Vielen Projektmanagern fällt es schwer, Aufgaben zu delegieren, und es ist leicht zu verstehen, warum. In vielen Fällen ist der PM das erfahrenste Mitglied des Teams, da er sich bereits vor der Übernahme der Projektleiterrolle als Fachexperte etabliert hat. Wenn Projekte erhebliche Herausforderungen darstellen, oder wenn ein Projekt gefährdet ist, kann es für einen PM sehr verlockend sein, zu versuchen, alles alleine zu machen.
Foto von Geschäftsleuten, die eine Tafel halten und DELEGATE Wortwolke schreiben
Das Versäumnis, richtig zu delegieren, führt jedoch oft zu einer Reihe von eigenen Problemen. Der Projektmanager ist nicht nur überlastet und überfordert, sondern dem Projekt werden auch Erkenntnisse und Lösungen vorenthalten, die andere Teammitglieder hätten liefern können. Manager, die versuchen, alles selbst zu machen, können auch bei den Teammitgliedern, die nicht genug zu tun haben, Unmut und Langeweile hervorrufen.
Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie versuchen, bei den von Ihnen geleiteten Projekten zu viel zu tun, können Ihnen diese Strategien dabei helfen, Aufgaben zu delegieren und gleichzeitig den Überblick und die Kontrolle über das Projekt als Ganzes zu behalten.
Setzen Sie Erwartungen an Ihr Team
Sie wollen nicht, dass Ihre Teammitglieder überrascht sind, wenn sie unerwartete Aufgaben erhalten, oder dass sie überrascht sind, wie wenig sie zu tun haben. Effektives Delegieren ist nur dann möglich, wenn die Teammitglieder genaue Vorstellungen davon haben, wie viel Arbeit auf sie zukommt und wie sie die Aufgaben erhalten werden. Das Festlegen von Erwartungen an Ihr Team ist genauso wichtig wie das Management der Erwartungen Ihrer Stakeholder. Nehmen Sie sich also unbedingt Zeit, um mit Ihrem Team auf persönlicher Ebene über Ihre Erwartungen zu sprechen.
Haben Sie einen Plan für die Delegation
Die Delegation von Aufgaben funktioniert, wie jeder andere Aspekt des Projektmanagements, am besten, wenn Sie im Voraus planen. Während Sie an Ihrem Projektplan arbeiten und beginnen, die Aufgaben zu definieren, die erledigt werden müssen, überlegen Sie, welche Teammitglieder (oder Rollen, wenn noch keine bestimmten Personen zugewiesen wurden) den einzelnen Aufgaben zugewiesen werden können. Mit diesem Ansatz können Sie die Aufgaben optimal auf die Verfügbarkeit und die Fähigkeiten der Teammitglieder abstimmen, anstatt die Aufgaben einfach auf das gesamte Team aufzuteilen, sobald das Projekt beginnt.
Unterstützung bieten
Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder, insbesondere die weniger erfahrenen Mitglieder, wissen, wo sie die Unterstützung oder die Informationen erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Ganz gleich, ob Sie ihnen Links zu Schulungsseminaren schicken oder in die benötigten Tools investieren, ein Teammitglied ist nur so gut wie das Unterstützungssystem, das es hat. Die innovativen Tools von Planview AdaptiveWork für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement zum Beispiel machen es den Mitarbeitern leicht, Ideen auszutauschen und die Stärken der anderen zu nutzen.
Lassen Sie Ihr Team seine Arbeit machen
Sobald Sie Ihre Aufgaben verteilt haben, treten Sie einen Schritt zurück und lassen Sie Ihre Teammitglieder ihre Arbeit machen. Es ist zwar immer noch wichtig, sich regelmäßig über den Stand der Dinge zu informieren, um das Projekt im Zeitplan zu halten, aber übermäßige Anfragen nach Aktualisierungen können den gesamten Zweck der Delegation zunichte machen. Sie werden Ihre gesamte Zeit damit verbringen, die Aufgaben, die Sie angeblich delegiert haben, nachzuverfolgen, und Ihre Teammitglieder werden am Ende genauso frustriert und unengagiert sein, als hätten Sie ihnen die Aufgaben gar nicht erst zugewiesen.
Verwalten Sie Ihr Team mit voller Sichtbarkeit
Wenn Sie erst einmal zur Seite getreten sind und effektiv delegieren, ist es wichtig, dass Sie unter einen vollständigen Überblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams haben sowie eine Möglichkeit, den Zustand und den Fortschritt des Projekts zu messen und darüber zu berichten. Hier kann eine Lösung wie Planview AdaptiveWork den entscheidenden Unterschied ausmachen: Transparenz und Berichterstattung in Echtzeit, ganzheitliches Management von Projektportfolios und teamübergreifende Zusammenarbeit - damit Sie Termine einhalten und die Bemühungen Ihres Teams auf das größere Ziel ausrichten können. Erfahren Sie mehr, indem Sie sich für eine kostenlose 30-tägige Testversion anmelden.
