Kämpfen Sie und Ihr Team mit übermäßiger Arbeitsbelastung, knappen Fristen und widersprüchlichen Prioritäten? Wenn ja, liegt das Problem vielleicht darin, dass Sie nicht oft genug "Nein" sagen.
Am Arbeitsplatz "Nein" zu sagen kann schwierig sein. Viele Menschen befürchten, dass sie ihren Job verlieren, wenn sie Anfragen oder Aufträge ablehnen. Das ist eine verständliche Befürchtung, und es steckt auch ein Körnchen Wahrheit darin - wenn Sie zu oft "Nein" sagen, können Sie durchaus den Eindruck erwecken, unkooperativ, feindselig oder einfach nur faul zu sein. Wenn Sie hingegen zu jeder Anfrage "Ja" sagen, werden Sie sich bald mit unnötigen Aufgaben und Aufträgen überhäufen, die niemand anderes übernehmen möchte.
Als Projektmanager sollten Sie die Fähigkeit besitzen, gegenüber Kunden, Managern oder anderen Interessengruppen "Nein" zu sagen, und Sie sollten den Mitgliedern Ihres Teams helfen, die gleiche Fähigkeit zu entwickeln. Diese Strategien können helfen.
Wissen, wann man "Nein" sagen muss
Ganz gleich, ob Sie es mit Kunden, Geschäftspartnern oder internen Kollegen zu tun haben, Sie werden mit Sicherheit ab und zu auf unangemessene Forderungen stoßen. Die Befähigung der Mitarbeiter beginnt damit, dass Sie Ihren Teammitgliedern sagen, dass sie das Recht haben, "Nein" zu sagen, wenn es angebracht ist. Sie sollten Ihr Team sogar wissen lassen, dass es nicht nur erlaubt ist, sondern erwartet wird, dass es in solchen Situationen Anfragen ablehnt.
- Unkontrollierte Änderungen des Umfangs: Kunden versuchen oft, Anforderungen zu ändern oder zusätzliche Leistungen zu erbringen, wenn ein Projekt bereits läuft.. Sie können den schleichenden Umfang stoppen bevor es losgeht, indem Sie Ihren Teammitgliedern helfen, die Parameter eines jeden Projekts zu verstehen, und sie befähigen, neue Anfragen abzulehnen, die nicht Teil eines Änderungsauftrags sind.
- Unrealistische Zeitvorgaben: Wenn Sie eine dringende Anfrage erfüllen, können Sie ein Held sein, aber wenn Sie sich zu einem engen Termin verpflichten und ihn dann nicht einhalten, können Sie zum Sündenbock für die schlechte Planung eines anderen werden. Lassen Sie Ihre Teammitglieder wissen, dass es in Ordnung ist, "Nein" zu sagen, wenn jemand das Unmögliche verlangt.
- Falsche Verantwortung: Projektteams werden oft gebeten, Arbeiten zu übernehmen, die rechtmäßig jemand anderem gehören. Die Arbeit eines anderen zu erledigen, kann die Mitarbeiter demotivieren und gleichzeitig die Projektqualität beeinträchtigen. Geben Sie Ihren Teammitgliedern detaillierte Beschreibungen ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten während des Kick-off Meetingsund sagen Sie ihnen, dass sie nach unseriösen Anfragen Ausschau halten sollen.
Wissen, wie man "Nein" sagt, ohne die Arbeitsbeziehungen zu beschädigen
Zu wissen, wann man "Nein" sagen muss, ist eine Sache, aber die Teammitglieder müssen auch wissen, wie sie es tun können, ohne unnötige Reibungen oder Feindseligkeiten zu erzeugen.
Der Schlüssel zur taktvollen Ablehnung einer Anfrage ist, dass Sie zeigen, dass Sie verstehen, worum man Sie bittet, aber Gründe haben, "Nein" zu sagen. Erklären Sie Ihren Teammitgliedern, dass sie, wenn sie eine Anfrage ablehnen, ein kooperatives Verhalten an den Tag legen und auf die Probleme hinweisen sollten, die die Anfrage verursachen würde, wenn jemand versucht, ihr nachzukommen. Eine der besten Möglichkeiten, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, Erwartungen zu formulieren und klar zu machen, wie groß Ihre Bandbreite ist vorher Wenn Sie Nein sagen müssen, verwenden Sie ein modernes Arbeitsmanagement System wie Planview AdaptiveWork.
