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Lean-Coffee-Format für virtuelle Teams

Hier finden Sie eine Anleitung für Lean Coffee und hilfreiche Tipps für Moderatoren.

Veröffentlicht Von Alex Glabman
Lean-Coffee-Format für virtuelle Teams

Was ist ein Magerer Kaffee?  

Das Format des Lean Coffee ist ein strukturiertes Treffen ohne Tagesordnung, das gemeinsame Gruppendiskussionen erleichtern soll. "Wie kann man eine Struktur haben, ohne eine Agenda zu haben?" könnten Sie fragen. Erlauben Sie mir, das zu erklären. 

Die Lean-Denker Jim Benson und Jeremy Lightsmith aus Seattle gelten als die Erfinder des Lean Coffee. Sie wollten eine regelmäßige Diskussionsgruppe für andere Lean-Enthusiasten ins Leben rufen, aber ohne die Mühe, Redner zu finden und zu planen, jede Woche eine Tagesordnung aufzustellen usw., die diese Art von Treffen normalerweise erfordert.  

Jeremy und Jim wollten ihr neues Gruppenformat Lean so gestalten, dass die einzige Voraussetzung für ein erfolgreiches Treffen darin bestand, dass die Teilnehmer bereit waren, sich zu beteiligen. (Und vielleicht ein paar Klebezettel und Stifte.... Und idealerweise einen guten Kaffee.) Sie wollten auch, dass das Format des Treffens die Teilnahme aktiv fördert.  

Und so wurde das Format Lean Coffee geboren. Spulen Sie etwa ein Jahrzehnt vor, und jetzt wird das Lean Coffee-Format für viel mehr als nur für Diskussionen über Lean verwendet. Lean Coffee ist eine ansprechende, kollaborative Methode zur Ideenfindung, zur Durchführung von Planungssitzungen und zur Durchführung von Retrospektiven mit einer Gruppe

Lean-Coffee-Format für virtuelle Teams
Das Lean Coffee-Format lässt sich leicht an virtuelle Teams anpassen.

Lean Coffee Format erklärt 

Das Format des Lean Coffee ist von vornherein einfach gehalten: Die Teilnehmer versammeln sich (virtuell oder persönlich), stellen Ideen zur Diskussion, stimmen darüber ab, welche Ideen diskutiert werden sollen, und diskutieren sie dann. Bei Planview verwenden wir dieses Format, um Brainstormings, Planungssitzungen und Retrospektiven zu erleichtern. Es gefällt uns so gut, dass wir sogar eine Funktion in Planview LeanKitTM mit dem Namen Instant CoffeeTM speziell für die Aufnahme von Lean Coffees entwickelt haben (mehr dazu später).  

Der erste Schritt zu einem Lean Coffee besteht darin, den Zweck des Treffens zu bestimmen: Ob es darum geht, Ideen für neue Produktfunktionen zu sammeln, Lehren aus einem kürzlich abgeschlossenen Projekt zu ziehen oder die großen Initiativen des nächsten Quartals zu planen.  

Sobald Sie ein Ziel vor Augen haben, sollten Sie alle einladen, die daran interessiert sind, sich einzubringen, oder die von den Ergebnissen der Diskussion betroffen sein könnten. Das Ziel dieses sehr demokratischen Besprechungsformats ist es, die Stimmen aller an einem bestimmten Prozess Beteiligten zu erheben - und das beginnt damit, dass man sicherstellt, dass sie im (physischen oder virtuellen) Raum anwesend sind. 

1. Erstellen Sie eine einfache Kanban-Tafel 

Um Ihren Lean Coffee zu starten, sollten Sie eine einfache Kanban-Tafel erstellen. Es kann so einfach sein, wie drei Spuren zu haben: "Zu besprechen", "Diskutiert" und "Besprochen". 

Jeder muss die Möglichkeit haben, dieses Forum zu sehen und idealerweise auch zu ergänzen. Eines der besten Dinge am Lean Coffee-Format ist, dass es Menschen, die normalerweise nicht so lautstark sind, die Möglichkeit gibt, ihre Ideen auf eine ruhigere, introvertiertere Weise einzubringen. Wenn nur eine Person in der Lage ist, das Board zu ändern oder zu ergänzen, laufen Sie Gefahr, diese Stimmen zum Schweigen zu bringen. 

2. Ideen an die Tafel schreiben 

Sobald Ihr Board eingerichtet ist und jeder Zugriff darauf hat, ist es an der Zeit, Ideen zu entwickeln. Stellen Sie einen Timer für ein paar Minuten ein, damit jeder seine Ideen an die Tafel schreiben kann. Ob Sie nun eine physische oder eine virtuelle Kanban-Tafel verwenden, die Idee ist dieselbe: Eine Idee pro "Haftnotiz" oder Karte.  

Bevor Sie Ihren Timer starten, sollten Sie sich darüber klar werden, wie Sie die Karten ausfüllen: Füllen Sie genügend Informationen aus, um die Idee zu vermitteln, aber nicht so viel, dass Sie dadurch ausgebremst werden. Wenn Sie ein Brainstorming zur Verbesserung des Designs Ihrer App durchführen, ist "Schaltfläche" vielleicht nicht spezifisch genug, um eine Diskussion auszulösen, aber "größere/deutlichere Schaltflächen auf jedem Bildschirm" schon.  

Wenn Ihr Timer abgelaufen ist, führen Sie eine kurze Umfrage durch, um festzustellen, ob die Gruppe bereit ist zu diskutieren. Wenn Ihre Teilnehmer noch Ideen haben, sollten Sie sie nicht aufhalten - Ideen sind das Lebenselixier des Lean Coffee-Formats! Geben Sie der Uhr mehr Zeit und bewerten Sie sie erneut, sobald sie fertig ist. 

3. Ideen anpreisen 

Jetzt, wo Sie die Ideen an der Tafel haben, ist es an der Zeit, sie zu überprüfen. Der Moderator kann jede Karte vorlesen, oder Sie können die Teilnehmer auffordern, die Karten zu erklären, die sie hinzugefügt haben. Ändern Sie die Kartentitel während dieser Zeit nach Bedarf, um das Verständnis zu erleichtern und Verwirrung zu vermeiden.  

Während dieser Zeit sollte der Moderator versuchen, verwandte Ideen zusammenzufassen, um das Gespräch effizienter zu gestalten. Wenn sich zwei oder mehr Karten um dasselbe Thema zu drehen scheinen, fragen Sie die Gruppe, ob die Karten zusammengelegt werden sollten ("Sind diese beiden Themen dasselbe?") oder ob sie einzigartig genug sind, um für sich allein zu stehen.  

4. Stimmen Sie für die Ideen, die Sie diskutieren möchten 

Sobald alle Karten auf dem Tisch liegen, ist es an der Zeit, darüber abzustimmen. Es gibt einige Möglichkeiten, dies in einem Lean Coffee-Format zu tun: 

  • Bei persönlichen Sitzungen mit einer physischen Tafel und Haftnotizen können die Teilnehmer mit Punkten abstimmen: Sie können entweder Punkte auf Karten zeichnen oder kleine Aufkleber hinzufügen, um ihre Stimme abzugeben. 
  • Auf digitalen Kanban-Tafeln können sich die Teilnehmer selbst Karten zuordnen und so ihre Stimme abgeben. 
  • In Instant Coffee können die Teilnehmer abstimmen, indem sie den Karten, über die sie abstimmen möchten, einen "Daumen hoch" geben. 

Legen Sie fest, über wie viele Karten jeder Teilnehmer abstimmen darf und wie viele Stimmen eine Karte benötigt, um diskutiert zu werden.  

5. Verwalten Sie das Gespräch 

Wenn die Abstimmungsphase vorbei ist, stellen Sie die Grundregeln für das Gespräch vor. Einige der effektivsten Richtlinien für das Lean Coffee-Format beinhalten zeitlich begrenzte Diskussionen und die Möglichkeit, die Gruppe entscheiden zu lassen, ob ein Thema weiter diskutiert werden soll oder nicht. Und so geht's.

Legen Sie ein Zeitlimit für die Diskussion über jede "Gewinnerkarte" fest und verwenden Sie einen Timer, um das Limit durchzusetzen. Lassen Sie die Teilnehmer nach Ablauf der Zeit entweder einen "Daumen hoch" geben (um anzuzeigen, dass sie bereit sind, zum nächsten Thema überzugehen) oder einen "Daumen runter" (um anzuzeigen, dass sie mehr Zeit für die Diskussion wünschen). 

Wenn Sie ein Lean Coffee-Format verwenden, kann es hilfreich sein, wenn eine Person die Diskussion moderiert und eine andere während der Diskussion Notizen macht. (Profi-Tipp: Notieren Sie sich Notizen zu jeder Karte auf dieser Karte!) 

6. Diskutieren Sie

Jetzt, da die Gruppe die Grundregeln kennt, ist es an der Zeit, die Karten auf Ihrem Spielbrett zu diskutieren. Sortieren Sie die Karten zunächst nach der Anzahl der Stimmen. Beginnen Sie Ihre Diskussion mit der Karte, die die meisten Stimmen erhalten hat, und arbeiten Sie sich dann nach unten vor. Verschieben Sie die Karten zu "Besprochen", wenn Sie das Gespräch beendet haben.

7. Aufzeichnung von Erkenntnissen/Bestimmung von Handlungsoptionen 

Wenn Sie alle Karten durchgegangen sind, schließen Sie Ihren Lean Coffee ab, indem Sie die nächsten Schritte für die besprochenen Ideen besprechen. Wenn Sie eine virtuelle Kanban-Tafel verwendet haben, um Ihre Diskussion zu erleichtern, ordnen Sie jede Karte der Person zu, die für die Aktionspunkte verantwortlich ist, und verschieben Sie sie auf ihre Ausführungs-/Teamtafel. 

Tipps für virtuelle Lean Coffee-Moderatoren 

Das Lean Coffee-Format wurde ursprünglich für persönliche Treffen entwickelt, kann aber auch für virtuelle Sitzungen angepasst werden. Dank der Leistungsfähigkeit von Videokonferenzen und der Instant Coffee-Funktion in LeanKit können Sie produktive und ansprechende Gespräche führen, egal wo Ihre Teilnehmer sich befinden.  

Hier finden Sie einige Tipps für einen erfolgreichen virtuellen Lean Coffee: 

  • Fügen Sie in Ihre Kalendereinladung für die Besprechung neben dem Link für die Zoom- oder andere Videokonferenz auch den Quick-Share-Link zur Instant Coffee Leinwand ein. 
  • Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich vor der Sitzung mit Instantkaffee und dem Lean Coffee-Format vertraut zu machen. 
  • Fordern Sie die Teilnehmer auf, schon vor dem Treffen mit dem Hinzufügen von Karten zur Leinwand zu beginnen.  
  • Beginnen Sie die Sitzung mit einem kurzen Überblick über das Format des Lean Coffee 
  • Vergewissern Sie sich, dass die Teilnehmer die vielen Möglichkeiten kennen, wie sie zum Gespräch beitragen können: Lautes Sprechen oder Hinzufügen von Kommentaren oder Fragen zu ihren Karten oder den Karten der anderen 
  • Denken Sie daran, dass Ihre Rolle als Moderator darin besteht, das Gespräch in Gang zu halten, und nicht unbedingt darin, am meisten zu reden! 

Bringen Sie Ihre Ideen zum Kochen! 

Sind Sie bereit, das Lean Coffee-Format für Ihre nächste virtuelle Brainstorming- oder Planungssitzung oder Retrospektive auszuprobieren? Sie haben ein paar Möglichkeiten:  

  • Wenn Sie Planview-Kunde sind und Zugang zu LeanKit haben, können Sie direkt vom LeanKit-Board Ihres Teams aus ein neues Instant Coffee-Canvas erstellen. Wenn Sie keinen Zugang zu Instant Coffee haben, können Sie sich an Ihren Account-Administrator, Ihren Planview-Vertreter oder den Planview-Support wenden, um zu erfahren, wie Sie Zugang erhalten. 
  • Wenn Sie (noch!) kein Planview LeanKit-Kunde sind, gibt es online noch andere digitale Kanban-Tools, die Sie zur Unterstützung eines Lean Coffee verwenden können.  
  • Und wenn Sie mit Ihrem Team vor Ort sind, können Sie das natürlich auch auf die altmodische Art und Weise tun, mit einem Whiteboard und Haftnotizen.  

Ich bin begeistert vom Lean Coffee Format, weil ich gesehen habe, wie es Kreativität, Zusammenarbeit und Engagement in Teams fördern kann. Wenn Sie auf der Suche nach einem besseren Weg sind, um Ihre Ideen zu verwirklichen, probieren Sie Lean Coffee aus! 

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Geschrieben von Alex Glabman Product Manager

Als Produktmanager von Planview LeanKit macht es Alex Spaß, das Komplexe für Interessenten und Kunden zu vereinfachen. Mit seiner praktischen Erfahrung bei der Implementierung von Lean und Agile in Unternehmen und seiner Leidenschaft für die Aufbereitung von Daten ist Alex ein Verfechter der kontinuierlichen Verbesserung und isst Elefanten Bissen für Bissen. Vanderbilt-Absolvent; Hundeliebhaber; Bourbon-Nerd.