Das ist eine Falle, in die man leicht tappt. Wir alle wollen mehr tun, mehr verdienen, mehr für unsere Kunden leisten und unseren Chefs mehr zeigen. Aber ab einem gewissen Punkt wird aus mehr sehr schnell weniger, vor allem in Bezug auf das Projektmanagement.
Es ist gut möglich, dass Ihr Projektportfolio zu einem bestimmten Zeitpunkt (oder vielleicht zu jedem Zeitpunkt) Ihrer Projektmanagement-Karriere größer war, als Sie es bewältigen konnten. Um Ihnen dabei zu helfen, diese allzu häufige Projekt- und Portfoliomanagement Falle zu überwinden, haben wir diesen Leitfaden zur Bewältigung der Überlastung mit laufenden Arbeiten zusammengestellt.
Wie man mit einem aufgeblähten Projektportfolio umgeht
Schritt 1: Erkennen Sie das Problem.
Wenn Sie oder Ihre Teammitglieder sich schon einmal gewünscht haben, mehr Stunden am Tag zu haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie ein Problem mit dem Projekt- und Portfoliomanagement in Ihrem Unternehmen haben. Die Lösung für ein Problem der Projektüberlastung sollte niemals "mehr Stunden arbeiten" sein. Wenn Ihr Team so arbeitet, gibt es ein großes Problem.
Ein weiteres sicheres Zeichen für eine Überlastung des Projektportfolios ist die Feindseligkeit zwischen dem Projektmanagementteam und den Kunden. Wenn Projektmanager überlastet sind, ist es unwahrscheinlich, dass sie so schnell und effektiv liefern, was Kunden frustriert und sie zu Mikro-Managern macht. Ein verärgerter Kunde ist nur eine weitere Ablenkung im ohnehin schon überfüllten Terminplan Ihrer Projektmanager.
Schritt 2: Organisieren Sie Ihre Projekte nach Größe, nicht nach Priorität.
Die allgemeine Intuition sagt zwar, dass man Projekte nach Priorität ordnen sollte, aber wenn Ihr Portfolio überquillt und Kunden Fragen stellen, bekommt alles eine hohe Priorität. Eine der besten Möglichkeiten, diese Spannung abzubauen, besteht darin, die kleinsten Projekte zuerst in Angriff zu nehmen. Auf diese Weise können Sie Teile schneller verschieben und das oft lähmende Gefühl, überwältigt zu sein oder "im Unkraut zu versinken", abmildern.
Schritt 3: Kommunizieren Sie.
Einer der Hauptgründe für die Überlastung von Projektmanagern ist, dass sie immer wieder "Ja" sagen - zu Kunden, Chefs, Stakeholdern, usw.
Wenn Sie Projektmanager sind oder ein Team von Projektmanagern leiten, müssen Sie sich die Macht des offenen, ehrlichen Dialogs zu eigen machen. Es ist besonders wichtig, zu kommunizieren, wenn Sie sich an einem Wendepunkt befinden. Dies kann zu einer Neueinstellung führen, die Ihnen Arbeit abnimmt und den Weg zu mehr Wachstum für das Unternehmen ebnet.
Kommunikation ist auch mit Kunden wichtig, wenn Sie überlastet sind. Wenn Lieferungen verspätet eintreffen, sollten Sie den Kunden rechtzeitig informieren. Es kann helfen, sich an die Philosophie "zu wenig versprechen, zu viel liefern" zu halten.
Schritt 4: Schauen Sie sich Ihre Prozesse an.
Wenn alle Projektmanager in Ihrem Unternehmen Probleme mit dem Projektportfolio haben, dann gibt es möglicherweise einige Engpässe in Ihren Prozessen. Verkauft Ihr Verkaufsteam zu viel? Stellt Ihr Einstellungsteam nicht schnell genug neue Mitarbeiter ein? Setzt Ihr Projektmanagement-Team die Prioritäten nicht richtig?
Die Festlegung von KPIs für alles, was zu einem Überlauf des Projekt- und Portfoliomanagements im Unternehmen führen könnte, wird Ihnen helfen, die Ursache des Problems zu erkennen, damit Sie es überwinden können.
Schritt 5: Setzen Sie auf Qualität statt auf Quantität.
Eine Unternehmenskultur, die auf Quantität statt Qualität setzt, kann sehr giftig sein. Das ist ein todsicherer Weg, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter überlastet sind, die Kundenfluktuation hoch ist und die allgemeine Moral im Unternehmen niedrig ist. Die Unternehmenskultur beginnt an der Spitze. Wenn Sie also ein Projektmanagement-Team leiten, liegt es an Ihnen, eine qualitätsorientierte Denkweise zu etablieren.
Lassen Sie nicht zu, dass eine schlechte Portfolioverwaltung Sie Mitarbeiter, Kunden oder den Erfolg Ihres Unternehmens kostet. Eine effektive Projektmanagementlösung wie Planview AdaptiveWork kann Ihnen dabei helfen, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren, damit Sie diese häufigen Fallstricke vermeiden können. Wenn Sie daran interessiert sind, eine effektivere Projektmanagementstruktur in Ihrem Unternehmen zu entwickeln, kann Planview AdaptiveWork Ihnen helfen, skalierbare Projektpläne zu erstellen und Ihr Team auf Kurs zu halten. Kontaktieren Sie uns für eine Live-Demo unserer cloudbasierten Software.
