In großen Organisationen gibt es oft Hunderte von aktiven Projekten und Initiativen, wobei die verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereiche eine Vielzahl von Zielen verfolgen. Bei so vielen gleichzeitigen Aktivitäten kann es leicht passieren, dass die kurzfristigen Aktivitäten eines Unternehmens nicht mehr mit den langfristigen Zielen übereinstimmen.
Um ihre Aktivitäten besser zu organisieren und zu steuern, gruppieren die meisten großen Unternehmen ihre Projekte und Programme in Portfolios - Sammlungen unabhängiger Projekte, die sich zwar nicht direkt gegenseitig beeinflussen, aber koordiniert werden können, um auf eines oder mehrere der langfristigen Ziele des Unternehmens hinzuarbeiten. Ein kontinuierlicher Fokus auf Projektportfoliomanagement ist unerlässlich, um die unternehmensweite Konsistenz zwischen Projektaktivitäten und strategischen Geschäftszielen zu gewährleisten.
Hier ein Blick auf die wichtigsten Herausforderungen, die ein Unternehmen bewältigen muss, um eine erfolgreiche Projektportfoliomanagement-Strategie umzusetzen.
Anforderungen vs. Ressourcen
Eine der häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, insbesondere neue oder schnell wachsende Unternehmen, ist der Mangel an Mitarbeitern, die sowohl qualifiziert als auch verfügbar sind, um ein Projektportfolio zu verwalten. Die Top-Projektmanager eines Unternehmens sind in der Regel mit den täglichen Anforderungen kritischer Projekte beschäftigt und haben keine Zeit, sich strategischen, langfristigen Überlegungen zu widmen.
Die andere Seite der Medaille des Ressourcenmanagements ist die Frage, wie effektiv das Projektmanagementteam die Projektressourcen zuweisen kann, um sicherzustellen, dass sie innerhalb eines bestimmten Projekts oder Portfolios vollständig genutzt werden. Leitende Angestellte hingegen sind oft nicht bereit oder in der Lage, sich mit den Details bestimmter Projekte zu befassen. Das Ergebnis ist allzu oft, dass das Portfoliomanagement zu einer Teilzeitbeschäftigung wird, die von mehreren Personen geteilt wird und niemandem gehört.
Projekt- und Portfolio-Finanzierung
Ein effektives Portfoliomanagement erfordert eine sorgfältige Abstimmung von strategischen Zielen, Finanzierungsquellen und gut geführten Projekten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ausreichend Geld für ihre wichtigen Initiativen zur Verfügung steht, aber sie müssen auch in der Lage sein, Projekte und Programme zu identifizieren, die Geld verlieren oder nicht den erwarteten Nutzen bringen.
Um die maximale Rendite zu erzielen, sollte ein Unternehmen eine klar definierte Strategie mit messbaren Zielen haben. Sobald die Strategie feststeht, ist ein Unternehmen besser in der Lage zu entscheiden, welche Projekte finanziert werden sollen und wie viel in jedes Projekt investiert werden soll. Und natürlich ist eine detaillierte Finanzberichterstattung unerlässlich, um den Erfolg zu messen, Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu finden und Projekte zu identifizieren, die reduziert oder gestrichen werden sollten.
Technologische Unterstützung
Es liegt in der Natur der Sache, dass ein Projektportfolio zu umfangreich und vielschichtig ist, als dass ein einzelner Mensch es ohne ausgefeilte technische Hilfsmittel verwalten könnte. Die Enterprise Project Portfolio Management Software ist der Schlüssel zur Ausrichtung von Projekten auf strategische Ziele und ermöglicht es Managern und Unternehmensleitern, kurz- und langfristige Ergebnisse zu überwachen. Eine Portfoliomanagementlösung wie Planview AdaptiveWork bietet Einblick in Budgets, Ressourcenzuweisungen und Zeitpläne, nicht nur für einzelne Projekte, sondern für das gesamte Projektportfolio eines Unternehmens. Wenn die richtigen Leute die richtigen Werkzeuge zur Verfügung haben, gehören die Herausforderungen des Portfoliomanagements der Vergangenheit an.
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