Willkommen bei der Blog-Serie PMO Spotlight von Planview AdaptiveWork. In diesen Artikeln, die wie Interviews gestaltet sind, stellen wir die einzelnen Projektmanagement-Profis vor, ihre Hintergründe, Strategien und Erfahrungen, die die Verwendung unseres Produkts prägen. Dieser Beitrag stammt von Aaron Nicholl, Direktor ePMO bei der Investment Industry Regulatory Organization of Canada (IIROC).
Würden Sie uns bitte ein wenig über Ihre formale Ausbildung und Ihre frühe Karriere erzählen?
Während meines Studiums hatte ich ein Doppelstudium in Betriebs- und Volkswirtschaft. Mein Programm bot mir die Möglichkeit, im Rahmen meines Studiums einige Zeit in England zu verbringen. Dies gab mir eine breitere Perspektive, da ich Europa zu einer Zeit kennenlernte, in der der Kontinent einen bedeutenden Wandel durchlief. Es waren die prägenden Jahre der Europäischen Union; der Euro war gerade eingeführt worden und die EU war dabei, ihren Einfluss auszuweiten. Das war also eine aufregende Zeit und eine tolle Lernerfahrung für jemanden, der Wirtschaft studiert hat.
Nach meinem Abschluss begann ich meine Karriere im Vertrieb. Dadurch hatte ich viel Kontakt zu führenden Konsumgüterherstellern, großen Einzelhändlern und deren Lieferketten. Als ich im Vertrieb anfing, hatte ich die Möglichkeit, direkt mit dem Kunden zusammenzuarbeiten, aber auch mit den verschiedenen Teams innerhalb des Unternehmens (Marketing, Betrieb, Finanzen, HR, IT usw.), die letztlich für die Bereitstellung großartiger Lösungen und Kundenerlebnisse erforderlich sind.
Als ich mich mit der Bereitstellung von Kundenlösungen beschäftigte, erkannte ich das Potenzial in Unternehmen, Prozesse zu verbessern und neue Tools einzuführen, die das Kundenerlebnis verbessern. Also begann ich, mit verschiedenen Abteilungen Miniprojekte zu initiieren und Lösungen zu implementieren - einige davon sehr taktisch. Ich erinnere mich an ein neues Tool zur Erstellung von Verkaufsangeboten, das ich entwickelt hatte (das, das wir benutzten, war einfach schrecklich). Viele der Vertriebsleiter nahmen es an, und schließlich nutzten die meisten unserer Vertriebsmitarbeiter es.
Bis heute versuche ich, alles durch die Brille des Kunden zu betrachten und einen 'kundenorientierten' Ansatz zu verwenden, um sicherzustellen, dass die Lösungen in erster Linie die Bedürfnisse unserer Kunden erfüllen. Ich verdanke es meinen Anfängen im Vertrieb, dass ich in diesem Rahmen verwurzelt bin.
Schon früh in meiner Karriere bot sich mir die Chance, an einem der größten ERP-Projekte in Europa mitzuwirken - einem globalen SAP-Projekt. Ich zog für ein paar Jahre nach Belgien und schließlich nach Deutschland. Die Arbeit mit einem so großen und international gemischten Team gab mir eine breitere, globalere Perspektive und die Möglichkeit, neue Kulturen kennenzulernen und viele neue Dinge zu erleben.
Wann haben Sie zum Projektmanagement gewechselt und was reizt Sie an IT PPM?
Der 'entscheidende Moment' war für mich meine Erfahrung in Europa im Rahmen des SAP-Projekts. Die Erfahrung mit einem Projekt dieser Größe und Komplexität hat mir die Augen geöffnet und mich inspiriert. Ich hatte die Gelegenheit, den leitenden Projektmanager zu begleiten, der aus Deutschland kam. Ich habe viel von Karsten gelernt und betrachte ihn als einen Mentor. Wir bleiben immer noch von Zeit zu Zeit in Kontakt - er ist inzwischen Executive Coach und Vordenker auf dem Gebiet der organisatorischen Belastbarkeit und des Aufbaus von Hochleistungsteams.
Bei der Arbeit am SAP-Projekt habe ich die verschiedenen Elemente des Projektmanagements kennengelernt - ich habe direkt gesehen, wie wichtig Problemlösung, Personalmanagement, Problem- und Risikomanagement und Änderungsmanagement sind. Ich habe eine Vorstellung von den Fähigkeiten bekommen, die ein außergewöhnlicher Projektleiter braucht, und es hat mir einen guten Maßstab für meine eigene Karriere und Entwicklung gegeben. Von diesem Zeitpunkt an schwenkte ich in meiner eigenen Karriere in Richtung Projektmanagement - ich leitete Projekte direkt und gründete und leitete schließlich PMOs mit Teams von PMs, die an einem Portfolio von Projekten arbeiteten.
Wie hat Ihre Ausbildung in Wirtschaft und Finanzen Ihre Karriere im Projektmanagement unterstützt oder beeinflusst?
Ich hatte das Glück, an einer großartigen Universität in Ostkanada zu studieren (Memorial). Das Wirtschaftsprogramm ist gut abgerundet und hat mir die Möglichkeit gegeben, durch Co-op-Praktika reale Berufserfahrung zu sammeln. Ich habe auch an Business Case-Wettbewerben teilgenommen. Bei diesen Wettbewerben konnte ich mich auf nationaler und internationaler Ebene mit den Herausforderungen der realen Geschäftswelt auseinandersetzen und großartige Networking-Möglichkeiten nutzen.
Obwohl Projektmanagement schon seit langem praktiziert wird, wurde es in den späten 90er/frühen 2000er Jahren in den postsekundären Bildungseinrichtungen nicht als Disziplin angesehen, wie es die Buchhaltung oder andere traditionellere Bereiche der Wirtschaft waren. Glücklicherweise bot mein Studiengang einige MIS- (Management Information System) und Informatikkurse an, so dass ich mich mit Projekten beschäftigen konnte.
Vor allem verdanke ich meiner Ausbildung bei Memorial, dass ich die Gelegenheit hatte, an realen Geschäftsproblemen zu arbeiten. Ich habe auch von einer erstaunlichen Gruppe von Gleichaltrigen gelernt und viele lebenslange Freundschaften geschlossen.
Wenn Sie nicht arbeiten, was machen Sie in Ihrer Freizeit?
Unter normalen Umständen reise ich gerne und entdecke neue Orte. Während der Pandemie war es sicherlich eine große Umstellung des Lebensstils! Ich bin auch ein großer Sportfan - insbesondere der NBA. Ich bin seit 10+ Jahren Dauersitzplatzinhaber bei den World Champion Toronto Raptors.
Außerdem genieße ich Filme (vor allem Dokumentarfilme) und lerne gerne Essen aus verschiedenen Kulturen kennen. Einige meiner Lieblingsdokumentarfilme sind: "Steve Jobs: One Last Thing" und "Capital C" auf Netflix.
Erzählen Sie uns von Ihrem Weg beim IIROC in den letzten 4 Jahren als Direktor ePMO.
Es war eine sehr interessante Reise für mich. Bevor ich zum IIROC kam, verbrachte ich meine berufliche Laufbahn in der Privatwirtschaft, so dass der Wechsel zu einer Branchenregulierungsbehörde sicherlich eine große Umstellung war. Die Finanzdienstleistungsbranche befindet sich in einer Phase bedeutender Veränderungen - angetrieben durch technologische Innovationen und ein verändertes Verbraucherverhalten in Bezug auf Finanzberatung und -dienstleistungen. Dieser Hintergrund führte zur Schaffung des ePMO und unserer Transformations-Roadmap. Dies war für mich wirklich ein ePMO-Einrichtungsszenario auf der grünen Wiese. In diesem Szenario ist es immer eine Gratwanderung, den zeitlichen Schwerpunkt auf die Lieferung zu legen und gleichzeitig Prozesse, Standards und Tools zu etablieren, die letztendlich die Lieferung unterstützen und verbessern.
Rückblickend denke ich, dass wir diese Dynamik gut gemeistert haben. Da die Reife der Projekte von Jahr zu Jahr zunahm, bin ich stolz darauf, dass wir mehr und mehr Prozess- und Effizienzverbesserungen einführen konnten. Planview AdaptiveWork war der Schlüssel zu dieser Entwicklung. Wir haben unseren Reifegrad in Bezug auf das Projektmanagement und die Durchführung unserer Projekte erheblich verbessert. Mit Blick auf die Zukunft gibt es Möglichkeiten für eine tiefere Integration mit Geschäfts- und Technologie-Teams, um die Projektabwicklung und Portfolio-Optimierung weiter voranzutreiben.
Wie hat Covid19 Ihr Team und/oder die Art und Weise, wie Sie das Portfolio & verwalten, beeinflusst?
Die Pandemie hat sicherlich dazu geführt, dass sich die Art und Weise, wie wir alle leben und arbeiten, erheblich verändert hat. Glücklicherweise war das IIROC gut positioniert, um vollständig auf Fernarbeit umzustellen, da wir gerade eine mehrjährige Investition in unsere technologische Infrastruktur abgeschlossen hatten. Ich denke, wir sind alle sehr dankbar für die Arbeit, die im Rahmen dieser Initiative geleistet wurde, bevor die Dinge zum Stillstand kamen.
Aus der ePMO-Perspektive hat die Durchführung unserer Projekte über Planview AdaptiveWork den Übergang zu einem vollständigen Remote-Modell nahtlos gemacht. Als die Pandemie ausbrach, haben wir unsere Prioritäten als Organisation neu kalibriert. Einige Initiativen wurden verschoben und einige fallen gelassen, aber im Großen und Ganzen haben wir unser Portfolio intakt gehalten. Unsere Teams haben das Remote-Modell voll angenommen, und aus meiner Sicht haben wir eine Produktivitätssteigerung erlebt. Unsere Prozesse in Bezug auf das Ressourcenmanagement haben sich nicht grundlegend geändert, aber wir haben uns stärker darauf konzentriert, mit unseren Teammitgliedern zu sprechen, um sicherzustellen, dass sie mit den Dingen gut zurechtkommen und sich angesichts der Gesamtsituation, die wir alle erleben, nicht überfordert fühlen.
Wie sieht Ihre Vorgehensweise/Strategie beim IIROC aus, um die prioritären Projekte & und die verfügbaren Ressourcen effektiv auszugleichen?
Wir haben einen robusten Projektaufnahmeprozess eingeführt, der uns bei der Priorisierung und Auswahl von Projekten hilft. Dieser Prozess hat einige wichtige 'Etappenziele', die unserem Investment Governance Committee helfen, Entscheidungen darüber zu treffen, ob Projekte grünes Licht erhalten sollen oder nicht. Wir haben auch einen Erkundungsprozess entwickelt, um die geschäftlichen Anforderungen und Lösungsschätzungen auf einem ausreichend hohen Niveau zu ermitteln, damit wir das Projekt besser verstehen können, bevor wir es vollständig vorantreiben. Wir nutzen Planview AdaptiveWork für unsere Kapazitätsplanung und unser Ressourcenmanagement.
Viele Organisationen und Branchen befinden sich mitten in einer Übergangsphase zu agileren & hybriden Arbeitsweisen. Sehen Sie diesen Trend im Finanzdienstleistungssektor und auf welche Weise?
Der Wandel hin zu hybriden/agilen Lösungen vollzieht sich schon seit einigen Jahren. Ich denke, die meisten Unternehmen im Finanzdienstleistungssektor verwenden eine Mischung aus Wasserfall- und agilen Ansätzen. Letztlich muss jede Organisation herausfinden, was für sie am besten geeignet ist, und zwar auf der Grundlage ihrer einzigartigen Umgebung, der Probleme, die sie löst, der Menschen, die sie lösen, und der Interessengruppen, die die eingesetzten Lösungen letztendlich nutzen werden. Wir verwenden bei IIROC eine Mischung aus Wasserfall- und agilen Ansätzen und versuchen, so flexibel und anpassungsfähig wie möglich zu sein, wenn wir neue Initiativen angehen.
Was ist Ihre Lieblingsfunktion von Planview AdaptiveWork? Und warum?
Es gibt viele, aber mein Favorit ist das 'Custom Object'. Benutzerdefinierte Objekte" bieten erhebliche Möglichkeiten und Flexibilität. Wir konnten diese Funktion zum Beispiel nutzen, um eine Lösung für Besprechungsprotokolle zu implementieren. Dadurch konnten wir die Erstellung und Verteilung von Besprechungsprotokollen automatisieren und die Nachverfolgung von Besprechungspunkten und Entscheidungen rationalisieren. Dies hat zu einem geringeren Verwaltungsaufwand für PMs und Teammitglieder und zur Abschaffung von Papierprozessen und Offline-Dokumenten geführt.
Wenn ein Kollege Sie um Rat fragen würde, was er beim Kauf einer PPM-Lösung beachten sollte, was würden Sie ihm sagen?
- Die erste Frage, die ich ihnen stellen würde, wäre,
- "Glauben Sie, dass Ihr PMO groß genug ist, um von einer PPM-Lösung zu profitieren?" (d.h. Berücksichtigen Sie Anzahl und Größe/Komplexität der Projekte, Anzahl der PMs, Ressourcen usw.)
- Die zweite Frage wäre,
- "Glauben Sie, dass Ihr Team/Ihre Organisation diszipliniert genug sein wird, um die Lösung richtig zu nutzen?" (d.h. Berücksichtigen Sie den Reifegrad Ihres Teams und der zugehörigen Ressourcen - haben sie PPM-Tools in anderen Unternehmen eingesetzt? Überlegen Sie, ob Sie über Ressourcen zur Überwachung der Daten verfügen, usw.)
Wie bei jeder Investition in ein Software-Tool muss Ihre Umgebung über eine ausreichende kritische Masse an Prozessen/Daten/Projekten/Ressourcen usw. verfügen, um die mit der Automatisierung und Effizienz verbundenen Vorteile zu nutzen. Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass "Müll rein = Müll raus". Unterschätzen Sie nicht die Anzahl der Kontrollen und den Umfang der Überwachung, die Sie einrichten müssen, um sicherzustellen, dass die Qualität der Daten im System erhalten bleibt. Die beste PPM-Lösung ist von geringem Wert, wenn die Daten von schlechter Qualität sind. Das wird nicht nur zu schlechten Entscheidungen führen. Außerdem werden Sie bei den Interessengruppen schnell an Glaubwürdigkeit verlieren.
Wenn Sie mit den oben genannten Punkten zufrieden sind, würde ich ihnen sagen, dass sie vor allem die allgemeine Benutzerfreundlichkeit der Lösung berücksichtigen sollten (d.h. hohe Benutzerfreundlichkeit, saubere Benutzeroberfläche, minimaler Schulungsaufwand, usw.). Viele PPM-Lösungen sind für Endbenutzer nicht intuitiv und erreichen nach ihrer Einführung nur sehr geringe Akzeptanzraten.
