Das Jahr 2020 wird aus vielen Gründen in die Geschichte eingehen, aber eine der nachhaltigsten Veränderungen wird wahrscheinlich die rasche Umstellung so vieler Unternehmen auf Remote-Teams sein. Während einige Branchen und Unternehmen bereits für diesen Übergang gerüstet waren, haben sich andere mit den Herausforderungen der Produktivität von Remote-Teams.
Bei Planview sind wir große Befürworter der Telearbeit. Dreiunddreißig Prozent unseres Teams haben in den letzten Jahren aus der Ferne gearbeitet, und alle unsere Produkte sind so konzipiert, dass sie ein Maximum an Produktivität von Remote-Teams. Hier sind einige der einzigartige Überlegungen für Remote-Teams die wir durch unsere Kunden erfahren und miterlebt haben, mit Strategien und Tipps zur Überwindung dieser Probleme.
Motivation von Remote-Teams
Eines der wenig hilfreichen Klischees über die Arbeit aus der Ferne ist, dass Mitarbeiter aus der Ferne weniger produktiv sind als ihre Kollegen im Büro. In Wirklichkeit ist oft das Gegenteil der Fall: Ich habe selbst erlebt, dass Telearbeiter eher dazu neigen, länger zu arbeiten und die Tatsache, dass sie nicht so sichtbar sind wie in einer Büroumgebung, überkompensieren.
Umso wichtiger ist es, dafür zu sorgen, dass die Mitglieder von Remote-Teams die Arbeit, die sie leisten, als Erfüllung empfinden: Dass sie verstehen, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt, und dass sie für ihre Bemühungen anerkannt werden.
Mit anderen Worten: Die Motivation von Remote-Teams hat oft weniger damit zu tun, ob die Mitarbeiter arbeiten, sondern vielmehr damit, ob sie den Wert ihrer Arbeit und ihrer Beiträge verstehen. 
In seinem Buch, Antrieb, einer Autor und Forscher Dan Pink erklärt, dass Menschen dann am motiviertesten sind und ihre beste Leistung erbringen, wenn ihre Arbeit ihnen Autonomie, Meisterschaft und Zielstrebigkeit vermittelt. Autonomie ist unser Wunsch, selbstbestimmt zu sein. Beherrschung ist unser Wunsch, unsere Fähigkeiten zu verbessern. Zweck ist unser Wunsch, Dinge zu tun, die einen Sinn haben.
Auch wenn es den Anschein haben mag, dass Fernarbeitskräfte von Natur aus mehr Autonomie bei ihrer Arbeit haben, ist dies nicht unbedingt der Fall. Es ist viel zu einfach, wenn Führungskräfte ihren Mitarbeitern ohne große Diskussion Aufgaben zuweisen und ihnen das Gefühl geben, dass ihre Aufgabe lediglich darin besteht, Aufgaben zu erledigen.
Wir können auch dazu neigen, uns zu sehr auf unsere Annahmen darüber zu verlassen, welche Fähigkeiten Menschen haben oder nicht haben, oder welche Art von Arbeit sie verrichten oder nicht verrichten können. Beherrschung oder vermitteln ein Gefühl von Zweck.
Als Führungskräfte müssen wir dafür sorgen, dass Fernarbeitskräfte in Gespräche darüber einbezogen werden, welche Arbeit zu erledigen ist, wie sie erledigt werden soll und dass immer die warum hinter der Arbeit, die das Team leistet. Wenn Sie darauf achten, wie Menschen motiviert sind, können Sie sicherstellen, dass Produktivität von Remote-Teams nicht unter einem Mangel an Motivation leidet.
Teams im Einklang halten
Die vielleicht größte Herausforderung bei der Leitung national oder global verteilter Teams besteht darin, diese Teams nicht nur bei der täglichen Arbeit, sondern auch in Bezug auf die Strategie des großen Ganzen auf Linie zu halten.
Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten, haben den ganzen Tag über Dutzende von Berührungspunkten, um sicherzustellen, dass sie auf derselben Seite stehen, in dieselbe Richtung gehen, sich auf dieselben Ziele konzentrieren und dieselben Prozesse befolgen. Verteilte Teams müssen sich absichtlich anstrengen, um dieses Maß an Übereinstimmung zu erreichen - aber es ist nicht unmöglich.
Die erfolgreichsten Remote-Teams arbeiten daran, die Abstimmung aufrechtzuerhalten, indem sie sich stark auf Tools verlassen, die als "Quelle der Wahrheit" dienen. Kanban-Tools für Unternehmen sind in dieser Hinsicht außerordentlich hilfreich. Sie schaffen einen gemeinsamen Raum für Teams, Führungskräfte und interne Stakeholder, um Arbeit zu visualisieren, zu verfolgen und zu verwalten und so die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie sicherzustellen.
Kanban-Werkzeuge die es Teams ermöglichen, hierarchische Beziehungen zu visualisieren sind besonders hilfreich, weil sie jedem helfen zu verstehen, wie die Arbeit zusammenhängt: Die Führungskräfte können sehen, wie sich die Aufgaben auf die strategischen Ziele auswirken, und jeder Einzelne kann erkennen, wie seine Arbeit zum Gesamtbild beiträgt.
Successful remote teams also rely heavily on documentation and transparency to ensure that they’re on the same page when it comes to processes, policies, and the work itself. Work management tools that would support this might include:
- Zentralisierte Übersichten, die einen Überblick über die Arbeit, den Fortschritt und die Kapazität geben und es den Teammitgliedern ermöglichen, auf dem Laufenden zu bleiben
- Versionskontrollierte Dokumentenablagen, um zu gewährleisten, dass die Teammitglieder immer an den neuesten Dokumenten arbeiten
- Kommunikationskanäle, um im Rahmen der Arbeit des Teams proaktiv in Verbindung zu bleiben
Darüber hinaus halten leistungsstarke Remote-Teams häufige Besprechungen ab (z.B. tägliche Standups), um einen Raum zu schaffen, in dem eventuelle Missverständnisse geklärt und vermittelt werden können. Die Kombination aus Nachverfolgung und Verwaltung der Arbeit in einem gemeinsamen Raum, kontextbezogener Kommunikation und Dokumentation fördert die Produktivität von Remote-Teams, da die Teammitglieder aufeinander abgestimmt und produktiv bleiben.
Systeme der Rechenschaftspflicht schaffen
Wenn wir über Fernarbeit sprechen, kommt oft das Thema Verantwortlichkeit zur Sprache: Woher wissen wir, dass die Leute das tun, was sie sagen, dass sie es tun? Der Einsatz spezieller Technologien für die Verfolgung und Verwaltung von Arbeit, wie wir sie besprochen haben, hilft in der Regel, diese Art von Bedenken zu zerstreuen.
Genauso wichtig ist aber auch die Kehrseite der Medaille: Wir müssen sicherstellen, dass Fernarbeitskräfte gesunde Grenzen einhalten, damit wir sie nicht durch Burnout verlieren. So wie eine proaktive, absichtliche Kommunikation den Teams helfen kann, sich aufeinander abzustimmen, kann sie auch dazu beitragen, Systeme der Verantwortlichkeit zu schaffen. Einiges davon ist kulturell bedingt, aber die richtigen Werkzeuge können sicherlich helfen:
- Verwendung von Online-Kalendern, um "Arbeitszeiten" festzulegen, damit sich Fernmitarbeiter nicht verpflichtet fühlen, zu jeder Tageszeit an Meetings teilzunehmen
- Ermutigung der Teammitglieder zur Zusammenarbeit in einer einzigen Quelle der Wahrheit, im Kontext ihrer Arbeit
- Zuweisung von Fristen für zeitgebundene Aufgaben (und Visualisierung aller Ihrer Aufgaben auf einer Kanban-Tafel), um die Erwartungen für die Lieferung der Arbeit festzulegen
- Regelmäßige Treffen, um speziell die Kommunikationsgewohnheiten des Teams zu besprechen und eventuelle Frustrationen zu beseitigen
- Respektieren Sie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie oder besser noch die Integration von Beruf und Familie, um offen zu bleiben und Flexibilität bei der Arbeit zu gewährleisten.
- Ermutigung der Teammitglieder zur proaktiven Kommunikation über geplante Auszeiten und "harte Pausen" mit den Teammitgliedern
Weitere Informationen
Die Optimierung der Produktivität von Remote-Teams beginnt damit, dass Sie die besonderen Herausforderungen erkennen, die mit Remote-Arbeit verbunden sind. Wenn Sie mehr über die Verwaltung von Remote-Teams erfahren möchten, sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar an: "Strategien für das Gedeihen in einer abgelegenen Welt".
