufzeit und Zykluszeit ansehen. Die Vorlaufzeit gibt an, wie lange es dauert, bis ein Projekt abgeschlossen ist, und zwar von der Minute an, in der es zugewiesen wurde. Die Zykluszeit gibt an, wie lange es dauert, eine Aufgabe abzuschließen, nachdem sie begonnen wurde. Beide sind nützlich, um abzuschätzen, wann Teams Termine einhalten werden, aber die Zykluszeit ist für die Vorhersage genauer, da sie keine Ausfallzeiten berücksichtigt. Außerdem gibt es die MTTR (Mean Time to Repair), die angibt, wie lange es dauert, eine ausgefallene Komponente in Ihrem Arbeitsablauf zu reparieren.

3.Wo bleibt die Arbeit stecken? Die Vorlaufzeit eignet sich perfekt zur Identifizierung von Engpässen und gibt Ihnen einen tieferen Einblick in die Aufgaben, die ungewöhnlich lange für ihre Erledigung brauchen. Von dort aus können Sie feststellen, was sich im Rückstand befindet und was über einen längeren Zeitraum inaktiv war. Mit diesen Informationen sind Sie in der Lage, einen Aktionsplan zu erstellen, der alle Engpässe in Ihrem Arbeitsablauf beseitigt, so dass Sie Ihre Produktivität mit optimaler Geschwindigkeit wieder aufnehmen können.

Wie Sie sehen, ist der Fortschritt komplexer als nur das Erreichen der Ziellinie. Ein Blick auf diese drei Elemente gibt Ihnen nicht nur ein besseres Verständnis für die Fortschritte Ihres Teams, sondern hilft Ihnen auch, Probleme anzugehen und Ihre Mitarbeiter zu befähigen, so dass Sie Ihre Ziele mit größerer Wahrscheinlichkeit innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens erreichen werden.

TENET 4: ÜBERMITTLUNG DES ARBEITSSTATUS

Nichts verhindert eine effektive Zusammenarbeit schneller als Abteilungssilos. Wenn Teams unabhängig voneinander arbeiten und ihre eigenen Ziele verfolgen, ohne darüber nachzudenken, wie sich ihr Projekt auf das Unternehmen als Ganzes auswirkt, kommt es unweigerlich zu Reibungen. Und der einfachste Weg, in die Silo-Mentalität abzurutschen, ist, die Kommunikation mit anderen Abteilungen einzustellen.

Just how dangerous are departmental silos? Consider this scenario: The developer team at a software company is working on an update for their most popular mobile application, which 50 % of customers use because it can be synced up with their desktop computer at home. At the same time, the IT Operations team is working on a security patch for its desktop application that addresses recent vulnerabilities. Since the two teams aren’t working together, they end up eliminating the compatibility between mobile and desktop applications. Unable to sync data across their devices since the latest update, customers are now upset at the recent patch—and the organization now has to work around the clock to repair the problem in a timely manner.

Beide Teams arbeiten an ihren eigenen Projekten und denken über ihre eigenen IT-Roadmaps nach. Beide haben nicht bedacht, wie sich ihr Projekt auf das Unternehmen als Ganzes auswirken könnte. Ihre Handlungen könnten dem Unternehmen schlechte Publicity einbringen und sogar seine potenziellen Gewinne beeinträchtigen. Aber wie können wir Silos einreißen und verhindern, dass dieses Szenario zur Norm wird?

Der Schlüssel zu einer effektiven Zusammenarbeit ist eine gute Kommunikation.

Wann immer ein Team ein Projekt in Angriff nimmt, ist es wichtig, mit anderen Abteilungen zu kommunizieren und zu prüfen, ob ein abteilungsübergreifender Ansatz möglich ist. Schließlich hat jede Abteilung ein Fachgebiet, das für Ihr Projekt von Nutzen sein kann. Dies gilt insbesondere für IT-Operations-Teams, da sie aufgrund der flexiblen und vielseitigen Natur ihrer Arbeit eine Reihe verschiedener Aufgaben bewältigen müssen, die sich direkt auf mehrere Abteilungen innerhalb eines Unternehmens auswirken.

Glücklicherweise ist es mit Kanban ein Leichtes, einen offenen Kommunikationskanal zwischen IT Operations und anderen Abteilungen in Ihrem Unternehmen zu unterhalten. Digitale Kanban-Tafeln machen es nicht nur einfach zu sehen, an welchen Projekten andere Abteilungen arbeiten, Ihre Softwarelösung sollte auch über integrierte Tools zur Zusammenarbeit verfügen, die die teamübergreifende Kommunikation fördern. Auf diese Weise können Stakeholder, Abteilungsleiter und Führungskräfte immer über die Richtung der Projekte innerhalb ihrer Organisation informiert bleiben. Und so verhindern Sie, dass sich Abteilungssilos bilden.

DER AUFBAU EINES EINFACHEN KANBAN-SYSTEMS IST EIN KINDERSPIEL

Der Aufbau eines grundlegenden Kanban-Systems ist einfacher als Sie denken, und wenn jeder in Ihrem Unternehmen den Kanban-Ansatz übernimmt, werden Sie feststellen, dass die Arbeitsabläufe viel reibungsloser verlaufen. Kanban hilft IT-Operations-Teams, mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten, so dass alle auf dieselben Ziele hinarbeiten.

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