Als Waze, die Verkehrs- und Navigations-App, in 2009 herauskam. , verstand ich nicht, warum sie gebraucht wurde. Zu dieser Zeit gab es eine Fülle von persönlichen Navigationsgeräten (PND), die bei weitem effizienter waren als die traditionellen Papierkarten. Ich konnte nicht verstehen, warum ein weiteres solches Gerät benötigt wurde, geschweige denn eines, das ständigen Zugang zum Internet erforderte.
Heute ist Waze die weltweit größte Community-basierte Verkehrs- und Navigations-App. Ich benutze Waze ständig, nicht nur um durch unbekannte Straßen zu navigieren. Ich benutze Waze in sehr vertrauten Gebieten: in meiner Heimatstadt, auf dem Weg zur Arbeit oder bei Besuchen bei Freunden und Familie.
Waze bietet einen einzigartigen Service, den andere Navigations-Apps nicht bieten. Waze nutzt Echtzeit-Informationen über Verkehr und Hindernisse, um mir zu helfen, die optimale Route zu meinem Ziel zu finden, mit ständiger Aktualisierung meiner voraussichtlichen Ankunftszeit. Wenn sich die Verkehrsbedingungen ändern oder wenn ich Navigationsentscheidungen treffe, berechnet Waze den Kurs sofort neu und zeigt mir eine aktualisierte Route und eine voraussichtliche Ankunftszeit an. Der Verkehr ist ständig in Bewegung. Oft komme ich nicht zu der ursprünglich prognostizierten Ankunftszeit an, als ich losgefahren bin. Dennoch werde ich immer zur erwarteten Zeit ankommen, denn Waze aktualisiert ständig meine voraussichtliche Ankunftszeit. So kann ich meine Freunde darüber informieren, dass ich vielleicht zu früh oder zu spät komme, und ich kann meinen Zeitplan entsprechend anpassen.
Planview AdaptiveWork leistet dasselbe für das Projektmanagement. Planview AdaptiveWork nutzt die Möglichkeiten der Cloud für eine Echtzeitüberwachung, die mir hilft, das Projekt zu steuern und meine Stakeholder und Kunden auf dem Laufenden zu halten. Bevor ich Planview AdaptiveWork verwendet habe, hielt ich nicht viel von Projektmanagement-Tools. Bis dahin waren Projektmanagement-Tools ein Mittel, um Gantt-Diagramme für Lenkungsausschüsse und regelmäßige Berichte zu erstellen. Traditionelles PPM war wie gewöhnliche Navigationsanwendungen - statisch und von der Realität abgekoppelt. Um mein herkömmliches PPM-Tool auf dem neuesten Stand zu halten, musste ich hart arbeiten, um Informationen zu sammeln und das Tier zu füttern. Mit dem traditionellen PPM habe ich für das Tool gearbeitet, anstatt dass das Tool für mich arbeitet.
Das kollaborative Arbeitsmanagement hat meine Arbeitsweise völlig verändert. Mit Planview AdaptiveWork verbringe ich kaum noch Zeit mit dem Sammeln von Informationen und null Zeit mit der Erstellung von Berichten. Ich kann jetzt meine wertvolle Zeit nutzen, um zu beobachten, nachzudenken, zu analysieren, zu hinterfragen, zu innovieren und Kontakte zu knüpfen. Ich habe die Zeit und den Raum, das Projekt zu leiten, anstatt es zu verwalten.
Mit der kollaborativen Arbeitsverwaltung können Planung und Nachbereitung delegiert und im gesamten Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Wenn Sie eine effektive Projektorganisation mit klaren Zielen, Rollen und Verantwortlichkeiten aufbauen, wird die Erstellung und Aktualisierung des Projektstrukturplans zu einer natürlichen Übung der Zusammenarbeit.
Die gemeinschaftsbasierte Verkehrsnavigation und das kollaborative Arbeitsmanagement haben also viel gemeinsam. Dennoch gibt es zwei wesentliche Unterschiede zwischen den beiden:
1) Die Verkehrsnavigation folgt bekannten und häufig befahrenen Routen. Die Informationen stammen von anderen Fahrern, die auf der gleichen Route unterwegs sind, also vor Ihnen. Beim Arbeitsmanagement geht es um Innovation. Jedes Projekt ist auf die eine oder andere Weise einzigartig; Projekte ebnen neue, unerforschte Wege. Sonst wären es ja keine Projekte. Es handelt sich dabei einfach um laufende, sich wiederholende Vorgänge wie Massenproduktion, Unterstützungsdienste, planmäßige Wartung und verschiedene andere Formen von Arbeit, die einer Routine folgen.
2) In der Welt der Verkehrsnavigation arbeiten die Fahrer passiv und freihändig mit. Ein Fahrer kann sich freiwillig bereit erklären, Informationen über ein bestimmtes Hindernis oder einen Kontrollpunkt zu geben, aber das System ist nicht von der aktiven Teilnahme der Fahrer abhängig. Autofahrer fahren einfach, Waze erledigt den Rest. Ein kooperatives Arbeitsmanagement erfordert eine aktive Beteiligung an der Erstellung von Projektplänen und die Bereitstellung von Fortschrittsberichten.
Wie also bietet Planview AdaptiveWork Echtzeit-Navigation in einer Welt der unbekannten Routen und wie können wir die Beteiligung der Benutzer fördern?
Bei Projekten ist der Plan, sein Projektstrukturplan mit Meilensteinen, Aufgaben und Abhängigkeiten, unsere Navigationskarte. Bei der Verkehrsnavigation zeigt die Karte real existierende Straßen an. Im Arbeitsmanagement ist der Plan eine grafische Darstellung von Ideen, Erwartungen und Annahmen. Der Plan ist lediglich eine Referenz, eine Navigationshilfe, die Sie nicht allzu ernst nehmen sollten. Um es mit den Worten von John Lennon zu sagen: "Das Leben ist das, was passiert, während man damit beschäftigt ist, andere Pläne zu machen." Mit Planview AdaptiveWork können wir durch das Projekt navigieren und uns ständig anhand unserer "Landkarte der Erwartungen" überprüfen. Wenn also "das Leben passiert", können wir die Veränderungen sofort erkennen, unseren Kurs neu berechnen und/oder unsere Erwartungen neu ausrichten.
Natürlich ist die kollaborative Arbeitsverwaltung auf die Beteiligung der Benutzer angewiesen. Es liegt in der Natur der Sache, dass Menschen nicht gerne Berichte ausfüllen. Vielleicht werden Computersysteme in Zukunft in der Lage sein, unsere Produktivität und unseren Fortschritt zu antizipieren, so wie Google unsere Suchmuster überwacht und vorhersieht. Solange dies nicht geschieht, bleibt die aktive Beteiligung ein entscheidender Erfolgsfaktor für das kollaborative Arbeitsmanagement.
Wie kann eine Organisation also die Teilnahme und die Akzeptanz fördern?
1) Mit gutem Beispiel vorangehen - Wenn Führungskräfte sich auf Planview AdaptiveWork verlassen, um Klarheit und Ausrichtung zu schaffen, wird die Organisation folgen und mitmachen.
2) Effektives Delegieren - Effektives Delegieren bedeutet, dass die Untergebenen die Freiheit haben, Entscheidungen zu treffen und danach zu handeln. Sie füttern das System nicht nur mit Daten für ihre Vorgesetzten, sondern nutzen es auch für ihre eigenen Analysen und Entscheidungen. Daher verlassen sich Manager auf allen Ebenen auf Planview AdaptiveWork, um sich Klarheit zu verschaffen und eine breite Beteiligung zu fördern, um genaue und zuverlässige Daten für sich selbst zu produzieren.
3) Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit - Mit Planview AdaptiveWork sind Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit eine Selbstverständlichkeit. Kurze Fortschrittsberichte in einem Schritt und eine vollständig konfigurierbare Benutzeroberfläche sorgen für eine benutzerfreundliche Zusammenarbeit und ersparen dem Unternehmen endlose, banale Statusbesprechungen.
Das kollaborative Arbeitsmanagement verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten, genauso wie die Community-basierte Verkehrsnavigation wie Waze die Art und Weise verändert hat, wie wir pendeln. Neue Technologien ermöglichen es uns, traditionelle, zentralisierte, auf Meetings basierende Managementstile durch schnelle, agile und superproduktive Arbeitsgemeinschaften zu ersetzen. Aber es ist nicht nur eine Technologie. Das kollaborative Arbeitsmanagement fordert uns heraus, uns als Manager auszuzeichnen - um Arbeitsbeziehungen aufzubauen, die auf Delegation, Transparenz und Vertrauen beruhen.
