Lorsque Waze, l'application de trafic et de navigation, est sortie en 2009. je ne comprenais pas pourquoi elle était nécessaire. À l'époque, il existait une abondance d'appareils de navigation personnels (PND) qui étaient de loin plus efficaces que les cartes papier traditionnelles. Je ne comprenais pas pourquoi un autre appareil de ce type était nécessaire, et encore moins un appareil qui exigeait un accès constant à Internet.
Aujourd'hui, Waze est la plus grande application communautaire de trafic et de navigation au monde. J'utilise Waze en permanence, et pas seulement pour naviguer sur des routes inconnues. J'utilise Waze en terrain très familier : dans ma ville natale, en me rendant au travail ou en rendant visite à mes amis et à ma famille.
Waze offre un service unique que les autres applications de navigation ne proposent pas. Waze utilise des informations en temps réel sur le trafic et les obstacles pour m'aider à trouver l'itinéraire le plus optimisé pour atteindre mon objectif, avec des mises à jour constantes de mon heure d'arrivée prévue. Lorsque les conditions de circulation changent, ou lorsque je prends des décisions de navigation, Waze recalcule immédiatement le parcours et me donne un itinéraire et une HPA actualisés. Le trafic est en constante évolution. Souvent, je n'arriverai pas à l'heure prévue initialement lors de mon départ. Pourtant, j'arriverai toujours à l'heure prévue, car Waze met constamment à jour mon ETA. Je peux donc informer mes amis que je risque d'être en avance ou en retard et je peux adapter mon emploi du temps en conséquence.
Planview AdaptiveWork fait de même pour la gestion de projet. Planview AdaptiveWork exploite la puissance du cloud pour fournir un suivi en temps réel qui m'aide à naviguer dans le projet et à maintenir mes parties prenantes et mes clients en parfait accord. Avant d'utiliser Planview AdaptiveWork, je ne pensais pas grand-chose des outils de gestion de projet. Jusqu'alors, les outils de gestion de projet étaient un moyen de produire des diagrammes de Gantt pour les comités de direction et des rapports périodiques. Le PPM traditionnel était comme les applications de navigation courantes - statique et déconnecté de la réalité. Pour maintenir mon outil PPM traditionnel à jour, j'ai dû travailler dur pour recueillir des informations et nourrir la bête. En fait, avec le PPM traditionnel, je travaillais pour l'outil au lieu que l'outil travaille pour moi.
La gestion du travail collaboratif a complètement transformé ma façon de travailler. Avec Planview AdaptiveWork, je ne passe presque plus de temps à recueillir des informations et zéro à préparer des rapports. Je peux maintenant utiliser mon temps précieux pour observer, penser, analyser, questionner, innover et socialiser. J'ai le temps et l'espace pour diriger le projet, au lieu de l'administrer.
Avec la gestion collaborative du travail , la planification et le suivi peuvent être délégués et partagés dans toute l'organisation. Si vous mettez en place une organisation de projet efficace avec des objectifs, des rôles et des responsabilités clairs, la construction et la mise à jour de la structure de répartition du travail devient un exercice de collaboration naturel.
La navigation routière communautaire et la gestion du travail collaboratif ont donc beaucoup en commun. Pourtant, il existe deux différences cardinales entre les deux :
1) La navigation routière suit des itinéraires bien connus et fréquemment empruntés. Les informations proviennent des autres conducteurs qui se trouvent sur le même itinéraire, devant vous. La gestion du travail est une question d'innovation. Chaque projet est unique, d'une manière ou d'une autre ; les projets ouvrent des voies nouvelles, inexplorées. Sinon, ils ne seraient pas des projets. Il s'agirait simplement d'opérations continues et répétitives telles que la production de masse, les services de soutien, l'entretien programmé et plusieurs autres formes de travail qui suivent une routine.
2) Dans le monde de la navigation routière, les conducteurs collaborent passivement, les mains libres. Un conducteur peut se porter volontaire pour fournir des informations sur un certain obstacle ou point de contrôle, mais le système ne dépend pas de la participation active des conducteurs. Les conducteurs se contentent de conduire, Waze s'occupe du reste. La gestion collaborative du travail exige une participation active à l'élaboration des plans de projet et à la fourniture de mises à jour de l'avancement.
Alors comment Planview AdaptiveWork fournit-il une navigation en temps réel dans un monde d'itinéraires non répertoriés, et comment pouvons-nous encourager la participation des utilisateurs ?
Dans les projets, le plan, sa structure de répartition du travail composée de jalons, de tâches et de dépendances, est notre carte de navigation. En navigation routière, la carte représente les routes existantes réelles. Dans la gestion du travail, le plan est une représentation graphique des idées, des attentes et des hypothèses. Le plan n'est qu'une référence, une aide à la navigation, à ne pas prendre trop au sérieux. Selon les mots de John Lennon, "la vie est ce qui se passe pendant que vous êtes occupé à faire d'autres plans". Planview AdaptiveWork nous permet de naviguer à travers le projet et de nous vérifier constamment à la lumière de notre "carte des attentes". Ainsi, lorsque "la vie arrive", nous pouvons identifier immédiatement les changements, recalculer notre trajectoire et/ou réaligner nos attentes.
Bien entendu, la gestion du travail collaboratif repose sur la participation des utilisateurs. Par nature, les gens n'aiment pas remplir des rapports. Peut-être qu'à l'avenir, les systèmes informatiques seront capables d'anticiper notre productivité et nos progrès, tout comme Google surveille et anticipe nos habitudes de recherche. En attendant, la participation active reste un facteur de réussite essentiel pour la gestion du travail collaboratif.
Alors comment une organisation peut-elle stimuler la participation et l'adoption ?
1) Diriger par l'exemple - Lorsque les dirigeants font confiance à Planview AdaptiveWork pour la clarté et l'alignement, l'organisation suivra et participera.
2) Délégation efficace - Une délégation efficace signifie que les subordonnés ont la liberté de prendre des décisions et d'agir en conséquence. Ils ne se contentent pas d'alimenter le système en données pour leurs supérieurs, ils l'utilisent pour leurs propres analyses et prises de décision. Ainsi, les responsables à tous les niveaux s'appuient sur Planview AdaptiveWork pour plus de clarté et encouragent une large participation pour produire des données précises et fiables pour eux-mêmes.
3) Simplicité et convivialité - Avec Planview AdaptiveWork, la simplicité et la convivialité sont une évidence. Des rapports d'avancement succincts, en une seule étape, et une interface graphique entièrement configurable offrent une expérience de collaboration conviviale, épargnant à l'organisation d'interminables réunions d'état.
La gestion collaborative du travail est en train de changer la façon dont nous travaillons, tout comme la navigation routière communautaire, comme Waze, a changé la façon dont nous nous déplaçons. Les nouvelles technologies nous permettent de remplacer les styles de gestion traditionnels, centralisés et basés sur des réunions, par des communautés de travail rapides, agiles et super productives. Mais il ne s'agit pas seulement d'une technologie. Pour l'adopter, la gestion du travail collaboratif nous met au défi d'exceller en tant que managers - de construire des relations de travail alimentées par la délégation, la transparence et la confiance.
