Zu einem guten Projektmanagement gehört es, bei Bedarf mehrere Projekte erfolgreich zu managen.
Von den meisten Projektmanagern wird erwartet, dass sie zu jeder Zeit mit einer Mischung aus kleinen und großen Projekten jonglieren. Aus diesem Grund haben sich Projektmanager den Ruf erworben, professionelle Multitasking-Spezialisten zu sein.
Multitasking hört sich zunächst gut an, aber wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, kann es Ihrer Arbeit sogar schaden - wie wir später noch besprechen werden.
Die Wahrheit ist, dass die Verwaltung mehrerer Projekte schwierig ist. Und um dies erfolgreich zu tun, müssen Sie zunächst ein System entwickeln, das Ihnen hilft, effizient zu arbeiten, ohne sich zu überfordern.
Was sind die Herausforderungen bei der Verwaltung mehrerer Projekte?
Die Verwaltung mehrerer Projekte nimmt viel Zeit und Energie in Anspruch. Sie können leicht in Rückstand geraten, wenn Sie nicht auf dem Laufenden bleiben - und wenn das passiert, haben Sie das Gefühl, in 10 verschiedene Richtungen gezogen zu werden.
Viele Projektmanager tun sich schwer damit, von einem Projekt zum anderen zu wechseln. Es fühlt sich nicht immer wie ein reibungsloser Übergang an, was es schwierig macht, sich einem Projekt nach dem anderen zu widmen. Wichtige Details können übersehen werden, weil Sie mit mehreren Projekten gleichzeitig beschäftigt sind.
Wenn Sie Ihre Projekte immer noch mit Tabellenkalkulationen verwalten, müssen Sie damit rechnen, dass Sie einen Großteil Ihrer Zeit mit Verwaltungsarbeit verbringen.
Und wenn Sie die Daten nicht manuell eingeben und doppelt überprüfen, haben Sie eine weitere Herausforderung. Sie müssen dafür sorgen, dass jeder ständig mit der aktuellsten Tabelle arbeitet, was sich bei der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Projekte fast unmöglich anfühlen kann.
8 Tipps zur effizienten und effektiven Leitung mehrerer Projekte
Jetzt, wo wir über die Probleme bei der Leitung mehrerer Projekte gesprochen haben, wie bewältigen Sie diese Herausforderungen?
Im Folgenden finden Sie acht Tipps, mit denen Sie Ihre Projekte effektiver verwalten können.
1. Hören Sie auf mit dem Multitasking
Unabhängig davon, ob Sie agiles Projektmanagement praktizieren oder nicht, haben Sie vielleicht schon einmal davon gehört, dass Sie Ihre Arbeit sichtbar machen sollen, um Ihre Projekte effektiver zu verwalten. Kanban ist eine beliebte Methode zur Visualisierung von Arbeit.
Kanban ist ein visuelles Managementkonzept, das Tafeln und Karten für die Planung, Verfolgung und Erledigung von Arbeiten sowie für die kontinuierliche Verbesserung einsetzt.
Es gibt einen Grund, warum Kanban-Tafeln Grenzen für den Arbeitsfortschritt (WIP) haben - weil Multitasking kontraproduktiv ist. Projektmanagement erfordert viel Aufmerksamkeit, und Multitasking geht zu Lasten dieser Aufmerksamkeit.
Tatsächlich zeigen Studien, dass Multitasking nicht funktioniert. Es ist erwiesen, dass es die geistige Energie erschöpft, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Sie Fehler machen.
2. Planen Sie Ihre Projekte
Beginnen Sie mit einem Plan. Das erfolgreiche Management mehrerer Projekte ist ohne effektive Planung unmöglich. Also, erstens:
- Definieren Sie Ihre Ziele für das Projekt Reichweite
- Berücksichtigen Sie Feedback und Genehmigungen bei der Planung Ihres Zeitplans
- Verwenden Sie einen Projektplan für jedes Projekt, das Sie gerade verwalten.
Wenn Sie Projektmeilensteine festlegen, vermeiden Sie nach Möglichkeit, dass wichtige Meilensteine zur gleichen Zeit stattfinden. Sie möchten nicht mehr als eine Produkteinführung (oder einen ebenso zeitaufwändigen Meilenstein) gleichzeitig koordinieren.
Viele Projektmanager verwenden Gantt-Diagramme, um ihre Projektpläne zu veranschaulichen, während andere Timelines, Kanban-Boards, Scrum-Boards oder andere Methoden bevorzugen.
3. Arbeit priorisieren
Die erfolgreiche Verwaltung mehrerer Projekte erfordert eine umfangreiche strategische Planung. Einige Aufgaben haben Vorrang vor anderen, und um einen reibungslosen Ablauf Ihrer Projekte zu gewährleisten, müssen Sie Ihre Arbeit nach Prioritäten ordnen.
Jedes Projekt ist anders.
Wenn Sie mehrere Projekte leiten, ist es wichtig, dass Sie jedes Projekt, das Sie verwalten, in- und auswendig kennen. Das bedeutet nicht nur, dass Sie die Ziele und gewünschten Ergebnisse kennen, sondern auch, wie Sie diese Ziele erreichen können. Sobald Sie das verstanden haben, können Sie bestimmen, welche Aufgaben für den erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte von grundlegender Bedeutung sind - und diese Aufgaben entsprechend priorisieren.
4. Effektiv kommunizieren
Kommunikation ist der Grundstein für jedes erfolgreiche Projekt. Aber wenn Sie mehrere Projekte verwalten, ist eine gute Kommunikation unerlässlich um Ihren Erfolg zu sichern.
Ein weit verbreiteter Irrglaube über gute Kommunikation ist, dass man ständig kommunizieren sollte. Wenn Sie Ihre Teams mit Direktnachrichten und E-Mails bombardieren, können wichtige Projektaktualisierungen in der Informationsflut untergehen.
Anstatt ständig zu kommunizieren, kommunizieren Sie effektiv. Geben Sie den Teams die Informationen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen , aber lassen Sie unnötige Korrespondenz weg, die zu Nachrichtenmüdigkeit führen könnte.
5. Erwartungen festlegen und verwalten
Wenn Sie und Ihre Stakeholder nicht auf derselben Seite stehen, können Projekte nur schwerlich reibungslos ablaufen. Informieren Sie die Beteiligten darüber, was sie in den verschiedenen Phasen des Projekts zu erwarten haben, und machen Sie ihnen klar, welche Ergebnisse sie sich wünschen.
Es ist wichtig, mit den Stakeholdern in Kontakt zu bleiben, sie über das Projekt auf dem Laufenden zu halten und alle Fragen zu beantworten, die sie haben. Melden Sie sich ein- oder zweimal im Monat bei ihnen, aber überfluten Sie sie nicht mit übermäßiger Kommunikation, z. B. mit E-Mail-Threads oder Slack-Kanälen, in denen alltägliche Entscheidungen diskutiert werden. Das könnte Verwirrung stiften und zu einer falschen Ausrichtung führen.
6. Delegieren Sie bei Bedarf
Je nach Ihrem Projektmanagementansatz können Sie Ihr Team aktiv unterstützen oder ihm die Erstellung seiner eigenen Aktionspläne überlassen. Unabhängig davon, welche Projektmanagement-Methode Sie anwenden, sollten Sie Mikromanagement vermeiden, wenn Sie mehrere Projekte verwalten.
Eine gute Führungspersönlichkeit setzt Vertrauen in ihre Teams und schafft Vertrauen und gegenseitigen Respekt. Das bedeutet, dass Sie in der Lage sein müssen, bei Bedarf Aufgaben an Teammitglieder zu delegieren. Wenn Sie das nächste Mal das Gefühl haben, dass Sie in mehrere Richtungen gezogen werden, schauen Sie, was Sie an Ihr Team weitergeben können. Auf diese Weise können Sie Ihre Energie auf übergeordnete Aufgaben verwenden, die nur der Projektmanager erledigen kann.
7. Verwenden Sie ein einziges Tool
Erwägen Sie den Einsatz einer Softwarelösung, die alle Ihre Projekte unter einem Dach vereint. Das macht es Ihnen leichter, mehrere Projekte zu verwalten, da Sie nicht den Überblick über mehrere verschiedene Tabellenblätter behalten müssen.
Entscheiden Sie sich für eine effektive Projektmanagementlösung mit integrierten Kommunikationsfunktionen, Dokumentenmanagementdiensten und Tools für die Planung und Ausführung von Aufgaben. Auf diese Weise können Sie von einer einfach zu bedienenden Plattform aus planen, kommunizieren und mit Ihren Teams zusammenarbeiten.
8. Anpassen und anpassen
Ein effektiver Projektmanager muss in der Lage sein, mit den Füßen zu denken. Ganz gleich, ob Sie ein oder sieben Projekte verwalten, etwas Unerwartetes wird immer passieren. Wie kommen Sie also damit zurecht?
Ein guter Projektmanager weiß das:
- Seien Sie proaktiv und nicht reaktiv, indem Sie potenzielle Probleme vorhersehen.
- Langfristige Pläne bei Bedarf anpassen
- Seien Sie angesichts von Ungewissheit flexibel, indem Sie Lösungen für eventuell auftretende Probleme finden.
Behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte
Seien wir ehrlich. Die Verwaltung mehrerer Projekte ist nicht einfach, egal ob Sie ein versehentlicher Projektmanager oder ein erfahrener Veteran sind. Die oben genannten Tipps helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Projekte zu behalten, so dass Sie nicht das Gefühl haben, ständig aufholen zu müssen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Softwarelösung sind, die Ihnen hilft, mehrere Projekte effizienter zu verwalten, kann Planview Ihnen helfen. Finden Sie heraus, welche Arbeitsverwaltungssoftware die richtige für Ihr Team ist, mit dieser Vergleichstabelle.
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
