Es gibt viele Anleitungen zur Durchführung von Retrospektiven persönlich, aber nicht so viele zur Durchführung von Retrospektiven aus der Ferne. Als Produktmanager eines Lean/Agile-Produkts habe ich an vielen Retrospektiven teilgenommen und sie geleitet, sowohl aus der Ferne als auch persönlich.
Retrospektiven können ein unglaublich hilfreiches Instrument sein, das Teams die Möglichkeit gibt, sich zusammenzuschließen, zu lernen und gemeinsam zu wachsen. Aber wie jeder, der schon einmal an einer wenig produktiven Retrospektive teilgenommen hat, bestätigen kann, sind nicht alle Retrospektiven gleich.
Es kann schwierig sein, eine gesunde, offene Diskussion darüber zu führen, was gut gelaufen ist, was nicht, und wie man sich beim nächsten Mal verbessern kann. Wenn Sie dies aus der Ferne tun (wie viele Teams im letzten Jahr gelernt haben ), kommt eine weitere Ebene von Herausforderungen hinzu.
Eine Retro über die Retros, die ich geführt habe
Obwohl sich die Welt langsam wieder öffnet, ist es wahrscheinlich, dass ein größerer Prozentsatz Ihrer Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten wird als vor der Pandemie. Oder vielleicht war Ihr Team schon immer dezentral organisiert und hat nie herausgefunden, wie man eine Retrospektive aus der Ferne erfolgreich durchführen kann.
Als Vollzeit-Fernmitarbeiter habe ich die meisten meiner Erfahrungen mit der Leitung von und der Teilnahme an Retrospektiven aus der Ferne gemacht. Daher dachte ich mir, dass ich einige der Dinge mit Ihnen teilen möchte, die ich bei der Teilnahme an und der Moderation von Retrospektiven aus der Ferne gelernt habe: Eine Retrospektive über Retrospektiven, wenn Sie so wollen. Ich werde auch über ein ziemlich geniales Tool berichten, an dem wir gearbeitet haben und das speziell dafür entwickelt wurde, Teams dabei zu helfen, kollaborative Diskussionen aus der Ferne zu erleichtern.
Was gut gelaufen ist
Ich finde es immer hilfreich, Retrospektiven mit einer positiven Note zu beginnen. Zunächst möchte ich Ihnen einige Tipps geben, die ich gelernt habe und die zu einer erfolgreichen Retrospektive beitragen.
Tipp #1: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Leute "im Raum" haben.
Das vielleicht wichtigste Element, um sicherzustellen, dass Ihre Retrospektive erfolgreich ist (und damit meine ich, dass jeder das Gefühl hat, die Zeit produktiv genutzt zu haben), ist die Anwesenheit der richtigen Leute im Raum. (Natürlich handelt es sich hier um Remote-Retrospektiven, der Raum, auf den ich mich beziehe, ist also ein virtueller Raum, kein physischer).
Jeder, der an einem Ereignis beteiligt war, davon betroffen war oder dazu beigetragen hat, sollte zu der Retrospektive über dieses Ereignis eingeladen werden. Um wirklich zu verstehen, was passiert ist, was gut gelaufen ist, was nicht, usw., müssen Sie die Perspektive aller Beteiligten einnehmen.
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Tipp #2: Erlauben Sie Teilnehmern, andere einzuladen
Dieser Tipp hängt mit dem ersten zusammen, ist aber dennoch erwähnenswert: Wenn Sie die Kalendereinladung für die Retrospektive erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die Option auswählen, die es den Teilnehmern erlaubt, andere Personen zu der Besprechung einzuladen. Lassen Sie die Teilnehmer wissen, dass es ihnen freisteht, jeden einzuladen, der teilnehmen möchte.
Tipp #3: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, worum es bei der Retro geht
Es mag offensichtlich erscheinen, aber stellen Sie sicher, dass jeder, der an Ihrer Remote-Retrospektive teilnimmt, genau weiß, was besprochen wird und warum.
Anstatt einfach eine Veranstaltung mit dem Namen "Retrospektive" in den Kalender einzutragen, sollten Sie den Titel konkretisieren, d.h. "Rückblick auf die Einführung von X Feature". Fügen Sie der Einladung auch eine Beschreibung hinzu, in der Sie den Zweck der Retrospektive erläutern und die Teilnehmer auffordern, jeden einzuladen, der einen Beitrag leisten möchte.
Tipp #4: Finden Sie den richtigen Vermittler
Die erfolgreiche Durchführung einer Remote-Retrospektive erfordert die richtige Person für diese Aufgabe. In manchen Fällen kann das die Person sein, der das Thema am meisten am Herzen liegt, oder einfach die Person, die am besten in der Lage ist, Gespräche in Ihrem Team zu moderieren.
In anderen Fällen, z.B. wenn das Ereignis besonders turbulent war und viele Gefühle im Spiel waren, kann es hilfreich sein, eine unparteiische Partei hinzuzuziehen, um die Diskussion zu erleichtern. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, jemanden von außen hinzuzuziehen, um das Gespräch konzentriert und zivilisiert zu halten.
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Tipp #5: Sorgen Sie für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem, was gut gelaufen ist, und dem, was verbessert werden könnte.
Ein guter Moderator sollte jeden im Raum zur Teilnahme ermutigen. Aber zuerst müssen sie dafür sorgen, dass sich alle Beteiligten wohl fühlen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es hilfreich ist, das Treffen damit zu beginnen, alle an den Zweck der Retrospektive zu erinnern: Nicht nur darüber zu sprechen, was verbessert werden könnte, sondern auch anzuerkennen und zu feiern, was gut gelaufen ist.
Die meisten Retrospektiven neigen stark zu Diskussionen darüber, was verbessert werden könnte, wenn sie nicht kontrolliert werden. Daher ist es wichtig, dass der Moderator aktiv darauf hinarbeitet, auch ein ausgewogenes Maß an "was gut gelaufen ist" einzubeziehen.
Zu diesem Zweck kann es hilfreich sein, alle daran zu erinnern, dass es bei der Diskussion darüber, was gut gelaufen ist, nicht nur darum geht, sich gegenseitig auf die Schulter zu klopfen. Der Zweck von Remote-Retrospektiven, in denen besprochen wird, was gut gelaufen ist, besteht darin, sicherzustellen, dass jeder diese Dinge weiterhin tut.
Ein guter Moderator wird die Teilnehmer im Laufe des Gesprächs immer wieder daran erinnern, dass:
- Der Zweck der Retrospektive ist die Förderung der kontinuierlichen Verbesserung
- Der Zweck ist nicht bestimmten Personen die Schuld zuzuweisen oder persönlichen Beschwerden Luft zu machen.
- Ziel ist es, herauszufinden, was weiterhin zu tun ist, wo die Möglichkeiten zur Verbesserung liegen und welche dieser Möglichkeiten sinnvollerweise jetzt genutzt werden sollten, anstatt sie als anhaltendes Risiko zu akzeptieren.
Tipp #6: Ermutigen Sie zu "Shoutouts" (Würdigung von Beiträgen zum Projekt/Ereignis)
Menschen lieben es, anerkannt zu werden, und es fühlt sich auch gut an, andere anzuerkennen. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, eine Retrospektive einzuleiten, vor allem wenn es sich um eine Retrospektive aus der Ferne handelt, die naturgemäß etwas unangenehmer sein kann.
Indem Sie jeden ermutigen, Personen für ihren Beitrag zu dem besprochenen Projekt/Ereignis zu loben, können Sie das Treffen mit einer positiven Note beginnen und die Unterhaltung in Gang bringen.
Tipp #7: Geben Sie jedem die Möglichkeit, sich selbst stummzuschalten!
Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich selbst stumm zu schalten oder die Stummschaltung aufzuheben, und ermutigen Sie sie, die Stummschaltung aufzuheben (sofern es die Hintergrundgeräusche zulassen), damit sie sich auf natürliche Weise einbringen können.
Tipp #8: Erkennen Sie Beiträge zur Diskussion an
Ich finde auch, dass die Würdigung von Diskussionsbeiträgen sehr viel dazu beitragen kann, die Leute zur Teilnahme zu ermutigen. Es ist nur eine Kleinigkeit, aber die Verwendung der Namen der Teilnehmer kann die Umgebung vertrauter machen und die Teilnehmer ermutigen, sich zu öffnen (besonders wichtig für Retrospektiven aus der Ferne).
Hier finden Sie einige Möglichkeiten, die Teilnehmer während des Gesprächs zu würdigen:
- "Danke ________, ich weiß, dass es nicht leicht war, das mitzuteilen.
- "________, ich bin sicher, das war schwer zu hören."
- "Danke ________, dass Sie das angesprochen haben.
- "Ich wette, auch andere haben darüber nachgedacht. Danke, dass Sie dieses Gespräch in Gang gebracht haben, ________."
- "Das ist ein großartiges Argument. Hat jemand etwas zu dem hinzuzufügen, was ________ gesagt hat?"
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Tipp #9: Haben Sie die richtigen Werkzeuge für den Job
Wie bei jeder anderen Fernbesprechung benötigen Sie für die Durchführung von Retrospektiven aus der Ferne ein Videokonferenztool (Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, usw.). Darüber hinaus sollten Sie eine Möglichkeit haben, alle Teilnehmer auf die besprochenen Themen zu fokussieren und zu koordinieren sowie die Ideen und Maßnahmen zu dokumentieren.
Es gibt nicht viele Retrospektiv-Tools für Remote-Teams. Deshalb haben wir beschlossen, unser eigenes zu entwickeln - mehr dazu weiter unten!
Was nicht gut gelaufen ist
Wenn ich ein übergreifendes Thema ausmachen sollte, das Retrospektiven zum Scheitern verurteilt, dann ist es mangelnde Intention. Kein klares Ziel zu haben. Nicht der richtige Vermittler. Nicht die richtigen Leute im Raum zu haben. Das Gespräch nicht auf relevante Themen zu konzentrieren. Eine Person die ganze Zeit reden zu lassen. Sie verlassen das Gespräch, ohne sich auf ein paar wichtige Erkenntnisse oder Maßnahmen zu einigen.
Wenn sie gut durchgeführt werden, fühlen sich Remote-Retrospektiven wie organische, gesunde Teamdiskussionen an. Wenn sie schlecht ausgeführt werden, fühlen sie sich wie eine riesige Zeitverschwendung für alle an.
Tipp #10: Vermeiden Sie diese Dinge
Hier sind einige spezifische Dinge, die meiner Erfahrung nach eine produktive Remote-Retrospektive erschweren:
- Nicht jeder, der an dem Ereignis beteiligt war, ist "im Raum".
- Keinen Vermittler oder nicht den richtigen Vermittler zu haben
- Abhaltung der Retrospektive zu lange nach dem Ereignis
- Mit dem Finger auf andere zeigen oder ihnen die Schuld zuweisen
- Die Aufforderung an den Moderator, die Stummschaltung der Teilnehmer aufzuheben, damit diese ihren Beitrag leisten können
- Nicht genug Zeit für eine sinnvolle Diskussion
- Eine lange Zeitspanne für die Retrospektive zu blockieren, ohne Pausen einzuplanen
- Versuchen, jedes Problem zu lösen, das auftaucht
- Wir konzentrieren uns zu sehr auf das, was schief gelaufen ist und nicht genug auf das, was gut gelaufen ist
Verbesserungen, die ich gemacht habe
Im Laufe der Jahre habe ich immer Planview LeanKitTM als mein bevorzugtes Tool verwendet, um Retrospektiven zu erleichtern, sowohl aus der Ferne als auch vor Ort. Kürzlich hat unser Team beschlossen, einige der Lektionen, die wir bei der Verwendung von LeanKit für Retrospektiven gelernt haben, zu nutzen, um ein Tool zu entwickeln, das speziell für die Durchführung von kollaborativen Gesprächen aus der Ferne entwickelt wurde und das wir Instant Coffee nennen.
Tipp #11: Verwenden Sie Instant-Kaffee, um Retrospektiven aus der Ferne zu erleichtern!
Instant Coffee ermöglicht es jedem, sich auf eine ansprechende Art und Weise an rückblickenden Gesprächen zu beteiligen: Die Teilnehmer können Karten hinzufügen, um Themen darzustellen, die sie diskutieren möchten, sie können über Themen abstimmen, indem sie sich selbst den Karten zuordnen, und sie können sich auf den Karten Notizen machen, um sich an das zu erinnern, was diskutiert wurde. Dann können sie Karten auswählen und sie in ihre LeanKit-Tafel(n) exportieren, so dass die während der Retrospektive entstandenen Ideen zu tatsächlichen Arbeitsaufgaben werden.
Ich bin sehr stolz darauf, dass wir ein Retrospektiv-Tool für Remote-Teams auf den Markt gebracht haben, und es hat mir wirklich Spaß gemacht, Retrospektiven mit Instant Coffee zu moderieren.
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Um mit unserem neuen Team-Retro-Tool zu beginnen: Wenn Sie Planview-Kunde sind und Zugang zu LeanKit haben, können Sie direkt vom LeanKit-Board Ihres Teams aus ein neues Instant Coffee Canvas erstellen. Wenn Sie keinen Zugang zu Instant Coffee haben, können Sie sich an Ihren Kontoadministrator, Ihren Planview-Vertreter oder den Planview-Support wenden, um zu erfahren, wie Sie Zugang erhalten.
Ein paar wichtige Erkenntnisse
Der Zweck jeder Retrospektive, ob aus der Ferne oder vor Ort, besteht darin, den Teams die Möglichkeit zu geben, über die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, nachzudenken und durch die Reflexion zu lernen, wie sie in Zukunft effektiver zusammenarbeiten können.
Ich beende Retrospektiven gerne, indem ich die Gruppe frage, was sie aus der Diskussion mitgenommen hat: Wenn jeder aus dem Gespräch ein paar Ideen mitnimmt, wie man es beim nächsten Mal noch besser machen kann, wissen Sie, dass Sie ein gutes Treffen hatten! Wenn sich alle auf ein paar wichtige Erkenntnisse einigen können, umso besser.
