Wenn wir uns erfolgreiche Unternehmen und ihre Arbeitsweise genauer ansehen, wird deutlich, dass ihr Wachstum und ihre Etablierung auf dem Markt niemals das Ergebnis eines bloßen Zufalls sind, sondern das Ergebnis des erfolgreichen Zusammenwirkens verschiedener Kräfte. Diese unsichtbaren Kräfte, die im Hintergrund eines jeden Unternehmens agieren, sind die Projektmanager und die Portfoliomanager, sowie alle Mitarbeiter und andere Akteure.
Während die Begriffe 'Mitarbeiter' und 'Stakeholder' in der heutigen Geschäftswelt gut etabliert sind und ihre Rolle recht leicht verstanden wird, ist der Unterschied zwischen den Aufgaben eines Projekt- und eines Projektportfoliomanagers innerhalb einer Organisation nicht immer so klar und bekannt. Obwohl ihre Funktion eng miteinander verbunden ist, stellen diese beiden unterschiedlichen Rollen sehr verschiedene Elemente im Bereich des Projektmanagements dar und treiben sehr unterschiedliche Vorgänge voran. Als Bob Buttrick, ehrenamtlicher Experte für Projektmanagement, sagte: "Zu verstehen, wie Portfoliomanagement, Reifegrad und Matrixmanagement zusammenwirken, um den Geschäftserfolg zu fördern, ist der Schlüssel, um Unternehmen wirklich kunden-, wert- und nutzenorientiert zu machen und nicht nur kostenorientiert".
Bevor wir uns also mit den wesentlichen Unterschieden zwischen den beiden unterschiedlichen Rollen und dem Beitrag eines Projektmanagers und eines Projektportfoliomanagers in einem Unternehmen befassen, müssen wir zunächst die Stellenbeschreibung und die wichtigsten Ziele ihrer Position definieren.
Was ist PM?
Ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, ein Projekt vom Beginn bis zum Abschluss zu leiten, und zwar unter Einhaltung bestimmter Zeit-, Budget- und Qualitätsstandards. Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers besteht darin, alle Aktionen, Bemühungen und Prozesse eines Projekts zu koordinieren und den Fortschritt des Projekts bis zum erfolgreichen Abschluss sicherzustellen.
Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehören Zusammenarbeit mit Projektteams und Stakeholder, die Delegation von Aufgaben und die Weiterverfolgung der Entwicklung des Projekts. Sie sind verantwortlich für die Definition des Umfangs und der Ziele eines Projekts, die Zuweisung von Aufgaben, die Planung der Abläufe und die Sicherstellung der Einhaltung von Zeit-, Budget- und Qualitätsvorgaben für das Projekt.
Was ist Projekt-Portfoliomanagement?
Das Portfolio-Projektmanagement hat einen größeren Umfang und ein größeres Ziel als das Projektmanagement. Beim Projektmanagement geht es darum, ein einzelnes Projekt erfolgreich zu leiten, Projektportfoliomanagement geht es um die Auswahl und erfolgreiche Durchführung der richtigen Projekte für das Unternehmen. Ein Projektportfoliomanager hat einen umfassenderen Blick auf alle Projekte des Unternehmens. Zu ihren Aufgaben gehört es, alle Projektleistungen zu bewerten, zu untersuchen, wie diese Projekte verbessert werden können und den Beitrag jedes Projekts zu den Gesamtzielen des Unternehmens zu prüfen.
Projektportfoliomanagement wird ausgeübt, wenn eine Organisation Projekte mit einem gemeinsamen Ziel zusammenführt, um ihre Gewinnspanne zu maximieren und die Gesamtkapitalrendite zu erhöhen. Um die Frage besser zu verstehen: "Was ist ppm?", sollte es als ein Prozess verstanden werden, der ein beschleunigtes Wachstum und eine Verbesserung der Ausführung in einer Organisation bewirken soll.
Zu diesem Zweck ist Projektportfoliomanagement eine Form des zentralisierten Managements, dessen Ziel es ist, die Projekte einer Organisation zu identifizieren, zu priorisieren und zu genehmigen. Dazu gehört auch ein Beurteilungsprozess, bei dem die Risiken und Vorteile der einzelnen Projekte eingestuft und bewertet werden. In einer zweiten Phase müssen die Projekte häufig gemessen und ggf. individuell koordiniert werden.
Die Grenze zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement ist zwar oft fließend, aber es gibt einen klaren Unterschied zwischen ihnen. Obwohl beide Parteien sehr an der erfolgreichen Durchführung von Projekten interessiert sind, konzentriert sich ein Projektmanager auf den Erfolg eines einzelnen Projekts, während der Projektportfoliomanager sich auf den Gesamterfolg aller durchgeführten Projekte konzentriert, die auf die langfristigen Ziele der Organisation hinarbeiten.
