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Besseres Labor-Management: Ereignisanfragen verwalten

Veröffentlicht Von Lauren Wood

Was ist Laborverwaltung? 

Wenn Wissenschaft der Ort ist, an dem sich Neugier, Entdeckung und Innovation treffen, um Kaffee zu trinken, dann ist Labormanagement der Prozess, der sicherstellt, dass die Türen offen sind, das Licht brennt und der Kaffeesatz gebrüht wird. Labore in Wissenschaft und Industrie sind auf ein effektives Labormanagement angewiesen, um die bahnbrechenden wissenschaftlichen Errungenschaften zu ermöglichen und zu unterstützen, die für Schlagzeilen sorgen und unser Leben verbessern.  

In diesem Blog finden Sie die besten Tipps für die Verwaltung eines erfolgreichen Labors, die auf der Arbeit von Planview mit einem der fortschrittlichsten medizinischen Simulationslabors in den USA basieren. Aber lassen Sie uns zunächst klären, welche Aufgaben die Laborverwaltung mit sich bringt.  

Die Verwaltung eines Labors ist vergleichbar mit der Verwaltung eines Unternehmens, und wie bei jedem Unternehmen sind die Ressourcen gleich dem Umsatz.  

Die Aufgabe der Laborleitung besteht darin, dafür zu sorgen, dass die begrenzten Ressourcen des Labors voll ausgeschöpft werden und die zugewiesenen Ziele erreicht werden. Zu den Aufgaben eines Laborleiters kann die Verwaltung von Veranstaltungsanfragen, Personal, Gerätebestand, Arbeitsabläufen, Schulungen, Zuschüssen und täglichen Abläufen gehören - die Laborkittel und Reagenzgläser reinigen sich nicht von selbst. 

Da er weiß, dass seine Entscheidungen das gesamte Labor betreffen, muss ein guter Laborleiter über technisches Wissen, analytische, organisatorische und kreative Problemlösungsfähigkeiten verfügen und, was am wichtigsten ist, eine innovative Kultur schaffen. Ohne effektives Labormanagement können Sie kein erfolgreiches Labor betreiben. 

Fallstudie Labormanagement 

Als Spezialist für chirurgische Simulation und Simulationskoordinator für das medizinische Simulationslabor im Parkview Mirro Center for Research and Innovation ist Cortney Webb für die Verwaltung dieser hochmodernen Einrichtung zuständig. Ausgestattet mit einer der modernsten medizinischen Simulationstechnologien, die auf dem Markt erhältlich sind, können klinische Fachleute Veranstaltungen in einem der drei Labore abhalten, die jeweils mit hochrealistischen medizinischen Geräten ausgestattet sind. Die Labore, die Ausrüstung und die Labormitarbeiter sind allesamt Ressourcen, die Webb für ein erfolgreiches Labormanagement strategisch einsetzen muss.  

Da es keinen standardisierten Prozess für die Verwaltung eingehender Veranstaltungsanfragen gab, musste das Labor auf E-Mails, Anrufe und Gespräche auf dem Flur zurückgreifen, die dann per E-Mail, Textnachricht oder auf Papier an die Mitarbeiter des Labors weitergeleitet wurden. Die Labormitarbeiter mussten dann jeden Kalendertermin einzeln öffnen, um festzustellen, welche Ressourcen verfügbar waren, was häufig zu menschlichen Fehlern wie Doppelbuchungen und Umplanungen führte. 

Um einen reibungsloseren Prozess mit weniger Fehlern zu schaffen, unterstützte Planview das Labor bei der Entwicklung eines Systems zur Beantragung von Veranstaltungen, das die Zusammenarbeit und ein effektives Labormanagement fördert. 

Profi-Tipps für die Laborverwaltung 

Projektmanagement 

Die Zusammenführung der verschiedenen Elemente komplexer Projekte liegt ganz allein auf den Schultern des Laborleiters. Was macht einen Laborleiter erfolgreich? Es geht darum, wie sie an Probleme herangehen und Lösungen schaffen. 

Organisiert bleiben 

Organisation in der Laborverwaltung bedeutet mehr als nur einen aufgeräumten Schreibtisch. Sie können nicht Ressourcen durch die Maschen fallen lassen. Um die Harmonie im Labor zu erreichen und die Ziele zu verwirklichen, müssen alle Ressourcen - Personal, Ausrüstung und Räumlichkeiten - ordnungsgemäß erfasst und geordnet werden. 

Kommunizieren Sie mit dem Team (persönlich und elektronisch) 

Regelmäßige Besuche bei den Mitarbeitern helfen, den Fokus aufrechtzuerhalten und ermöglichen es den Menschen, Fragen zu besprechen, bevor sie zu Problemen werden. Eine Studie der McKinsey & Company über erfolgreiche Labore ergab, dass Talentmanagement stark mit hoher Leistung korreliert. Kein Labor sollte seine Mitarbeiter vernachlässigen. 

Management 

Führung ist der Prozess der Einflussnahme, der die Anstrengungen anderer maximiert, um klar definierte Ziele zu erreichen. Wenn sich die Führungskräfte im Labormanagement für den Aufbau einer integrativen Kultur einsetzen, inspirieren sie die Labormitglieder zur Produktivität. 

Strategie in die Praxis umsetzen 

Um die oben erwähnten Tipps für das Labormanagement umzusetzen, entschied sich Webb für eine Umstrukturierung und Automatisierung seines Systems für Terminanfragen in Planview PPM Pro. Maßgeschneiderte Berichte und Dashboards ermöglichten es der Geschäftsleitung, eine vereinfachte Strategie zur Organisation und Planung von Ressourcen einzuführen.  

Das Labor entwarf Vorlagen, die auf jede der drei klinischen Einrichtungen zugeschnitten sind und auf den spezifischen Fähigkeiten des jeweiligen Standorts basieren. Wenn jetzt eine Anfrage für eine Veranstaltung eingeht, können die Labormitarbeiter schnell sehen, welche Räume reserviert wurden, welche Mitarbeiter benötigt werden und welche Ausrüstung für eine Veranstaltung bis zu 60 Tagen im Voraus angefordert wurde. 

"Wir müssen eine Menge Ressourcen im Auge behalten und wissen, wo sich alles und jeder zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet", sagt Webb.

Sie müssen diese Ressourcen auch in Rechnung stellen. Daher wird jeder dieser Ressourcen in PPM Pro ein Dollarbetrag zugewiesen, so dass die Führungskräfte genau wissen, wie viel sie für ein Ereignis auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung bis auf die halbe Stunde genau berechnen müssen und sofort eine Rechnung erstellen können.  

Ausführung im Labor erreichen 

Sobald die Laborleitung eine Veranstaltungsanfrage plant, weist sie den Mitarbeitern in Planview Projectplace-Aufgaben zu, einem Projektmanagement-Tool, das sich nahtlos in PPM Pro integrieren lässt. Digitale Kanban-Tafeln in Projectplace halten die Mitarbeiter auf dem Laufenden mit Checklisten der Aktivitäten, die von 30 Tagen im Voraus bis zum Veranstaltungstag und nach der Veranstaltung zu erledigen sind. So weiß der Simulationsspezialist beispielsweise, dass er in sieben Tagen bestimmte Aufgaben wie das Testen der Szenarioprogrammierung und die Überprüfung des Ausrüstungsbestands abgeschlossen haben muss. 

Jeden Freitag hält das Labor ein wöchentliches Prognose-Meeting ab, bei dem alle anstehenden Ereignisse besprochen werden, um sicherzustellen, dass jeder auf dem Laufenden ist, was seine Aufgaben angeht. Jeder Mitarbeiter kann eine Aufgabe für einen anderen erledigen, so dass alle offenen Karten besprochen und im Team bearbeitet werden können. 

Dieser standardisierte Arbeitsablauf sorgt für Konsistenz, fördert ein kollaboratives Umfeld und regt die offene Kommunikation zwischen Führung und Mitarbeitern an. Es ist für alle Beteiligten einfach, genau zu sehen, wo ein Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt steht, was ansteht und was erfolgreich abgeschlossen wurde. 

Finden Sie die richtige Lösung 

Laborleitung ist keine leichte Aufgabe. Jedes Labor ist anders, und wie Sie Ihr Labor verwalten, hängt von vielen Faktoren ab. Lesen Sie unter mehr darüber, wie wir Parkview Health geholfen haben, einen reibungsloseren Arbeitsablauf mit höherer Effizienz zu implementieren.  

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Geschrieben von Lauren Wood Marketing Spezialist

Lauren Wood ist eine Marketingspezialistin bei Planview, Inc. In dieser Funktion konzentriert sie sich auf Inhalte und Strategien für soziale Medien. Sie begann ihre Karriere bei Planview in der Kundenbetreuung und wechselte nach ihrer Zertifizierung in Digital Media Marketing an der University of Texas in die Marketingabteilung.