Je nachdem, in welchem Bereich Sie tätig sind, kann es viele verschiedene Arten von Workflows geben, die in verschiedenen Situationen mehr oder weniger anwendbar sind. Letztendlich laufen sie jedoch alle auf dasselbe hinaus: Workflows sind Prozesse mit aufeinander folgenden Schritten oder Ereignissen, bei denen Aufgaben erledigt und die Verantwortung an die nächste Projektphase weitergegeben wird.
Als Projektmanager können Workflows äußerst hilfreich sein, wenn es darum geht, eine Reihe standardisierter Systeme zu entwickeln, die sich leicht in neue Projekte einführen und neuen Teammitgliedern vermitteln lassen. Obwohl viele von uns bereits Workflows implementieren, ob wir uns dessen bewusst sind oder nicht, kann es für die Optimierung der Produktivität und die Visualisierung der Effektivität eines Projektteams sehr hilfreich sein, das Projekt in Bezug auf seine Workflows darzustellen.
Einige der häufigsten Arbeitsabläufe sind:
- Sequentieller Arbeitsablauf die Schritt für Schritt voranschreitet
- State Machine Arbeitsablauf bewegt sich von Staat zu Staat, gegebenenfalls auch durch wiederholte Iterationen
- Regelgesteuerter Workflow wo spezifische Regeln den Fortschritt der Aufgabenbereiche regeln
Mit Projektmanagement-Workflows können Sie Ihrem Team und Ihrer Produktivität auf die Sprünge helfen:
- Verbesserungen der Prozesse
Sobald die einzelnen Schritte des Projektmanagement-Workflows dargelegt sind, werden die einzelnen Prozesse, die sie beinhalten, klarer. Es ist daher einfacher zu erkennen, welche Rolle die einzelnen Prozesse spielen und wie sie verbessert werden können, um schrittweise Gewinne zu erzielen. über die gesamte Produktionskette.
- Definition von Verantwortlichkeiten
Workflows machen es einfacher, die Verantwortungsbereiche in den verschiedenen Abschnitten Ihres Projekts zu umreißen und zuzuweisen. Nachdem Sie und Ihr Team die Projektmanagement-Workflows erstellt und anerkannt haben, sollten Sie alle Beteiligten darüber informieren, in wessen Zuständigkeitsbereich die einzelnen Abläufe fallen.
- Bessere Fristvorhersage
Anstatt nur eine Schätzung abzugeben, wann ein gesamter Aufgabenbereich oder ein Projekt abgeschlossen sein könnte, ist es mit Workflows möglich, alle wesentlichen Komponenten aufzuschlüsseln und mithilfe der Methode des kritischen Pfades genau abzuschätzen, wie lange alles dauern sollte.
- Erhöhte Sichtbarkeit für Stakeholder
Wenn es um das Management von Stakeholdern gehtEine der besten Möglichkeiten, sie zufrieden zu stellen und für das Projekt zu gewinnen, ist die Bereitstellung klarer und leicht verständlicher Informationen und Status-Updates. Diese transparente Sichtbarkeit wird durch Projektmanagement-Workflows verbessert, da die Auswirkungen der einzelnen Prozesse deutlicher sichtbar und überprüfbar werden.
- Risiko erkennen
Projektrisiken können in vielerlei Form auftreten, z.B. in Form von Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Lieferausfällen. Wenn Sie Ihre Prozesse durch einen Arbeitsablauf strategisch planen, lassen sich Risiken leichter erkennen und einplanen. Es ist zwar unmöglich, alle Fallstricke vorherzusehen und zu vermeiden, aber mit einer aufmerksamen Risikobewertung und -verwaltung lassen sich ihre Auswirkungen verringern.
- Verbesserung des Teamzusammenhalts und der Koordination
Workflows geben Ihrem Team eine klarere Vorstellung davon, wie es zusammenarbeiten soll. Wenn Sie die Teammitglieder kennen, von denen Sie abhängig sind oder mit denen Sie sich abstimmen müssen, kann sich Ihr gesamtes Team ein besseres Bild davon machen, wie die eigenen Aufgaben mit denen der anderen Teammitglieder verknüpft sind.
Wie Sie sehen, gibt es eine ganze Reihe von Vorteilen, wenn Ihr Team über gut etablierte Projektmanagement-Workflows verfügt. Flexibilität ist zwar notwendig, und Sie sollten immer so anpassungsfähig sein, dass Sie Ihren Fokus und Ihre Ressourcen bei Bedarf umstellen können, aber Projektabläufe können eine effektive Grundlage für die Planung Ihres Projektverlaufs bieten, Risiken und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizierenund auch Ihr Team näher zusammenzubringen.
